Das Admin Center zeigt, wer eine Lizenz hat. LessLicense misst, welche Funktionen Ihre Leute benutzen, und findet die kleinere Lizenz, die reicht. Eine Kopie Ihrer Tenant-Daten bekommen wir nicht.
Auf dieser Seite steht ein Rechner, der aus sechs Angaben schätzt, wie viel ein Microsoft-365-Tenant im Jahr zu viel zahlt: Nutzerzahl, heutige Basislizenz, Plätze ohne eigenen Rechner, Austritte pro Jahr samt Art des Offboardings, wann zuletzt Lizenzen reduziert wurden und Termin der nächsten Verlängerung. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Abfrage; die Angaben verlassen den Browser nicht. Das Ergebnis lässt sich als PDF drucken.
| Plan | pro Nutzer und Monat | pro Nutzer und Jahr |
|---|---|---|
| Exchange Online (Plan 1) | 3,50 € | 42 € |
| Business Basic | 6,07 € | 73 € |
| Microsoft 365 F3 | 8,66 € | 104 € |
| Office 365 E1 | 8,67 € | 104 € |
| Business Standard | 12,13 € | 146 € |
| Business Premium | 19,06 € | 229 € |
| Office 365 E3 | 26,27 € | 315 € |
| Microsoft 365 E3 | 37,78 € | 453 € |
| Microsoft 365 E5 | 58,13 € | 698 € |
Microsoft-Netto-Listenpreise, Stand 1. Juli 2026, ohne Reseller-Rabatt. Die Business-Familie endet tenantweit bei 300 Plätzen. Der Rechner sperrt diese Grenze nicht, er rechnet sie: oberhalb davon liegen 300 Plätze auf der Business-Lizenz und der Rest auf Microsoft 365 E3.
80 Nutzer auf Business Premium. Listenkosten 18.298 € im Jahr. Bei 8 Austritten pro Jahr, manuellem Offboarding und zuletzt zur Verlängerung reduzierter Menge schätzt der Rechner 2.200 € im Jahr als zu viel gezahlt, also rund 12 % der Lizenzkosten. Die Posten dahinter: Lizenzen von Ausgetretenen, die weiterlaufen: 915 € (4 × 19,06 € × 12 Monate = 915 €); Überdimensioniert (angenommen): 416 € (5 × 6,93 € × 12 Monate = 416 €); Was diese sechs Fragen nicht erfassen (angenommen): 869 € (5 % von 17.383 € = 869 €).
250 Nutzer auf Business Premium. Listenkosten 57.180 € im Jahr. Bei 25 Austritten pro Jahr, manuellem Offboarding und zuletzt zur Verlängerung reduzierter Menge schätzt der Rechner 6.847 € im Jahr als zu viel gezahlt, also rund 12 % der Lizenzkosten. Die Posten dahinter: Lizenzen von Ausgetretenen, die weiterlaufen: 2.973 € (13 × 19,06 € × 12 Monate = 2.973 €); Überdimensioniert (angenommen): 1.164 € (14 × 6,93 € × 12 Monate = 1.164 €); Was diese sechs Fragen nicht erfassen (angenommen): 2.710 € (5 % von 54.207 € = 2.710 €).
900 Nutzer auf Microsoft 365 E3. Listenkosten 408.024 € im Jahr. Bei 92 Austritten pro Jahr, manuellem Offboarding und zuletzt zur Verlängerung reduzierter Menge schätzt der Rechner 47.257 € im Jahr als zu viel gezahlt, also rund 12 % der Lizenzkosten. Die Posten dahinter: Lizenzen von Ausgetretenen, die weiterlaufen: 20.855 € (46 × 37,78 € × 12 Monate = 20.855 €); Überdimensioniert (angenommen): 7.044 € (51 × 11,51 € × 12 Monate = 7.044 €); Was diese sechs Fragen nicht erfassen (angenommen): 19.358 € (5 % von 387.169 € = 19.358 €).
Die Posten haben zwei Herkünfte. Zwei folgen unmittelbar aus Ihren Angaben. Bei den Lizenzen Ausgetretener ist es die Menge mal dem vollen Listenpreis — der Platz wird ja gar nicht mehr gebraucht, nicht nur kleiner. Bei den Plätzen ohne eigenen Rechner ist es die Menge mal der Differenz zum günstigeren Plan. Der zweite erscheint erst, wenn Frage 3 beantwortet ist; in den Beispielen oben steht sie auf null, deshalb fehlt er dort. Zwei weitere sind ausdrücklich Annahmen und nicht gemessen: ein Downgrade-Anteil zwischen 5 und 10 Prozent, und ein Zuschlag von 5 Prozent für das, was sechs Fragen nicht erfassen können. Deshalb ist das eine Schätzung vor der Messung und kein Ergebnis. Was ein Tenant tatsächlich zu viel zahlt, steht erst nach der Auswertung der Nutzungsdaten fest, und die kann ein Fragebogen nicht ersetzen. Vertiefende Artikel dazu stehen im Wissen-Bereich.
