Ungenutzte Copilot-Lizenzen erkennen und zurückgeben

Einem Nutzer die Copilot-Lizenz zu entziehen spart kein Geld. Das Aufheben der Zuweisung ändert nur, wer die Lizenz benutzen darf. Die gekaufte Menge bleibt bestehen und wird weiter berechnet. Kleiner wird die Rechnung erst, wenn Sie die Lizenzmenge des Abonnements reduzieren, und das geht nur in einem Fenster von sieben Tagen.

Wer ungenutzte Copilot-Seats abbauen will, braucht deshalb drei Dinge in dieser Reihenfolge: Klarheit darüber, welches Copilot-Produkt überhaupt gekauft wurde, belastbare Nutzungsdaten, und den richtigen Termin.

Welchen Copilot haben Sie überhaupt gekauft?

„Copilot" ist kein Produkt, sondern ein Markenschirm über sehr verschiedenen Abrechnungsmodellen. Ohne diese Unterscheidung lässt sich weder Nutzung beurteilen noch etwas zurückgeben.

Listenpreise netto bei jährlicher Abrechnung, Stand 3. August 2026.

Drei Punkte daraus lohnen den zweiten Blick.

Copilot Business ist auf 300 Seats gedeckelt und setzt einen Business-Plan voraus. Wächst Ihr Unternehmen über diese Grenze, fällt es aus dem günstigen Produkt heraus und landet bei 26,00 € statt 18,20 €. Microsoft nennt diese Grenze ausdrücklich und behält sich in der Service Description vor, das Tenant-Limit von 300 Lizenzen über die Business-Familie hinweg durchzusetzen.

Die Aktion gilt nur im ersten Jahr. Wer zum Aktionspreis von 15,60 € kauft, zahlt ab der ersten Verlängerung automatisch 18,20 €. Das sind 16,7 Prozent mehr, ohne dass jemand etwas ändert. Im Partnerkanal läuft die Aktion zudem länger als im Direktkauf.

Das Bundle ist deutlich günstiger als der Einzelkauf. Business Premium kostet 19,06 €, das Copilot-Business-Add-on 18,20 €, zusammen also 37,26 €. Das Bundle liegt bei 27,73 €. Das sind 9,53 € pro Nutzer und Monat weniger, rund 114 € pro Nutzer und Jahr. Im deutschen Microsoft-Shop heißt es nicht „with Copilot", sondern „Microsoft 365 Business Premium und Microsoft 365 Copilot Business".

Diese Differenz ist aber kein Sparhebel für Bestandskunden. Das Add-on ist eine eigene Subscription mit eigener Laufzeit. Sie endet nicht, wenn Sie den Basisplan auf das Bundle heben, sondern läuft weiter und kostet weiter. Kündigen oder reduzieren lässt sie sich nur im Sieben-Tage-Fenster. Ein vorhandenes Add-on kann den Plan-Wechsel sogar blockieren, weil Microsoft verlangt, es vorher zu entfernen.

Wer also mitten in der Laufzeit wechselt, zahlt beides parallel. Der Vergleich gehört deshalb an genau zwei Stellen: beim Erstkauf und vor der Verlängerung. Über einen CSP-Partner gibt es für den Doppelzahlungs-Fall einen Support-Weg, aber keinen Anspruch. Für Direktkunden ist kein Äquivalent dokumentiert.

Zwei Nebenwirkungen gehören in dieselbe Entscheidung: Das Bundle ist auf 300 Nutzer begrenzt, und von Business mit Copilot lässt sich nicht auf einen Enterprise-Plan hochstufen. Sie müssen das Ende der Verpflichtung abwarten. Für ein wachsendes Unternehmen nahe der 300er-Grenze ist das relevant.

Ein Hinweis zur Namensverwirrung: GitHub Copilot Business und GitHub Copilot Enterprise sind andere Produkte als Microsoft 365 Copilot Business. Sie werden getrennt lizenziert und getrennt abgerechnet.

Was setzt welcher Copilot voraus?

Die verbreitete Annahme, Microsoft 365 Copilot brauche mindestens E3 oder E5, stimmt nicht. Die offizielle Voraussetzungsliste ist deutlich breiter und umfasst unter anderem Business Basic, Standard und Premium, die Frontline-Pläne F1 und F3, Office 365 E1, E3 und E5, Microsoft 365 Apps, Teams Essentials sowie Exchange Kiosk, Plan 1 und Plan 2.

