Sie kaufen bei der nächsten Verlängerung nur die Microsoft-365-Lizenzen, die Ihre Leute wirklich brauchen. LessLicense misst das je Person, in vier Schritten, und die Analyse in Ihrem Tenant kostet nichts.
Einrichten: in rund 30 Minuten eingerichtet, Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Analysieren: kostenlos, Ergebnis am nächsten Tag
Freischalten: 3 € je Nutzer und Jahr
Dranbleiben: täglich neu gerechnet
Ihre Daten bleiben in Ihrem Haus
Schritt 1: Einrichten
LessLicense läuft auf einer kleinen Linux-VM in Ihrem Netz. Installation und Einrichtung sind vollständig geskriptet: Ein Befehl installiert die Software samt Docker, ein zweites Skript, das Ihr Microsoft-365-Administrator in der Azure Cloud Shell startet, legt den Zugang zu Ihrem Tenant an. Beides zusammen ist in rund 30 Minuten erledigt.
Danach liest die Software Ihren Tenant aus und ändert dort nichts. Eine Kopie Ihrer Tenant-Daten bekommen wir nicht.
Eine kleine Linux-VM in Ihrem Netz: 2 Kerne, 4 GB Arbeitsspeicher, Ubuntu 22.04 oder Debian 12 und neuer
Ein Microsoft-365-Administrator für die einmalige Einrichtung
Die Unterlage für den Betriebsrat liegt bei
Installation und Einrichtung in rund 30 Minuten
Installieren: Ein Befehl auf Ihrem Linux-Server installiert LessLicense samt Docker und prüft die Signatur der Software.
Verbinden: Ihr Administrator startet das Einrichtungsskript in der Azure Cloud Shell. Es legt App-Registrierung, Zertifikat und Berechtigungen an und meldet jeden Schritt zurück.
Analyse: Danach startet die Analyse von selbst. Sie läuft bis zu 24 Stunden, das Ergebnis liegt in der Regel am nächsten Tag vor.
Sie sehen, was Sie zu viel zahlen, und ab wann sich das ändern lässt
Schritt 2: Analysieren
Die Analyse prüft je Person, welche Funktionen tatsächlich benutzt werden, und leitet daraus die kleinste Lizenz ab, die reicht. Das Ergebnis zeigt, wie viel Sie im Monat sparen können, wo eine Lizenz fehlt, weil eine Richtlinie Personen ohne passende Lizenz erfasst, und ab welchem Datum die Einsparung möglich ist. Denn viele Abonnements lassen sich nur zur Verlängerung verkleinern.
Nach der Einrichtung startet die Analyse von selbst. Sie liest bis zu 24 Stunden lang Nutzungsdaten, Richtlinien und Lizenzen aus, das Ergebnis liegt in der Regel am nächsten Tag vor.
Die günstigste Lizenzkombination, die den ganzen Bedarf deckt
Vier Auswertungen ergeben je Person den Bedarf: was sie nutzt, welche Richtlinien sie erfassen, was für alle eingeschaltet ist und was ins Postfach passen muss. LessLicense sucht dazu unter allen Basislizenzen und Add-ons die günstigste Kombination, die alles deckt, für jede Person und für Gruppen mit gleichem Bedarf.
Beispiel: eine Person im Vertrieb, heute Microsoft 365 E5. Ausschnitt: 5 von über 60 Merkmalen, die je Person geprüft werden.
Bedarf aus den vier Auswertungen
Nutzung: Office-Desktop-Apps
werden genutzt
Richtlinien: Bedingter Zugriff
eine aktive Richtlinie erfasst die Person
Richtlinien: Insider Risk
eine Insider-Risk-Richtlinie erfasst die Person
Tenantweit: Audit (Premium)
von Ihrer Organisation für alle bestätigt
Speicher: Postfach mit 35 GB
braucht mindestens die 50-GB-Klasse
Dazu über 60 weitere Merkmale je Person, etwa Defender for Endpoint, Intune, Teams Phone, Power BI Pro, Visio, eDiscovery und Copilot.
