Alternativen zu Microsoft 365: was sie können und was fehlt

Wie weit reichen die Alternativen heute an Microsoft 365 heran? Für alle, die über digitale Souveränität nachdenken, haben wir das Funktion für Funktion nachgesehen, mit einer Quelle zu jeder Angabe. Unser Fazit

Diese Seite ist ein Werkzeug, keine feste Tabelle: Sie blenden Anbieter ein und aus und schließen Fähigkeiten ein oder aus. Daraus ergeben sich die passende Microsoft-Lizenz und je Anbieter die passende Stufe. Umgekehrt lässt sich eine Microsoft-Lizenz als Grundlage setzen, die Anbieter richten sich dann nach ihrem Umfang aus. Auch eigene Tools lassen sich mit Preis und Abdeckung einfügen. Bedienen lässt sich das nur mit JavaScript, die Tabellen unten zeigen die Werte ohne eigene Auswahl.

Stand 05.11.2026, nach Herstellerangaben, Preise netto je Nutzer und Monat.

Gibt es eine vollwertige Alternative zu Microsoft 365?

Nicht als ein Paket. Von 32 Kernfähigkeiten deckt Google als stärkster Anbieter 19 ganz ab, IONOS als stärkster europäischer 9. In den Bereichen Mail, Dateien, Identität und Compliance gibt es zu jeder Kernfähigkeit einen Anbieter, der sie ganz abdeckt, nur nicht immer denselben. In den Bereichen Office, Zusammenarbeit, Geräte, Sicherheit sowie KI und Umfeld bleiben 9 Kernfähigkeiten, die keine Alternative vollständig bietet.

Wer bleibt, sollte nicht zu viel zahlen

Nur bei Microsoft lassen sich Pläne je Person frei mischen, bei den Alternativen höchstens über den Vertrieb. Welche Ihrer Nutzer welche Funktion wirklich brauchen, misst LessLicense je Person. Das senkt die Kosten heute und ist die Grundlage, falls Sie später ganz oder teilweise wechseln.

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Welche deutsche oder europäische Alternative zu Microsoft 365 gibt es?

Als Ersatz für Microsoft 365, früher Office 365, kommen aus Deutschland Nextcloud, openDesk und IONOS, aus Österreich grommunio sowie aus der Schweiz Infomaniak und Proton. Google und Zoho sitzen außerhalb Europas.

Anbieter	Bewertetes Paket	€ je Nutzer und Monat, netto	Sitz	Selbstbetrieb	Quelloffen	Datenstandort	Kernfähigkeiten
Google	Workspace Enterprise Plus	33,80 €	USA	nein	nein	USA oder Europa wählbar, deutsche Region nur geplant	19 ja, 11 teilweise, 2 nein, 0 nicht belegt
Zoho	Workplace Professional	5,40 €	Chennai	nein	nein	Amsterdam und Dublin, Support-Zugriff aus Indien möglich	11 ja, 20 teilweise, 1 nein, 0 nicht belegt
Nextcloud	Enterprise Ultimate mit Talk, Groupware, Office	rund 21,63 €	Stuttgart	ja	ja	frei wählbar	8 ja, 18 teilweise, 5 nein, 1 nicht belegt
openDesk	Enterprise Edition	18 €	Bochum	ja, nur Kubernetes	Kern ja, Enterprise teils geschlossen	SaaS Deutschland, sonst frei wählbar	8 ja, 15 teilweise, 8 nein, 1 nicht belegt
IONOS	Nextcloud Workspace (IONOS CLOUD)	6,39 €	Montabaur	nein	Basis Nextcloud	Deutschland laut Produktseite, die Doku sagt EU, Berlin nennt nur die Lernseite	9 ja, 13 teilweise, 8 nein, 2 nicht belegt
grommunio	Business	5,49 €	Wien	ja	ja	frei wählbar	7 ja, 15 teilweise, 10 nein, 0 nicht belegt
Infomaniak	kSuite Enterprise	12,42 €	Schweiz	nein	teilweise: Apps für Mail und kDrive, Office-Basis OnlyOffice	Schweiz	8 ja, 14 teilweise, 8 nein, 2 nicht belegt
Proton	Workspace Premium	19,99 €	Genf	nein	nur die Apps	Schweiz, Deutschland, Norwegen	6 ja, 11 teilweise, 11 nein, 4 nicht belegt

Was ersetzt Teams, Outlook, SharePoint und OneDrive?

Für Teams, SharePoint und OneDrive haben 7 bis 8 von 8 Anbietern einen vollen Ersatz. Outlook mit dem eigenen Postfach weiter zu nutzen, geht ganz nur mit grommunio, bei den anderen teilweise.

Microsoft Teams (Chat und Video): ganz bei Google, Zoho, Nextcloud, openDesk, IONOS, grommunio und Infomaniak, teilweise bei Proton.
Exchange Online, Outlook (Postfach und Kalender): ganz bei Google, Zoho, openDesk, grommunio, Infomaniak und Proton, teilweise bei Nextcloud und IONOS.
Outlook (Outlook bleibt nutzbar): ganz bei grommunio, teilweise bei Google, Zoho, Nextcloud, openDesk, IONOS, Infomaniak und Proton.
SharePoint (Team-Ablage und Intranet): ganz bei Google, Zoho, Nextcloud, openDesk, IONOS, grommunio und Infomaniak, teilweise bei Proton.
OneDrive (Persönlicher Speicher): ganz bei allen.

Was fehlt den Alternativen bei Intune, Defender und Purview?

Von 19 Fähigkeiten in Geräteverwaltung, Sicherheit und Compliance deckt Google 9 ganz ab, kein europäischer Anbieter mehr als 1. Für Geräteverwaltung wie mit Intune hat kein europäischer Anbieter einen vollen Ersatz.