Praktisch heißt das: Sie können Copilot auch auf einem sehr kleinen Basisplan buchen. Ob das sinnvoll ist, steht auf einem anderen Blatt, denn der Nutzen von Copilot hängt an der Erdung in Arbeitsdaten.

Wichtiger ist die Mengenregel: Die Zahl der Copilot-Add-on-Lizenzen darf die Zahl der berechtigenden Basislizenzen nicht überschreiten. Wer Basislizenzen abbaut, muss also auch die Copilot-Seats mitziehen.

Daneben steht die Verbrauchsseite. Copilot Credits kosten 0,01 US-Dollar pro Credit und werden nachträglich abgerechnet. Sie heißen erst seit dem 1. September 2025 so, vorher waren es „Copilot Studio messages". Ältere Angebote und interne Notizen sprechen deshalb oft noch von Messages, gemeint ist dieselbe Einheit.

Der Zusammenhang zwischen Seat und Verbrauch wird oft zu einfach dargestellt. Eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz stellt Agenten nicht generell kostenfrei. Kostenfrei ist nur die mitarbeitergerichtete Nutzung, bei der der Agent unter der authentifizierten Identität des lizenzierten Nutzers läuft, und auch das nur im Rahmen von Fair-Use-Grenzen. Copilot Cowork etwa setzt die Copilot-Lizenz voraus und wird zusätzlich verbraucht.

Umgekehrt gilt: Wer einem Nutzer die Lizenz entzieht, ihm aber kostenpflichtige Agenten lässt, verschiebt die Kosten nur vom Seat auf den Verbrauch. Wie sich die Verbrauchsseite entwickelt und wo sie eskaliert, steht im Leitfaden Was KI-Agenten in Microsoft 365 kosten.

Woran erkennen Sie einen ungenutzten Seat?

Microsoft liefert die Daten, aber die Voreinstellungen führen in die Irre.

Den Bericht finden Sie im Microsoft 365 Admin Center unter Berichte, Nutzung, Microsoft 365 Copilot, Reiter Nutzung. Er lässt sich auf 7, 28, 90 oder 180 Tage stellen und als CSV exportieren. Die Daten eines Tages stehen typischerweise binnen 48 Stunden bereit.

Die Nutzertabelle führt die abgesendeten Prompts als Summe über alle Apps sowie getrennt für Copilot Chat (Arbeit) und Copilot Chat (Web). Die aktiven Tage stehen als ein einziger Wert und zählen nur Tage mit Chat-Prompts. Je App aufgeschlüsselt wird allein das Datum der letzten Aktivität, für Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Loop und Chat.

Zwei Fallstricke entscheiden über die Qualität Ihrer Auswertung.

Erstens ist die Kennzahl „aktiv" schwächer, als sie klingt. Microsoft definiert aktiv als „eine absichtliche Aktion für eine KI-gestützte Funktion". Das Öffnen des Copilot-Bereichs zählt nicht, ein abgesendeter Prompt zählt. In der 180-Tage-Ansicht genügt damit ein einziger Prompt in einem halben Jahr, um als aktiver Nutzer zu erscheinen. Aussagekräftig wird es erst über die Spalte „Aktive Tage".

Zweitens sind nutzerbezogene Angaben standardmäßig verborgen. Solange die Anonymisierung aktiv ist, sehen Sie nur Pseudonyme und können keinen einzelnen Seat zuordnen. Das Abschalten ist eine bewusste Entscheidung: In Deutschland ist die personenbezogene Auswertung von Nutzungsdaten regelmäßig mitbestimmungspflichtig. Klären Sie das mit dem Betriebsrat, bevor Sie die Einstellung ändern, nicht danach.

Für mehrere Tenants ist der Weg über die Graph-API praktischer:

GET https://graph.microsoft.com/v1.0/copilot/reports/
    getMicrosoft365CopilotUsageUserDetail(period='D180', version='v2')

Die Berechtigung lautet Reports.Read.All. Version v2 liefert zusätzlich Prompt-Zahlen und aktive Tage.

Eine Falle steckt im Readiness-Bericht auf derselben Seite. Er zeigt „Zugewiesene Lizenzen" und „Verfügbare Lizenzen", aber die zweite Kachel zählt die Nutzer ohne Copilot-Lizenz, also mögliche Kandidaten, nicht Ihre gekauften und unzugewiesenen Seats. Wie viele Lizenzen Sie gekauft und wie viele davon zugewiesen sind, sehen Sie im Admin Center unter Abrechnung, Ihre Produkte. Unzugewiesene Seats sind der einfachste Fund, weil dort niemand betroffen ist.