Lizenzkombinationen, von teuer nach günstig (Ausschnitt)
Microsoft 365 E5, 58,13 € je Monat: deckt den ganzen Bedarf (heute)
Microsoft 365 E3 mit Microsoft Purview Suite, 48,18 € je Monat: deckt den ganzen Bedarf
Microsoft 365 E3, 37,78 € je Monat: fehlt Insider Risk, Audit (Premium) (Lizenz-Lücke)
Business Premium mit Purview Suite for Business Premium, 27,76 € je Monat: deckt den ganzen Bedarf (günstigste, die alles deckt)
Business Premium, 19,06 € je Monat: fehlt Insider Risk, Audit (Premium) (Lizenz-Lücke)
Bevor gewechselt wird: die Downgrade-Prüfung
Die günstigste Kombination ist erst dann die Empfehlung, wenn nichts dagegensteht. Geprüft wird vor jedem Wechsel und vor jedem Entzug:
Das Postfach oder OneDrive ist größer als das Limit der Ziellizenz
Im Konto liegen noch Daten, die beim Entzug in eine Löschfrist laufen würden
Auf dem Postfach liegt ein Litigation Hold oder ein laufendes eDiscovery-Verfahren
Dem Nutzer gehören Premium-Flows, Premium-Apps oder aktive Agenten in Copilot Studio
Es ist ein Sammelpostfach über 50 GB oder eines, über das noch Geräte per SMTP versenden
Trifft ein Punkt zu, entsteht zuerst eine Aufgabe, die den Weg frei macht. Was sich nicht messen ließ, gilt nicht als ungenutzt. Im Beispiel passt das Postfach mit 35 GB in die 50 GB von Business Premium, und nichts anderes steht im Weg: der Wechsel ist frei.
Ersparnis
Business Premium mit Purview Suite statt E5: 30,37 € weniger je Person und Monat. Bei 40 Personen mit diesem Bedarf sind das 14.577,60 € im Jahr.
Compliance-Check
Die beiden günstigeren Einzellizenzen hätten eine Lizenz-Lücke: E3 und Business Premium decken weder Insider Risk noch Audit (Premium). Dieselbe Prüfung zeigt Ihnen, wo Personen heute zu klein lizenziert sind, bevor ein Audit es findet.
Beispiel mit Listenpreisen je Nutzer und Monat, netto, laut Lizenz-Vergleich auf lesslicense.de. Business Premium gibt es für bis zu 300 Plätze.
Warum Skript und Handarbeit hier aufhören
Ein Skript sieht zwei Dinge
Ein Inventarskript fragt Zuweisung und letzte Anmeldung ab. Was die Richtlinien verlangen, was für alle eingeschaltet ist und was ins Postfach passt, beantwortet es nicht.
Von Hand ist es Kleinarbeit
Jede Richtlinie öffnen, ihre Gruppen bis auf die Person auflösen, Ausschlüsse abziehen, die Nutzungsberichte je Dienst zusammenführen und alles gegen die Lizenzpläne halten.
Und es sind Tausende Kombinationen
Die 16 Basislizenzen aus unserem Lizenz-Vergleich ergeben mit ihren Add-ons, höchstens zwei je Person, über 2.600 Lizenzkombinationen. LessLicense sucht darin für jede Person die günstigste, die alle vier Auswertungen erfüllt, und rechnet täglich neu.
Für IT-Dienstleister: Alle Mandanten in einer Installation
Eine Installation wertet alle Ihre Mandanten aus, jeder mit eigener Datenbank. Die Mandantenübersicht zeigt Kosten, Potenzial und Lizenz-Lücken über alle Kunden. Was die Optimierung beim Kunden einspart, wird zum Budget für Ihre Projekte. LessLicense für IT-Dienstleister
Mit der Freischaltung arbeiten Sie die Ergebnisse ab
Schritt 3: Freischalten
Die kostenlose Analyse zeigt die Summen. Freigeschaltet sehen Sie jede Person, jede Lizenz und jeden Befund im Einzelnen und spielen Entscheidungen durch, bevor Sie etwas kaufen oder kündigen.
Preis
3 € je Nutzer und Jahr, mindestens 499 € im Jahr, zuzüglich Umsatzsteuer. Das ist unser Einführungspreis: Wer jetzt einsteigt, behält ihn drei Jahre. Die Analyse bleibt kostenlos.
Was freigeschaltet dazukommt
Lizenzinventar
Jedes Abonnement mit Menge, Auslastung, Laufzeit und Preis, dazu freie und gebundene Plätze.
Produkte, zugewiesene und freie Plätze, Auslastung und Kosten im Monat auf einen Blick
Je Produkt mehrere Verträge mit eigener Laufzeit, Abrechnung, Verlängerung und eigenem Preis
Ungenutzte Lizenzen und Add-ons auf eigenen Reitern
Nutzungsbasierte Bedarfsanalyse
Je Person, welche bezahlten Funktionen sie nutzt, und die günstigste Lizenzkombination, die genau das abdeckt.