Geräte

Intune, Autopilot (Geräteverwaltung): ganz bei Google, teilweise bei Zoho und grommunio.
Intune App Protection (App-Schutz auf Mobilgeräten): ganz bei Google, teilweise bei Zoho, Nextcloud, IONOS, grommunio, Infomaniak und Proton.
Intune Plan 2, Enterprise App Management (Erweiterte Geräteverwaltung): bei keinem ganz, teilweise bei Google und Zoho.
Windows Pro, Windows Enterprise (Windows-Nutzungsrecht): bei keinem ganz.
Microsoft Cloud PKI (Zertifikate): bei keinem ganz, teilweise bei Google und Zoho.

Sicherheit

Defender for Office 365 P1 (Mail-Schutz): ganz bei Google, teilweise bei Zoho, Nextcloud, openDesk, IONOS, grommunio, Infomaniak und Proton.
Defender for Endpoint P1 (Virenschutz auf Geräten): bei keinem ganz, teilweise bei Google, Zoho, IONOS, Infomaniak und Proton.
Defender for Business, Defender for Endpoint P2 (EDR): bei keinem ganz, teilweise bei Zoho.
Exchange Online Protection (Mail-Grundschutz): ganz bei Google, Zoho, Infomaniak und Proton, teilweise bei Nextcloud, openDesk, IONOS und grommunio.
Defender for Office 365 P2 (Mail-Schutz erweitert): ganz bei Google, teilweise bei Zoho.
Defender for Cloud Apps (Überwachung von Cloud-Apps): bei keinem ganz, teilweise bei Google und Zoho.
Defender for Identity (Schutz des Verzeichnisses): bei keinem ganz, teilweise bei Google und Zoho.

Compliance

Purview Data Loss Prevention (Verlustschutz): ganz bei Google, teilweise bei Zoho, Nextcloud, openDesk und grommunio.
Purview Information Protection (Kennzeichnung): ganz bei Google, teilweise bei Zoho, Nextcloud, openDesk und grommunio.
Purview eDiscovery Premium (eDiscovery): ganz bei Google und Zoho, teilweise bei IONOS, grommunio und Proton.
Purview Audit Premium (Audit-Protokoll): ganz bei Nextcloud, teilweise bei Google, Zoho, openDesk, IONOS, grommunio, Infomaniak und Proton.
Purview Records Management (Aufbewahrung): bei keinem ganz, teilweise bei Google, Zoho, Nextcloud, IONOS, grommunio, Infomaniak und Proton.
Purview Insider Risk Management (Insider-Risiken): bei keinem ganz, teilweise bei Google und Zoho.
Purview Communication Compliance (Kommunikationsüberwachung): ganz bei Google, teilweise bei Zoho, openDesk und grommunio.

Alle Fähigkeiten im Vergleich

✓ ja, ◐ teilweise, ✗ nein, ? nicht belegt, * noch unsicher. „Microsoft ab“ nennt den kleinsten Microsoft-Plan, der die Fähigkeit enthält. Die Spalten zeigen je Anbieter das größte bewertete Paket. Teilweise heißt: Ein Teil der Aufgabe fehlt oder kommt nur per Zukauf. Was genau, steht in der Zelle.

Mail

Fähigkeit	Bei Microsoft	Microsoft ab	Google	Zoho	Nextcloud	openDesk	IONOS	grommunio	Infomaniak	Proton
Postfach und Kalender	Exchange Online, Outlook	Business Basic	ja	ja	teilweise	ja	teilweise	ja	ja	ja
Archivpostfach	Exchange Online Archiving	Business Basic	ja	ja	teilweise	teilweise	teilweise	ja	teilweise	ja
Outlook bleibt nutzbar	Outlook	–	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	ja *	teilweise	teilweise

Dateien

Fähigkeit	Bei Microsoft	Microsoft ab	Google	Zoho	Nextcloud	openDesk	IONOS	grommunio	Infomaniak	Proton
Persönlicher Speicher	OneDrive	Business Basic	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja
Team-Ablage und Intranet	SharePoint	Business Basic	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	teilweise
Intranet-Seiten und Listen	SharePoint, Microsoft Lists	–	ja	teilweise	ja	teilweise *	ja	nein	nein *	nein
Automatische Dokumentverarbeitung	Syntex Document Processing	nach Verbrauch	teilweise	nicht belegt	teilweise	nein	nein	nein	teilweise	nein

Office

Fähigkeit	Bei Microsoft	Microsoft ab	Google	Zoho	Nextcloud	openDesk	IONOS	grommunio	Infomaniak	Proton
Desktop-Office	Word, Excel, PowerPoint	Business Standard	teilweise	ja	teilweise	teilweise *	nein *	nein	teilweise	nein
Office auf geteilten PCs	Microsoft 365 Apps, Shared Computer Activation	Business Premium	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja
Aufgaben	Planner, To Do	Business Basic	teilweise	ja	ja	ja	ja	teilweise	teilweise	nein
Mobil-Apps	Microsoft 365 Mobile Apps	–	ja	ja	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise
Formattreue von Word und Excel	Word, Excel	–	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise
Makros (VBA)	VBA in Word und Excel	–	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	nicht belegt	nein	nein	nicht belegt
Power Query	Power Query in Excel	–	teilweise	teilweise	nicht belegt	nicht belegt	nicht belegt	nein	nein	nicht belegt
Projektmanagement	Planner Premium, Project	Zusatzlizenz	teilweise	teilweise	teilweise	ja	teilweise	nein	nein	nein
Diagramme	Visio	Business Basic, Visio für das Web	ja	teilweise	ja	ja	ja	teilweise	ja	nein