Eine Installation verwaltet beliebig viele Microsoft-365-Mandanten. Jeder bekommt seine eigene Datenbank, ausgewertet wird getrennt, gesehen wird zusammen.
Fünfzehn Leseberechtigungen, drei mit mehr Rechten und zwei Rollen. LessLicense nutzt keine davon schreibend. Die vollständige Aufstellung steht unter Voraussetzungen und Berechtigungen.
Die Tenant-Daten bleiben in Ihrer Umgebung, und wir bekommen keine Kopie. Zwischen Ihnen und LessLicense entfällt dadurch der Auftragsverarbeitungsvertrag. Betreiben Sie den Container bei einem Hoster, brauchen Sie einen mit diesem. Website und Terminbuchung laufen über Microsoft Azure und Microsoft Bookings in der Region Deutschland.
Das Einrichtungsskript läuft in der Azure Cloud Shell und ist in der Regel in fünf bis zehn Minuten durch. Voraussetzung sind ein Docker-Host und ein Microsoft-365-Administrator. Das Skript legt nichts doppelt an. Ein zweiter Lauf erneuert allerdings das Zertifikat, starten Sie ihn also nur, wenn Sie das Setup neu aufsetzen wollen.
Die Analyse kostet nichts. Sie sollen die Zahl sehen, bevor Sie entscheiden, ob sich das Werkzeug für Sie lohnt. Für den laufenden Betrieb wird danach nach Nutzerzahl abgerechnet. Den Betrag nennen wir im Gespräch, bevor Sie etwas installieren.
Ja. Sie stellen die Defender-Strategie auf Drittanbieter. Dann meldet die Analyse separat gekaufte Defender-Add-ons zur Prüfung statt als fehlend, und sie nennt dazu, welche Bestandteile ein Fremd-EDR nicht ersetzt.
Sie bekommen eine Liste von Aufgaben mit Namen, Betrag und Begründung. Sie arbeiten sie ab oder beauftragen mich damit.
Microsoft hat die Preise zum 1. Juli 2026 erhöht: Business Basic um 16,7 Prozent, Business Standard um 12, Microsoft 365 E3 um 8,3 und Microsoft 365 E5 um 5,3 Prozent. Office 365 E3 trifft es mit 13,0 Prozent stärker als die Enterprise-Pakete. Business Premium und Office 365 E1 sind ausgenommen. Fällig wird die Erhöhung erst mit Ihrer nächsten Verlängerung. Das ist zugleich der einzige Termin, an dem sich die Menge senken lässt.
Für tote Konten reicht es. signInActivity sagt Ihnen, ob ein Konto lebt, und das ist die leichtere Hälfte. Ob jemand die bezahlten Funktionen seiner Lizenz braucht, steht dort nicht. Es steht in sechs Quellen: im Microsoft Graph, in den Microsoft-365-Nutzungsberichten, per PowerShell in Exchange, Purview und Defender, in Intune, in der Power Platform und im Audit-Log. Dazu kommt ein zweiter Punkt: signInActivity setzt Entra ID P1 voraus. In Tenants mit Business Standard bleibt genau der Posten still leer, um den es geht.
In der Regel ja, und die Unterlage dafür liefern wir mit: eine Liste aller ausgewerteten Felder samt Quelle, die Sie unverändert in die Betriebsvereinbarung übernehmen können. Der Grund für die Pflicht ist die Auswertung je Person, denn eine Lizenzentscheidung fällt je Person. Damit ist die Analyse zur Verhaltens- und Leistungskontrolle objektiv geeignet, und § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift unabhängig von der Absicht. Eine bestehende Betriebsvereinbarung zu Microsoft 365 deckt eine neue Auswertungsfunktion nicht automatisch mit ab.
LessLicense ist primär ein Tool zur Lizenz- und Kostenoptimierung. Als Nebeneffekt zeigt die Analyse Compliance-Hinweise auf, z.B. User unter DLP-, Defender- oder PIM-Policies ohne passende Lizenz. Diese Indikatoren helfen bei der internen Priorisierung Ihrer NIS2-Vorbereitung, ersetzen aber keine formale NIS2-Prüfung durch entsprechende Fachstellen.