Je Funktion: genutzt, nicht gemessen oder enthalten und nicht genutzt; was sich nicht messen lässt, gilt nicht als ungenutzt
Funktionen, die für alle gelten, stellt LessLicense als Frage an Ihre Organisation
Filter nach Abteilung, Position und Standort, nach Abstufung, Höherstufung oder Problemfällen
Gruppen und Personas
Je Gruppe, ob ihre Mitglieder dieselbe Lizenz brauchen oder ob sich die Gruppe aufteilen lässt. Personas folgen.
Je Gruppe die Lizenzverteilung und eine Empfehlung: Gruppenlizenz anpassen, bündeln oder aufteilen
Personen mit gleichem Bedarf als benannter Vorschlag, mit Liste und Befehlen für die Umsetzung; LessLicense legt keine Gruppe an
In Vorbereitung: Personas als Lizenz-Standard je Rolle
Compliance-Übersicht
Personen, die eine Richtlinie erfasst, deren Lizenz die Funktion aber nicht enthält, dazu Lizenzen, die doppelt oder unpassend zugewiesen sind.
Lizenz-Lücken je Person aus Defender for Office 365, Geräteschutz, Intune-App-Schutz, DLP, Insider Risk, Communication Compliance und Power Platform
Weitere Fälle, etwa risikobasierte Anmelderichtlinien ohne Entra ID P2, landen als Aufgabe in der Aufgabenliste
Multiplexing: geprüft wird, ob die Besitzer von Premium-Flows und Premium-Apps passend lizenziert sind
Copilot und Credits
Ungenutzte Copilot-Lizenzen, und je Copilot-Studio-Agent und je Person die verbuchten Credits mit Limit und Planwert.
Ungenutzte Microsoft-365-Copilot-Lizenzen laut Microsofts Nutzungsbericht; ohne Messung bleibt die Lizenz
Copilot Credits je Agent oder je Person, mit dem Monatslimit aus dem Power Platform Admin Center und einem eigenen Planwert in LessLicense
Die Daten liest LessLicense auf Knopfdruck mit Ihrer Admin-Anmeldung, nur lesend
NCE-Laufzeiten
Je Produkt der passende Mix aus Monats-, Jahres- und Dreijahresverträgen.
Grundlage sind Bedarf, Bestandsverlauf mit Trend und Volatilität, Preise je Laufzeit und bestehende Bindungen
Wachsende Bestände bekommen mehr Jahresverträge, schrumpfende mehr Monatsverträge
Wie viel Bindung Sie eingehen wollen, legen Sie in Ihrem Profil fest
Power Automate und Power Apps
Premium-Flows und Apps mit ihrem Lizenzbedarf und Umgebungen mit nutzungsbasierter Abrechnung.
Je Premium-Flow Zustand, Auslöser, gemessene Läufe und eine Empfehlung: Lizenz des Besitzers, Pay-as-you-go-Umgebung, abschalten prüfen oder archivieren
Pay-as-you-go-Umgebungen bestätigen Sie, oder LessLicense sieht bei Microsoft nach
Power Apps je Person mit heutigen Kosten und möglicher Ersparnis
Anpassungen simulieren
Rechnen Sie aus, was eine Entscheidung kostet oder spart, bevor Sie sie treffen.
Im Quick-Check bis zu vier Optionen nebeneinander, etwa: alle geben Copilot ab
Eine übernommene Entscheidung ändert nur die Empfehlung, nie Ihren Tenant
Jede übernommene Anpassung bleibt sichtbar und lässt sich widerrufen
Soll-Zustand und Projekte planen
Ein Projekt von Grund auf, im Termin mit den Fachbereichen, mit Drittanbietern und mehreren Szenarien im Vergleich.
Workshop-Projekte in fünf Stufen, von Vorbereiten bis Nachhalten
Drittanbieter-Werkzeuge mit ihren Kosten neben den Microsoft-Lizenzen
Szenarien nebeneinander, am Ende wird eines verbindlich oder keines
Sie verpassen kein Verlängerungsfenster
Schritt 4: Dranbleiben
Lizenzen ändern sich mit jedem Eintritt, Austritt und Projekt. LessLicense rechnet täglich neu und hält die Finanzsicht aktuell, mit heutigen Kosten, Zielkosten und bereits realisierten Einsparungen. Für jedes Produkt schlägt es einen Mix aus Monats-, Jahres- und, wo es sie gibt, Dreijahresverträgen vor, abhängig von Bedarf, Bestandsverlauf und bestehenden Bindungen.
Eine priorisierte Aufgabenliste sagt, was als Nächstes dran ist, und der Lizenzkalender zeigt Verlängerungen und Kündigungsfristen, damit die Reduktion am richtigen Tag passiert. Die Umsetzung übernimmt Ihr Administrator; LessLicense weist keine Lizenz zu und entzieht keine.