Zusammenarbeit

Fähigkeit	Bei Microsoft	Microsoft ab	Google	Zoho	Nextcloud	openDesk	IONOS	grommunio	Infomaniak	Proton
Chat und Video	Microsoft Teams	Business Basic	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	teilweise
Firmen-Netzwerk	Viva Engage, früher Yammer	Business Basic	teilweise	ja	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	nein
Mitarbeiter-Plattform (Viva)	Microsoft Viva	Business Basic, nur Grundfunktionen	teilweise	teilweise	teilweise	nein	teilweise	nein	nein	nein
Besprechungs-Extras	Teams Premium	Zusatzlizenz	ja	teilweise	teilweise	nicht belegt	nicht belegt	nicht belegt	teilweise	teilweise
Festnetz-Telefonie	Teams Phone	E5	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	nicht belegt	nein	nein	nein

Identität

Fähigkeit	Bei Microsoft	Microsoft ab	Google	Zoho	Nextcloud	openDesk	IONOS	grommunio	Infomaniak	Proton
Bedingter Zugriff	Entra ID P1, Conditional Access	Business Premium	ja	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise
Einmalanmeldung	Entra ID, Single Sign-On	–	ja	teilweise	teilweise	ja	nein	teilweise	teilweise	nein
Schutz von Admin-Rollen	Entra ID P2, Privileged Identity Management	E5	teilweise	teilweise	nicht belegt	nein	nicht belegt	nein	nicht belegt	nicht belegt
Risikobasierte Anmeldung	Entra ID Protection	E5	ja	teilweise	teilweise	teilweise	nicht belegt	nicht belegt	nicht belegt	ja
Zugriffsverwaltung	Entra ID Governance	E5	teilweise	teilweise	teilweise	nein	teilweise	nein	teilweise	nicht belegt
Netzzugang ohne VPN	Entra Internet Access, Entra Private Access	E7	teilweise	teilweise	nicht belegt	nein	nein	nein	nein	teilweise

Geräte

Fähigkeit	Bei Microsoft	Microsoft ab	Google	Zoho	Nextcloud	openDesk	IONOS	grommunio	Infomaniak	Proton
Geräteverwaltung	Intune, Autopilot	Business Premium	ja	teilweise	nein	nein	nein	teilweise	nein	nein
App-Schutz auf Mobilgeräten	Intune App Protection	Business Premium	ja	teilweise	teilweise	nein	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise
Erweiterte Geräteverwaltung	Intune Plan 2, Enterprise App Management	E3	teilweise	teilweise	nein	nein	nein	nein	nein	nein
Windows-Nutzungsrecht	Windows Pro, Windows Enterprise	Business Premium	nein	nein	nein	nein	nein	nein	nein	nein
Zertifikate	Microsoft Cloud PKI	E5	teilweise	teilweise	nicht belegt	nein	nein	nein	nein	nicht belegt

Sicherheit

Fähigkeit	Bei Microsoft	Microsoft ab	Google	Zoho	Nextcloud	openDesk	IONOS	grommunio	Infomaniak	Proton
Mail-Schutz	Defender for Office 365 P1	Business Premium	ja	teilweise *	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise
Virenschutz auf Geräten	Defender for Endpoint P1	Business Premium	teilweise	teilweise	nein	nein	teilweise	nein	teilweise	teilweise
EDR	Defender for Business, Defender for Endpoint P2	Business Premium	nein	teilweise	nein	nein	nein	nein	nein *	nein
Mail-Grundschutz	Exchange Online Protection	–	ja	ja	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	ja	ja
Mail-Schutz erweitert	Defender for Office 365 P2	E5	ja	teilweise	nicht belegt	nein	nein	nein	nicht belegt	nicht belegt
Überwachung von Cloud-Apps	Defender for Cloud Apps	E5	teilweise	teilweise	nicht belegt	nein	nein	nein	nein	nicht belegt
Schutz des Verzeichnisses	Defender for Identity	E5	teilweise	teilweise	nicht belegt	nein	nein	nein	nein	nicht belegt

Compliance

Fähigkeit	Bei Microsoft	Microsoft ab	Google	Zoho	Nextcloud	openDesk	IONOS	grommunio	Infomaniak	Proton
Verlustschutz	Purview Data Loss Prevention	Business Premium	ja	teilweise	teilweise	teilweise	nein	teilweise	nicht belegt	nicht belegt
Kennzeichnung	Purview Information Protection	Business Premium	ja	teilweise *	teilweise	teilweise	nein	teilweise	nicht belegt	nicht belegt
eDiscovery	Purview eDiscovery Premium	E5	ja	ja	nein *	nicht belegt	teilweise	teilweise	nein	teilweise
Audit-Protokoll	Purview Audit Premium	E5	teilweise	teilweise	ja	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise
Aufbewahrung	Purview Records Management	E5	teilweise	teilweise	teilweise	nein	teilweise	teilweise	teilweise *	teilweise
Insider-Risiken	Purview Insider Risk Management	E5	teilweise	teilweise	nicht belegt	nein	nein	nein	nicht belegt	nicht belegt
Kommunikationsüberwachung	Purview Communication Compliance	E5	ja	teilweise	nicht belegt	teilweise	nein	teilweise	nicht belegt	nicht belegt

Automatisierung

Fähigkeit	Bei Microsoft	Microsoft ab	Google	Zoho	Nextcloud	openDesk	IONOS	grommunio	Infomaniak	Proton
Berichte ansehen	Power BI	E5	ja	teilweise	teilweise	nein	nein	nein	nein	nein
Workflows	Power Automate Premium	Zusatzlizenz	teilweise	teilweise	ja *	teilweise	nein	teilweise	teilweise	nein
Eigene Apps	Power Apps Premium	Zusatzlizenz	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	nein	nein	nein
Berichte bauen	Power BI Pro	E5	ja	teilweise	teilweise	nein	nein	nein	nein	nein

