Microsoft 365 E5 vs. E3: Wann lohnt sich welcher Plan?
Microsoft 365 E5 lohnt sich, wenn Sie die enthaltenen Security-, Compliance- und Identity-Funktionen auch tatsächlich nutzen. E5 kostet 20,35 € im Monat mehr als E3, mit Teams rund das 1,5-Fache und nicht das Doppelte. Werden die Premium-Bausteine nicht gebraucht, ist E3 plus gezielte Add-ons in der Regel günstiger. Die richtige Frage ist deshalb nicht „E3 oder E5", sondern „für wie viele Nutzer lohnt sich E5 wirklich".
E3 und E5 sind Microsofts Enterprise-Pläne und haben keine Obergrenze bei der Nutzerzahl. Seit Juli 2026 liegen sie näher beieinander, weil E3 besseren E-Mail-Schutz und eine erweiterte Geräteverwaltung bekommen hat. Dieser Vergleich zeigt den Stand von Oktober 2026.
Was unterscheidet E3 und E5 konkret?
E3 ist keine Einsteigerlizenz. Sie enthält den vollen Arbeitsplatz plus solide Grundlagen für Sicherheit und Compliance. E5 hebt Sicherheit, Compliance und Identität auf die Premium-Stufe, dazu kommen Telefonie und Power BI.
| Bereich | Wofür | E3 | E5 |
|---|---|---|---|
| Office-Apps, Exchange, SharePoint, OneDrive | Office, E-Mail, Dateien | enthalten | enthalten |
| Teams | Chat und Besprechungen | wahlweise mit oder ohne Teams | wahlweise mit oder ohne Teams |
| Postfach / mitwachsendes Archiv | Speicher für E-Mails | 100 GB / 1,5 TB | 100 GB / 1,5 TB |
| Defender for Office 365 | Schutz vor Phishing und schädlichen Anhängen | Plan 1 (seit Juli 2026) | Plan 2 |
| Defender for Endpoint | Schutz der Geräte vor Angriffen | Plan 1, ohne EDR | Plan 2, mit EDR |
| Intune | Verwaltung von Geräten und Apps | Plan 1 und Plan 2, Remote Help, Advanced Analytics (seit Juli 2026) | zusätzlich Endpoint Privilege Management, Enterprise App Management, Cloud PKI |
| Entra ID | Anmeldung und Zugriffsrechte | P1 (bedingter Zugriff) | P2 (PIM, Identity Protection) |
| Purview | Datenschutz, Aufbewahrung, Beweissicherung | DLP, manuelle Kennzeichnung, eDiscovery Standard | zusätzlich eDiscovery Premium, Insider Risk, automatische Kennzeichnung, Audit (Premium) |
| Teams Phone | Telefonie über Teams | Add-on nötig | enthalten, Amtsleitung extra |
| Power BI Pro | Berichte und Dashboards teilen | Add-on nötig | enthalten |
Der entscheidende Punkt: E3 hat nicht null Security. Defender for Office 365 und Defender for Endpoint sind als Plan 1 dabei. E5 liefert die Plan-2-Stufe mit automatisierter Untersuchung, Angriffssimulation und EDR. EDR steht für Endpoint Detection and Response, also Erkennung und Reaktion auf Geräten, statt nur bekannte Schadsoftware zu blocken.
Bei Identität und Compliance gilt dasselbe Muster. Entra ID P1 in E3 bringt den bedingten Zugriff, also Anmelderegeln wie MFA. P2 in E5 ergänzt PIM, das Admin-Rechte nur auf Antrag und auf Zeit vergibt. Dazu kommt Identity Protection, das riskante Anmeldungen erkennt. In Purview hat E3 schon DLP (Schutz vor Datenverlust) und die manuelle Kennzeichnung vertraulicher Dokumente. E5 ergänzt unter anderem eDiscovery Premium für Rechtsfälle, Insider Risk Management und ein längeres Überwachungsprotokoll (Audit Premium). Die Tabelle ist ein Auszug, der volle Funktionsumfang ist größer.