Was Sie brauchen, und was die App darf
Was Sie bereitstellen
Eine kleine Linux-VM in Ihrem Netz: 2 Kerne, 4 GB Arbeitsspeicher, Ubuntu 22.04 oder Debian 12 und neuer
Einen Microsoft-365-Administrator für die einmalige Einrichtung
Rund 30 Minuten für Installation und Einrichtung, beides geskriptet
Danach läuft die Analyse von selbst, bis zu 24 Stunden lang. Das Ergebnis liegt in der Regel am nächsten Tag vor.
Welche Berechtigungen erteilt werden
Die App-Registrierung bekommt 21 Berechtigungen. Siebzehn davon lesen nur. Drei können technisch mehr. Eine gilt nicht Ihrem Tenant, sondern unserem Lizenzserver: Mit ihr weist Ihre Installation nach, dass sie zu Ihrem Tenant gehört, bevor sie ihre Lizenz abholt. Dazu kommen zwei Rollen und eine Rollengruppe in Purview.
Exchange.ManageAsApp und Exchange.ManageAsAppV2
Microsoft bietet für den Exchange-Zugriff per PowerShell keine reine Lesevariante an.
Exchange.ManageAsApp auf Exchange Online Protection
Öffnet den Zugang zu den Purview-Richtlinien, also Schutz vor Datenverlust und Aufbewahrung. Auch hierfür gibt es keine reine Lesevariante.
Globaler Leser (Entra)
Darf alle Microsoft-365-Admin-Center lesen, aber nichts ändern. LessLicense liest damit Postfächer, Defender- und Purview-Richtlinien. Microsoft kennzeichnet ihn als privilegiert, weil er sehr viel sehen kann.
Systemadministrator (Dataverse)
Nötig, um alle Power-Automate-Flows zu sehen, auch die in Dataverse, und um Agenten in Copilot Studio und ihren Verbrauch zu lesen. Hier gibt es keine reine Lesevariante.
Rollengruppe in Purview (Insider Risk Management Audit, Supervisory Review Administrator)
Damit sieht LessLicense, wen eine Insider-Risk- oder Communication-Compliance-Richtlinie erfasst; wer erfasst ist, braucht eine Lizenz mit diesen Funktionen. Insider Risk Management Audit liest nur. Supervisory Review Administrator darf Communication-Compliance-Richtlinien auch anlegen, ändern und löschen, sonst nichts in Purview; LessLicense liest damit nur. Eine engere Rolle dafür gibt es bei Microsoft nicht. Sie können diese Rolle beim Einrichten abwählen.
Was beim Einrichten geschrieben wird
legt die App-Registrierung an
hinterlegt das Zertifikat
setzt die Berechtigungen und erteilt den Consent
weist die Rolle Globaler Leser zu
trägt die App im Compliance-Bereich von Purview ein, legt dort eine eigene Rollengruppe an und nimmt die App als einziges Mitglied auf
legt die Unternehmensanwendung „LessLicense Lizenzserver“ an, ohne eigene Rechte in Ihrem Tenant, und erlaubt Ihrer App, damit die Lizenz abzuholen
legt je Dataverse-Umgebung einen Zugang mit Administratorrolle an, sofern Sie Power Platform nutzen
Was nach außen geht
Eine Betriebsmeldung an den Lizenzserver, sonst nichts. Sie enthält:
eine Installations-Kennung
Ihre Microsoft-Tenant-ID
die Versionsnummer
die Zahl der belegten Lizenzplätze
Status und Zeitpunkt des letzten Updates
Keine Namen, keine Postfächer, keine Nutzungsdaten.
NIS2: Lieferkette und Nachweise
Für Ihre Lieferkettenbewertung: LessLicense läuft auf Ihrer Infrastruktur und nutzt seine Berechtigungen nur lesend. Die Software kommt als signiertes Container-Image mit Stückliste (SBOM). Welche Berechtigungen trotzdem Schreiben erlauben würden, steht oben offen.
Für Ihre Nachweise: Je Nutzer zeigt LessLicense, wer im Geltungsbereich von bedingtem Zugriff, Identity Protection, Schutz vor Datenverlust, Insider Risk und Defender liegt und ob die Lizenz dazu passt.
LessLicense ist kein NIS2-Compliance-Werkzeug und macht niemanden konform. Ob MFA tatsächlich erzwungen und registriert ist, Protokollaufbewahrung, Backup und alles Organisatorische prüft es nicht.