KI und Umfeld

Fähigkeit	Bei Microsoft	Microsoft ab	Google	Zoho	Nextcloud	openDesk	IONOS	grommunio	Infomaniak	Proton
DATEV und Fachanwendungen		–	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise
Support mit SLA		–	ja	teilweise	teilweise	teilweise	ja	teilweise	teilweise	teilweise
KI-Chat	Copilot Chat	Business Basic	ja	teilweise	ja	nein	ja	nein	ja	ja
KI in den Office-Apps	Microsoft 365 Copilot	E7	ja	ja *	ja	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise	teilweise
Verwaltung von KI-Agenten	Agent 365	E7	teilweise	nicht belegt	teilweise	nein	nein	nein	nein *	teilweise

Die Anbieter im Einzelnen

Google: Workspace Enterprise Plus

33,80 € je Nutzer und Monat, Jahresvertrag, monatlich 40,50 €. Sitz: USA. Datenstandort: USA oder Europa wählbar, deutsche Region nur geplant. Kaufhürde: keine Mindestmenge.

Von 32 Kernfähigkeiten: 19 ja, 11 teilweise, 2 nein, 0 nicht belegt. Von allen 55: 27 ja, 26 teilweise, 2 nein, 0 nicht belegt.

Abgedeckt: Postfach und Kalender, Archivpostfach, Persönlicher Speicher, Team-Ablage und Intranet, Intranet-Seiten und Listen, Office auf geteilten PCs, Mobil-Apps, Chat und Video, Bedingter Zugriff, Einmalanmeldung, Geräteverwaltung, App-Schutz auf Mobilgeräten, Mail-Schutz, Mail-Grundschutz, Verlustschutz, Kennzeichnung, Berichte ansehen, Support mit SLA, Diagramme, Besprechungs-Extras, Risikobasierte Anmeldung, Mail-Schutz erweitert, eDiscovery, Kommunikationsüberwachung, Berichte bauen, KI-Chat, KI in den Office-Apps.

Teilweise: Outlook bleibt nutzbar, Desktop-Office, Aufgaben, Formattreue von Word und Excel, Makros (VBA), Power Query, Firmen-Netzwerk, Mitarbeiter-Plattform (Viva), Erweiterte Geräteverwaltung, Virenschutz auf Geräten, DATEV und Fachanwendungen, Automatische Dokumentverarbeitung, Projektmanagement, Festnetz-Telefonie, Schutz von Admin-Rollen, Zugriffsverwaltung, Netzzugang ohne VPN, Zertifikate, Überwachung von Cloud-Apps, Schutz des Verzeichnisses, Audit-Protokoll, Aufbewahrung, Insider-Risiken, Workflows, Eigene Apps, Verwaltung von KI-Agenten.

Nicht enthalten: Windows-Nutzungsrecht, EDR.

Zoho: Workplace Professional

5,40 € je Nutzer und Monat, Jahresabrechnung, darüber Enterprise ohne öffentlichen Preis. Sitz: Hauptsitz laut Gründer Chennai, gegründet 1996 in New Jersey, Vertragspartner für Deutschland: Zoho Corporation GmbH, Essen. Datenstandort: Amsterdam und Dublin, Support-Zugriff aus Indien möglich. Kaufhürde: keine Mindestmenge.

Von 32 Kernfähigkeiten: 11 ja, 20 teilweise, 1 nein, 0 nicht belegt. Von allen 55: 13 ja, 39 teilweise, 1 nein, 2 nicht belegt.

Abgedeckt: Postfach und Kalender, Archivpostfach, Persönlicher Speicher, Team-Ablage und Intranet, Desktop-Office, Office auf geteilten PCs, Aufgaben, Mobil-Apps, Chat und Video, Firmen-Netzwerk, Mail-Grundschutz, eDiscovery, KI in den Office-Apps.

Teilweise: Outlook bleibt nutzbar, Intranet-Seiten und Listen, Formattreue von Word und Excel, Makros (VBA), Power Query, Mitarbeiter-Plattform (Viva), Bedingter Zugriff, Einmalanmeldung, Geräteverwaltung, App-Schutz auf Mobilgeräten, Erweiterte Geräteverwaltung, Mail-Schutz, Virenschutz auf Geräten, EDR, Verlustschutz, Kennzeichnung, Berichte ansehen, DATEV und Fachanwendungen, Support mit SLA, Projektmanagement, Diagramme, Besprechungs-Extras, Festnetz-Telefonie, Schutz von Admin-Rollen, Risikobasierte Anmeldung, Zugriffsverwaltung, Netzzugang ohne VPN, Zertifikate, Mail-Schutz erweitert, Überwachung von Cloud-Apps, Schutz des Verzeichnisses, Audit-Protokoll, Aufbewahrung, Insider-Risiken, Kommunikationsüberwachung, Workflows, Eigene Apps, Berichte bauen, KI-Chat.

Nicht enthalten: Windows-Nutzungsrecht.

Nicht belegt: Automatische Dokumentverarbeitung, Verwaltung von KI-Agenten.

Nextcloud: Enterprise Ultimate mit Talk, Groupware, Office

rund 21,63 € je Nutzer und Monat, ab 100 Nutzern, Listenpreis plus Händlerpreise, nur Software, Mailserver und Hosting kommen dazu. Sitz: Stuttgart. Datenstandort: frei wählbar. Kaufhürde: Listenpreis ab 100 Nutzern.

Von 32 Kernfähigkeiten: 8 ja, 18 teilweise, 5 nein, 1 nicht belegt. Von allen 55: 11 ja, 29 teilweise, 6 nein, 9 nicht belegt.

Abgedeckt: Persönlicher Speicher, Team-Ablage und Intranet, Intranet-Seiten und Listen, Office auf geteilten PCs, Aufgaben, Chat und Video, Diagramme, Audit-Protokoll, Workflows, KI-Chat, KI in den Office-Apps.