Seit Juli 2026 liegt E3 näher an E5. Microsoft hat Defender for Office 365 Plan 1, Intune Plan 2, Remote Help und Advanced Analytics in E3 gepackt. Wer E5 bisher nur wegen des E-Mail-Schutzes oder der erweiterten Geräteverwaltung erwogen hat, braucht dafür kein E5 mehr. Was genau dazukam und ob Sie es jetzt doppelt bezahlen, klärt der Artikel Microsoft 365 Add-ons doppelt bezahlt?.
Im Lizenz-Vergleich: Microsoft 365 E5 kostet 20,35 € mehr je Nutzer und Monat und bringt 18 Leistungsbausteine mit, die Microsoft 365 E3 nicht hat. Add-ons wie Microsoft 365 Copilot sind hier nicht eingerechnet, 22 passen zu diesem Paar. Im Lizenz-Vergleich schalten Sie sie zu und sehen, was jede Lizenz dann kostet und was sie schon enthält. Unterschiede und Add-ons im Lizenz-Vergleich
Listenpreise netto je Nutzer und Monat im Jahresabo, Stand 05.11.2026. Gezählt sind die Leistungsbausteine, die der Lizenz-Vergleich führt.
Was kostet der Unterschied?
Die Listenpreise netto pro Nutzer und Monat bei Jahresbindung, Stand Oktober 2026: E3 37,78 €, E5 58,13 €, jeweils mit Teams. Ohne Teams kosten sie 30,36 € und 50,71 €, Teams Enterprise kommt dann für 7,41 € dazu. Der Unterschied beträgt in beiden Fassungen 20,35 € im Monat oder 244,20 € im Jahr je Nutzer.
Im Verhältnis heißt das: Mit Teams kostet E5 rund das 1,5-Fache von E3, ohne Teams rund das 1,7-Fache. Seit November 2025 gibt es beide Fassungen wieder für alle Neukunden. In der EU gab es E3 und E5 für Neukunden vorher ab Oktober 2023 nur ohne Teams.
Wichtiger als der Listenpreis ist die Rechnung dahinter. Wer die E5-Bausteine ohnehin als Add-ons zu E3 kaufen würde, fährt mit E5 oft günstiger. Umgekehrt zahlen Sie bei E5 für jeden Nutzer, der nur Exchange und Teams braucht, für ungenutzte Premium-Funktionen.
Eine zunehmend eigene Kostendimension neben den Suiten sind Copilot und KI-Agenten. Sie werden separat lizenziert oder nach Verbrauch über Copilot Credits abgerechnet. Was dabei wirklich anfällt, zeigt der Leitfaden Was KI-Agenten in Microsoft 365 kosten.
Wann lohnt sich E5?
E5 rechnet sich, sobald die enthaltenen Funktionen eigenständige Drittprodukte ersetzen. Wer heute eine separate EDR-Lösung, ein DLP-Werkzeug und ein PIM-Produkt bezahlt, konsolidiert mit E5 meist günstiger. Dazu sinkt der Integrationsaufwand.
Typische Fälle, in denen sich E5 trägt:
- Regulierte Branchen mit echten Compliance-Pflichten (eDiscovery Premium, Insider Risk, Audit Premium). Was NIS2 dabei wirklich verlangt und was nicht, steht in NIS2 und Microsoft 365.
- Security-Teams, die Defender for Endpoint Plan 2 aktiv mit EDR betreiben.
- Privilegierte Administration über PIM. Dafür reicht oft auch Entra ID P2 nur für die Admins, wie im Artikel Conditional Access Lizenz beschrieben.
- Teams Phone als Ersatz für die Telefonanlage, wenn die Telefonie ohnehin auf Teams läuft.
Diese Fälle betreffen selten die ganze Belegschaft. Wer in diese Gruppe gehört, zeigt der Leitfaden Welche Microsoft 365 Lizenz für welchen Mitarbeiter.
Wann reicht E3 plus gezielte Add-ons?