Teilweise: Postfach und Kalender, Archivpostfach, Outlook bleibt nutzbar, Desktop-Office, Mobil-Apps, Formattreue von Word und Excel, Makros (VBA), Firmen-Netzwerk, Mitarbeiter-Plattform (Viva), Bedingter Zugriff, Einmalanmeldung, App-Schutz auf Mobilgeräten, Mail-Schutz, Mail-Grundschutz, Verlustschutz, Kennzeichnung, Berichte ansehen, DATEV und Fachanwendungen, Support mit SLA, Automatische Dokumentverarbeitung, Projektmanagement, Besprechungs-Extras, Festnetz-Telefonie, Risikobasierte Anmeldung, Zugriffsverwaltung, Aufbewahrung, Eigene Apps, Berichte bauen, Verwaltung von KI-Agenten.

Nicht enthalten: Geräteverwaltung, Erweiterte Geräteverwaltung, Windows-Nutzungsrecht, Virenschutz auf Geräten, EDR, eDiscovery.

Nicht belegt: Power Query, Schutz von Admin-Rollen, Netzzugang ohne VPN, Zertifikate, Mail-Schutz erweitert, Überwachung von Cloud-Apps, Schutz des Verzeichnisses, Insider-Risiken, Kommunikationsüberwachung.

openDesk: Enterprise Edition

18 € je Nutzer und Monat, kein öffentlicher Preis. 18 € SaaS ab 500 Nutzern und 15 € ohne Hosting sind ZenDiS-Angaben in der DVS-Studie, Stand 04/2026. Eine STACKIT-Preisliste vom 03.11.2026 nennt höhere Beträge, ihr Zeitraum ist ungeklärt. Sitz: Bochum, bundeseigen. Datenstandort: SaaS Deutschland, sonst frei wählbar. Kaufhürde: für über 500 Nutzer konzipiert, Unternehmen nur über Partner, Angebot auf Anfrage ohne öffentlichen Preis.

Von 32 Kernfähigkeiten: 8 ja, 15 teilweise, 8 nein, 1 nicht belegt. Von allen 55: 9 ja, 22 teilweise, 21 nein, 3 nicht belegt.

Abgedeckt: Postfach und Kalender, Persönlicher Speicher, Team-Ablage und Intranet, Office auf geteilten PCs, Aufgaben, Chat und Video, Einmalanmeldung, Projektmanagement, Diagramme.

Teilweise: Archivpostfach, Outlook bleibt nutzbar, Intranet-Seiten und Listen, Desktop-Office, Mobil-Apps, Formattreue von Word und Excel, Makros (VBA), Firmen-Netzwerk, Bedingter Zugriff, Mail-Schutz, Mail-Grundschutz, Verlustschutz, Kennzeichnung, DATEV und Fachanwendungen, Support mit SLA, Festnetz-Telefonie, Risikobasierte Anmeldung, Audit-Protokoll, Kommunikationsüberwachung, Workflows, Eigene Apps, KI in den Office-Apps.

Nicht enthalten: Mitarbeiter-Plattform (Viva), Geräteverwaltung, App-Schutz auf Mobilgeräten, Erweiterte Geräteverwaltung, Windows-Nutzungsrecht, Virenschutz auf Geräten, EDR, Berichte ansehen, Automatische Dokumentverarbeitung, Schutz von Admin-Rollen, Zugriffsverwaltung, Netzzugang ohne VPN, Zertifikate, Mail-Schutz erweitert, Überwachung von Cloud-Apps, Schutz des Verzeichnisses, Aufbewahrung, Insider-Risiken, Berichte bauen, KI-Chat, Verwaltung von KI-Agenten.

Nicht belegt: Power Query, Besprechungs-Extras, eDiscovery.

IONOS: Nextcloud Workspace (IONOS CLOUD)

6,39 € je Nutzer und Monat, ab 25 Plätzen je 30 Tage, rund 6,48 € je Kalendermonat, darunter 7,56 €, Savings Plan 5,59 €. Kein Postfach enthalten, Mail Business ist ein getrennter Vertrag, einzeln 5,04 €. Sitz: Montabaur. Datenstandort: Deutschland laut Produktseite, die Doku sagt EU, Berlin nennt nur die Lernseite. Kaufhürde: selbst buchbar bis 300 Plätze, darüber Anfrage bis 5.000, nicht reduzierbar, nur für Unternehmen.

Von 32 Kernfähigkeiten: 9 ja, 13 teilweise, 8 nein, 2 nicht belegt. Von allen 55: 9 ja, 20 teilweise, 20 nein, 6 nicht belegt.

Abgedeckt: Persönlicher Speicher, Team-Ablage und Intranet, Intranet-Seiten und Listen, Office auf geteilten PCs, Aufgaben, Chat und Video, Support mit SLA, Diagramme, KI-Chat.

Teilweise: Postfach und Kalender, Archivpostfach, Outlook bleibt nutzbar, Mobil-Apps, Formattreue von Word und Excel, Firmen-Netzwerk, Mitarbeiter-Plattform (Viva), Bedingter Zugriff, App-Schutz auf Mobilgeräten, Mail-Schutz, Virenschutz auf Geräten, Mail-Grundschutz, DATEV und Fachanwendungen, Projektmanagement, Zugriffsverwaltung, eDiscovery, Audit-Protokoll, Aufbewahrung, Eigene Apps, KI in den Office-Apps.

Nicht enthalten: Desktop-Office, Einmalanmeldung, Geräteverwaltung, Erweiterte Geräteverwaltung, Windows-Nutzungsrecht, EDR, Verlustschutz, Kennzeichnung, Berichte ansehen, Automatische Dokumentverarbeitung, Netzzugang ohne VPN, Zertifikate, Mail-Schutz erweitert, Überwachung von Cloud-Apps, Schutz des Verzeichnisses, Insider-Risiken, Kommunikationsüberwachung, Workflows, Berichte bauen, Verwaltung von KI-Agenten.

Nicht belegt: Makros (VBA), Power Query, Besprechungs-Extras, Festnetz-Telefonie, Schutz von Admin-Rollen, Risikobasierte Anmeldung.

grommunio: Business

5,49 € je Nutzer und Monat, ab 50 Nutzern, darunter Basic 1,99 € oder Plus 3,99 € mit derselben Software und weniger Herstellersupport. Den Endpreis legt der Partner fest, Betrieb kommt dazu. Sitz: Wien. Datenstandort: frei wählbar. Kaufhürde: nur über Partner.

Von 32 Kernfähigkeiten: 7 ja, 15 teilweise, 10 nein, 0 nicht belegt. Von allen 55: 7 ja, 21 teilweise, 25 nein, 2 nicht belegt.

Abgedeckt: Postfach und Kalender, Archivpostfach, Outlook bleibt nutzbar, Persönlicher Speicher, Team-Ablage und Intranet, Office auf geteilten PCs, Chat und Video.

Teilweise: Aufgaben, Mobil-Apps, Formattreue von Word und Excel, Firmen-Netzwerk, Bedingter Zugriff, Einmalanmeldung, Geräteverwaltung, App-Schutz auf Mobilgeräten, Mail-Schutz, Mail-Grundschutz, Verlustschutz, Kennzeichnung, DATEV und Fachanwendungen, Support mit SLA, Diagramme, eDiscovery, Audit-Protokoll, Aufbewahrung, Kommunikationsüberwachung, Workflows, KI in den Office-Apps.

Nicht enthalten: Intranet-Seiten und Listen, Desktop-Office, Makros (VBA), Power Query, Mitarbeiter-Plattform (Viva), Erweiterte Geräteverwaltung, Windows-Nutzungsrecht, Virenschutz auf Geräten, EDR, Berichte ansehen, Automatische Dokumentverarbeitung, Projektmanagement, Festnetz-Telefonie, Schutz von Admin-Rollen, Zugriffsverwaltung, Netzzugang ohne VPN, Zertifikate, Mail-Schutz erweitert, Überwachung von Cloud-Apps, Schutz des Verzeichnisses, Insider-Risiken, Eigene Apps, Berichte bauen, KI-Chat, Verwaltung von KI-Agenten.

Nicht belegt: Besprechungs-Extras, Risikobasierte Anmeldung.

Infomaniak: kSuite Enterprise

12,42 € je Nutzer und Monat, erstes Jahr 6,21 €, Listenpreis CHF 13.83. Netto laut Preisseite, die französischen AGB nennen TTC. Sitz: Schweiz. Datenstandort: Schweiz. Kaufhürde: bis 300 Nutzer, darüber Vertrieb.

Von 32 Kernfähigkeiten: 8 ja, 14 teilweise, 8 nein, 2 nicht belegt. Von allen 55: 8 ja, 21 teilweise, 19 nein, 7 nicht belegt.

Abgedeckt: Postfach und Kalender, Persönlicher Speicher, Team-Ablage und Intranet, Office auf geteilten PCs, Chat und Video, Mail-Grundschutz, Diagramme, KI-Chat.

Teilweise: Archivpostfach, Outlook bleibt nutzbar, Desktop-Office, Aufgaben, Mobil-Apps, Formattreue von Word und Excel, Firmen-Netzwerk, Bedingter Zugriff, Einmalanmeldung, App-Schutz auf Mobilgeräten, Mail-Schutz, Virenschutz auf Geräten, DATEV und Fachanwendungen, Support mit SLA, Automatische Dokumentverarbeitung, Besprechungs-Extras, Zugriffsverwaltung, Audit-Protokoll, Aufbewahrung, Workflows, KI in den Office-Apps.

Nicht enthalten: Intranet-Seiten und Listen, Makros (VBA), Power Query, Mitarbeiter-Plattform (Viva), Geräteverwaltung, Erweiterte Geräteverwaltung, Windows-Nutzungsrecht, EDR, Berichte ansehen, Projektmanagement, Festnetz-Telefonie, Netzzugang ohne VPN, Zertifikate, Überwachung von Cloud-Apps, Schutz des Verzeichnisses, eDiscovery, Eigene Apps, Berichte bauen, Verwaltung von KI-Agenten.

Nicht belegt: Verlustschutz, Kennzeichnung, Schutz von Admin-Rollen, Risikobasierte Anmeldung, Mail-Schutz erweitert, Insider-Risiken, Kommunikationsüberwachung.

Proton: Workspace Premium

19,99 € je Nutzer und Monat, Jahreszahlung, monatlich 24,99 €, darüber Enterprise ohne öffentlichen Preis. Netto ist nicht wörtlich belegt. Sitz: Genf. Datenstandort: Schweiz, Deutschland, Norwegen. Kaufhürde: bis 5.000 Nutzer.

Von 32 Kernfähigkeiten: 6 ja, 11 teilweise, 11 nein, 4 nicht belegt. Von allen 55: 7 ja, 18 teilweise, 18 nein, 12 nicht belegt.

Abgedeckt: Postfach und Kalender, Archivpostfach, Persönlicher Speicher, Office auf geteilten PCs, Mail-Grundschutz, Risikobasierte Anmeldung, KI-Chat.