Für die meisten anderen Nutzer. Ein teurer Fehler ist E5 für alle, obwohl nur ein Bruchteil die Premium-Funktionen nutzt. Wirtschaftlicher ist meist eine gemischte Struktur:
- E3 als Basis für alle Nutzer
- Einzelne Add-ons gezielt dort, wo gebraucht (z. B. nur Power BI Pro fürs Controlling, nur Teams Phone für den Vertrieb)
- E5 nur für die Rollen, die Security, Compliance und Identity wirklich zusammen nutzen
Unter 300 Nutzern lohnt vor den Enterprise-Plänen ohnehin der Blick auf die Business-Familie: ob Business Premium reicht und wie es direkt gegen E3 abschneidet. Beim Endgeräteschutz liegt Business Premium mit EDR sogar vor E3. Weitere Posten, an denen Budget ungenutzt liegt, zeigt der Leitfaden Microsoft 365 Lizenzkosten senken.
Das Problem ist nicht die Entscheidung, sondern die Datenbasis: Wer nutzt welchen Baustein wirklich? Genau diese Analyse je Nutzer nimmt LessLicense automatisch vor, auf Basis von über 80 Datenpunkten statt Bauchgefühl. Sie zeigt, für wie viele Nutzer E5 sich rechnet und wo E3 plus Add-on reicht. Wie der gesamte Ablauf funktioniert, sehen Sie unter So funktioniert es.
Nutzung ist dabei nur die halbe Antwort. Risikobasierter Zugriff braucht Entra ID P2, DLP auf Endgeräten gehört zu E5. Beides wirkt über Richtlinien, nicht über Klicks. Welche Ebenen den Bedarf außerdem bestimmen, zeigt der Leitfaden zur Lizenzoptimierung.
Steht die Entscheidung zum Wechsel von E5 auf E3, setzen Sie ihn ohne Datenverlust um. Worauf Sie dabei achten müssen, zeigt der Leitfaden Microsoft 365 Lizenz downgraden ohne Datenverlust.
Und wo steht E7?
Über beiden. Seit dem 1. Mai 2026 gibt es Microsoft 365 E7. E7 bündelt E5 mit Microsoft 365 Copilot, der Entra Suite und Agent 365. Die Entra Suite erweitert Identität und Netzwerkzugriff, Agent 365 dient der Verwaltung von KI-Agenten. E7 kostet 91,92 € je Nutzer und Monat.
Für die Frage E3 oder E5 ändert E7 wenig. Es lohnt sich erst, wenn Copilot und KI-Agenten ohnehin für dieselben Nutzer geplant sind. Was E7 gegenüber E5 bei Copilot und Datenschutz wirklich ergänzt, zeigt der Vergleich der Copilot-Stufen. Wer E7 für Agenten braucht und was es dafür kostet, steht im Artikel Agent 365 Lizenz.
FAQ
Was kostet Microsoft 365 E5 im Vergleich zu E3?
Mit Teams rund das 1,5-Fache, ohne Teams rund das 1,7-Fache, aber nie das Doppelte. Der Aufpreis liegt in beiden Fassungen bei 20,35 € je Nutzer und Monat, netto bei Jahresbindung, Stand Oktober 2026.
Ist Microsoft 365 E5 die Kosten wert?
Für Nutzer, die Premium-Security, -Compliance oder -Identität tatsächlich nutzen oder regulatorisch brauchen, ja. Für alle anderen zahlen Sie für Funktionen ohne Gegenwert.
Hat E3 gar keine Security?
Doch, und seit Juli 2026 mehr als vorher. E3 enthält Defender for Office 365 und Defender for Endpoint als Plan 1. Dazu kommt Entra ID P1 mit bedingtem Zugriff. E5 hebt das auf Plan 2 (EDR, automatisierte Untersuchung) und Entra ID P2 (PIM, Identity Protection).
Kann ich E3 als Basis nehmen und nur einzelne Add-ons kaufen?
Ja, und das ist meist die wirtschaftlichste Variante. E3 als Basis für alle, Add-ons wie Power BI Pro oder Teams Phone nur für die Rollen mit Bedarf. E5 nur dort, wo alle drei Premium-Pakete zusammenkommen.
Kann ich E5 nur für einzelne Nutzer kaufen?
Ja. Lizenzen werden pro Nutzer zugewiesen. Eine gemischte Struktur aus E3-Basis und E5 nur für ausgewählte Rollen ist in vielen Mittelstandsumgebungen die günstigste Lösung.