Teilweise: Outlook bleibt nutzbar, Team-Ablage und Intranet, Mobil-Apps, Formattreue von Word und Excel, Chat und Video, Bedingter Zugriff, App-Schutz auf Mobilgeräten, Mail-Schutz, Virenschutz auf Geräten, DATEV und Fachanwendungen, Support mit SLA, Besprechungs-Extras, Netzzugang ohne VPN, eDiscovery, Audit-Protokoll, Aufbewahrung, KI in den Office-Apps, Verwaltung von KI-Agenten.

Nicht enthalten: Intranet-Seiten und Listen, Desktop-Office, Aufgaben, Firmen-Netzwerk, Mitarbeiter-Plattform (Viva), Einmalanmeldung, Geräteverwaltung, Erweiterte Geräteverwaltung, Windows-Nutzungsrecht, EDR, Berichte ansehen, Automatische Dokumentverarbeitung, Projektmanagement, Diagramme, Festnetz-Telefonie, Workflows, Eigene Apps, Berichte bauen.

Nicht belegt: Makros (VBA), Power Query, Verlustschutz, Kennzeichnung, Schutz von Admin-Rollen, Zugriffsverwaltung, Zertifikate, Mail-Schutz erweitert, Überwachung von Cloud-Apps, Schutz des Verzeichnisses, Insider-Risiken, Kommunikationsüberwachung.

Was kosten die Alternativen je Nutzer und Monat?

Zwischen 0,90 € (Zoho Mail Lite) und 33,80 € (Google Enterprise Plus) netto je Nutzer und Monat, je nach Anbieter und Stufe. Infomaniak hat zusätzlich einen kostenlosen Plan.

Sechs Anbieter haben Pläne mit unterschiedlichem Umfang, IONOS und openDesk nicht. Die passende Stufe in der Tabelle ist der günstigste Plan, der jede einbezogene Fähigkeit so gut abdeckt, wie es der Anbieter überhaupt kann. Nach Herstellerangaben, gegen die Quellen geprüft am 06.11.2026.

Anbieter	Plan	€ je Nutzer und Monat, netto	Kernfähigkeiten ganz abgedeckt
Google	Business Starter	6,80 €	13 von 32
Google	Business Standard	13,60 €	14 von 32
Google	Business Plus	21,10 €	15 von 32
Google	Enterprise Standard	26,10 €	19 von 32
Google	Enterprise Plus	33,80 €	19 von 32
Zoho	Mail Lite	0,90 €	3 von 32
Zoho	Workplace Standard	2,70 €	8 von 32
Zoho	Mail Premium	3,60 €	4 von 32
Zoho	Workplace Professional	5,40 €	11 von 32
Nextcloud	Standard, nur Files	5,94 €	2 von 32
Nextcloud	Standard mit Talk, Groupware, Office	10,51 €	5 von 32
Nextcloud	Premium mit Talk, Groupware, Office	13,32 €	5 von 32
Nextcloud	Ultimate mit Talk, Groupware, Office	21,63 €	8 von 32
grommunio	Basic	1,99 €	7 von 32
grommunio	Plus	3,99 €	7 von 32
grommunio	Business	5,49 €	7 von 32
Infomaniak	kSuite Free	0,00 €	5 von 32
Infomaniak	kSuite Standard	1,58 €	8 von 32
Infomaniak	kSuite Business	6,58 €	8 von 32
Infomaniak	kSuite Enterprise	12,42 €	8 von 32
Proton	Mail Essentials	6,99 €	5 von 32
Proton	Workspace Standard	12,99 €	6 von 32
Proton	Workspace Premium	19,99 €	6 von 32

Google

Business Starter, Standard und Plus sind ineinander enthalten, ebenso Enterprise Standard in Enterprise Plus. Die großen Sprünge liegen bei Business Plus (Vault, volle Geräteverwaltung) und Enterprise Standard (DLP, Context-Aware Access, Untersuchungstool). Business endet bei 300 Lizenzen.

Zoho

Die Pläne sind nicht ineinander enthalten. Mail Premium hat Archivierung, eDiscovery, S/MIME und Mail-DLP, aber weder WorkDrive noch Office noch Zoho Meeting. Das günstigere Workplace Standard hat genau diese drei, aber nichts aus dem Compliance-Bereich. Nur Workplace Professional vereint beides und bringt Connect.

Nextcloud

Standard, Premium und Ultimate sind ineinander enthalten, Talk, Groupware und Office kosten in allen drei extra. Nur Ultimate enthält im Abo Assistant, Flow, Tables, Collectives, Forms, SIP-Bridge, Exchange Connector, Teams-Integration und Sendent Plus. Ab Premium kommen Office-Online-Connector, MDM-Unterstützung und SLA auf Fixes dazu.

grommunio

Jeder Plan liefert die vollständige Plattform, die Stufen unterscheiden Nutzerzahl und Support. Herstellersupport gibt es für Core ab Basic, für Meet und Chat ab Plus, für Files, Office, Archive und MDM ab Business.

Infomaniak

Die Pläne sind ineinander enthalten, je Organisation gibt es nur einen. Free ist mit 1 Adresse und 15 GB für alle vor allem mengenmäßig begrenzt. Standard bringt Euria in Mail, Business Inhaltssuche, WebDAV und Live-Untertitel, Enterprise SSO und SCIM.

Proton

Die Pläne sind ineinander enthalten. Schon Mail Essentials hat Drive, Docs, Sheets, Pass, Lumo und Meet, aber mit 15 GB und Meet bis 1 Stunde. Standard ergänzt Gruppen, Sentinel und Admin-Protokolle, Premium Aufbewahrungsregeln und Scribe.

Kann man bei den Alternativen Pläne je Nutzer mischen?

Frei nur bei Microsoft, dort lässt sich jeder Plan je Nutzer zuweisen. Google und Zoho erlauben das nur über den Vertrieb, die anderen verkaufen eine Stufe je Organisation oder Installation.

Nach Herstellerangaben, Stand 06.11.2026. „Nicht gefunden“ heißt, dass die öffentlichen Quellen dazu nichts sagen, die Verträge von Nextcloud, openDesk und den grommunio-Partnern sind nicht öffentlich.

Anbieter	Abgerechnet wird	Pläne mischen	Stufen	Menge senken	Belege
Microsoft 365	Je Nutzer, Add-ons ebenfalls je Nutzer.	Ja, frei. Business und Enterprise laufen im selben Konto nebeneinander, die Business-Familie zusammen bis 300 Plätze.	Funktionen	Beim Abo über einen Partner nur in den ersten 7 Tagen, nachdem die Lizenzen hinzukamen.	Mischen, 300 Plätze, Senken
Google Workspace	Je Nutzer.	Nur über Vertrieb oder Partner, im Selbstkauf gilt eine Edition für alle. Essentials nie. Ob Enterprise neben Business Standard und Plus geht, beantwortet Googles Hilfe widersprüchlich.	Funktionen	Jahresvertrag: die Zahlung bleibt bis zur Verlängerung gleich. Flexible: jederzeit, rund 20 % teurer.	Mehrere Editionen, Eine Edition für alle, Ausschlüsse, Senken
Zoho Workplace	Je Nutzer. Zoho One im günstigen Tarif je Mitarbeiter, dann müssen alle lizenziert sein.	Nur bezahlte Tarife mit Jahresabrechnung, nur über Vertrieb oder Support. Der pauschale WorkDrive-Pool entfällt dann.	Funktionen	Im Jahresabo kein Geld zurück, nur eine Gutschrift als längere Laufzeit.	Mischen, Zoho One, Senken
Proton	Je Nutzer.	Nein. Kein Nutzer darf auf einem anderen Plan sein als die Organisation.	Funktionen	Jederzeit, aber nur als anteilige Gutschrift aufs Konto.	Mischen, Senken
Infomaniak kSuite	Je Nutzer. Adressen aus dem Kontingent dürfen auch Personen ohne kSuite-Platz bekommen.	Nein, jede Organisation darf nur eine kSuite besitzen.	Vor allem Menge: Speicher, Adressen, Gäste. Wenige Funktionen wie SSO und SCIM erst in Enterprise	Kein Wechsel in einen günstigeren Plan. Ob die Nutzerzahl sinken kann, beschreibt Infomaniak nicht.	Eine kSuite, Abschnitt 2.2, Adressen, Planwechsel
IONOS Nextcloud Workspace	Je Platz, jedes Konto belegt einen Platz, auch reine Admin-Konten.	Entfällt, ein Tarif für alle Konten. Das Postfach ist ein getrennter Vertrag.	Keine	Plätze lassen sich derzeit nicht senken.	Abrechnung
Nextcloud Enterprise	Je Nutzer und Jahr. Bezahlt wird ein Abo, die Software ist quelloffen. Die Abo-Prüfung zählt alle aktivierten Konten.	Keine Regel gefunden. Das Abo trägt eine Stufe und eine Nutzerzahl. Add-ons gehen laut Händler auch für Teilmengen.	Vor allem Support, einige Bausteine erst ab höherer Stufe	Nicht gefunden. Laut Händler 12 Monate Mindestlaufzeit und 60 Tage Kündigungsfrist.	Preise, Händler, Zählung im Code
openDesk	Je Baustein verschieden: Nextcloud nach Nutzern, OpenProject je Domain, XWiki je Installation.	Keine Regel gefunden. Die Edition gilt für die ganze Installation, der Wechsel von Community auf Enterprise wird derzeit nicht unterstützt.	Community und Enterprise, keine Stufen je Nutzer	Nicht gefunden.	Enterprise Edition
grommunio	Je Postfach. Bezahlt wird ein Supportpaket, die Software ist quelloffen. Geteilte und gesperrte Postfächer zählen nicht.	Keine Regel gefunden. Eine Installation trägt ein Zertifikat mit einer Nutzerzahl.	Nur Support, alle Funktionen in jedem Plan	Nicht gefunden, der Vertrag läuft über den Partner.	Preise, Zählung im Code, AGB

Ist openDesk eine Alternative für Unternehmen?

Eher für große Organisationen: openDesk (Bochum, bundeseigen) ist ab 500 Nutzern gedacht, Unternehmen kaufen nur über Partner und ohne öffentlichen Preis. Von 32 Kernfähigkeiten deckt es 8 ganz ab.

Enterprise Edition, 18 € je Nutzer und Monat: kein öffentlicher Preis. 18 € SaaS ab 500 Nutzern und 15 € ohne Hosting sind ZenDiS-Angaben in der DVS-Studie, Stand 04/2026. Eine STACKIT-Preisliste vom 03.11.2026 nennt höhere Beträge, ihr Zeitraum ist ungeklärt. Datenstandort: SaaS Deutschland, sonst frei wählbar. Selbstbetrieb: ja, nur Kubernetes. Quelloffen: Kern ja, Enterprise teils geschlossen.

Was diese Seite nicht beantwortet

Die Tabelle vergleicht Funktionen nach Herstellerangaben. Sie sagt nicht, wie gut eine Funktion im Alltag arbeitet, getestet wurde nichts. Ein ✓ heißt, dass die Aufgabe aus der Beschriftung laut Hersteller erfüllt ist, nicht dass die Umsetzung Microsoft gleicht. Die passende Stufe richtet sich nach Funktionen, Mengen wie Speicher oder Adressen zählen nicht, sie ist also eine Untergrenze und kein Kaufvorschlag. Die Preise sind Listenpreise ohne Migration, Schulung, Betrieb und Zukäufe. Jede Zelle des größten Plans wurde am 05.11.2026 einzeln gegen die Quelle geprüft, die kleineren Pläne am 06.11.2026. Angaben ändern sich mit der Zeit.

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