Ein Wort zu kursierenden Quoten: Die oft zitierten „64 Prozent ungenutzte Copilot-Lizenzen" messen nicht, was der Name verspricht. Sie sind die Gegenrechnung zu einer Befragung, nach der 35,8 Prozent der zahlenden KI-Abonnenten Copilot zu ihrer Hauptplattform machen. Das ist eine Präferenzquote, keine Lizenzauslastung. Belastbar sind zwei staatliche Feldversuche. Der britische Government Digital Service verteilte 20.000 Lizenzen an zwölf Behörden. Die australische Digital Transformation Agency gab in einem sechsmonatigen Versuch rund 5.765 Lizenzen an 56 Behörden aus. Dort nutzte nur rund ein Drittel der Teilnehmer Copilot täglich, zwei Drittel griffen höchstens ein paar Mal pro Woche darauf zu. Microsoft selbst nannte Ende Juli 2026 über 30 Millionen bezahlte Seats, was eine Verkaufszahl ist und keine Nutzungszahl.

Wie geben Sie Lizenzen zurück?

Hier liegt der eigentliche Hebel, und er ist streng terminiert.

Die Reihenfolge ist zwingend. Sie können die Menge eines Abonnements nicht reduzieren, solange alle Lizenzen zugewiesen sind. Erst die Zuweisung bei den Nutzern aufheben, dann die Lizenzen aus dem Abonnement entfernen.

Das Fenster beträgt sieben Kalendertage, gerechnet ab Kauf, ab Verlängerung oder ab einem Zukauf während der Laufzeit. Das gilt sowohl beim Direktkauf über das Admin Center als auch im Partnerkanal. Die häufig genannte Frist von 72 Stunden ist veraltet.

Außerhalb dieses Fensters wird der volle Term berechnet, auch wenn niemand das Abonnement mehr nutzt. Danach bleibt nur die nächste Verlängerung.

Der praktikablere Weg ist die geplante Änderung. Statt dem Sieben-Tage-Fenster hinterherzulaufen, lässt sich im Partnerkanal vor dem Verlängerungstermin eine Mengenreduktion hinterlegen, die zum Renewal wirksam wird. Damit verpassen Sie das Fenster nicht mehr.

Eine Verwechslung kostet dabei regelmäßig Geld: Abrechnungsfrequenz ist nicht Laufzeit. Beides ist bei Copilot Business getrennt wählbar. Es gibt das Jahresabonnement (18,20 €, im Aktionszeitraum 15,60 €) und daneben eine monatliche Verpflichtung zu 21,84 €. Wer eine Jahreslizenz monatlich zahlt, zahlt sie bis zum Laufzeitende weiter. Die monatliche Zahlweise verkürzt die Bindung nicht, nur die echte Monatslaufzeit tut das, und die kostet rund 20 Prozent Aufschlag.

Wie Sie die Verlängerungstermine grundsätzlich als Steuerungsinstrument nutzen, steht im Beitrag zur Microsoft-365-Preiserhöhung 2026.

Was passiert mit Inhalten und Agenten?

Der Entzug ist weniger dramatisch als beim Downgrade einer Basislizenz, aber nicht folgenlos.

Copilot Pages bleiben bestehen. Sie brauchen nur eine OneDrive-Lizenz und eine vorhandene OneDrive-Site. Copilot Notebooks dagegen setzen eine Copilot- oder Chat-Lizenz voraus.

Copilot Chat bleibt verfügbar. In berechtigenden Microsoft-365-Abos ist er automatisch enthalten und kostet nichts extra. Weg fällt die automatische Erdung in Ihren Arbeitsdaten. Der Chat ist dann nur noch im Web geerdet, Arbeitsinhalte müssen Nutzer selbst beisteuern, etwa per Datei-Upload.

Agenten sind der teure Sonderfall. Kostenpflichtige Agenten lassen sich aus Copilot Chat auch ohne Copilot-Lizenz starten. Abgerechnet wird dann über den Copilot-Studio-Meter zu 0,01 US-Dollar je abrechenbarer Nachricht, gegen eine hinterlegte Azure-Subscription oder gegen vorab gekaufte Credits. Agenten, die sich nur auf Instruktionen und öffentliche Webinhalte stützen, bleiben kostenlos. Wer Seats einspart und die Agentennutzung nicht mitregelt, tauscht eine feste Kostenposition gegen eine variable. Herrenlos werden Agenten übrigens nicht durch den Lizenzentzug, sondern erst, wenn das Konto des Erstellers gelöscht wird. Das Admin Center führt sie dann unter „Agenten ohne Besitzer".

Eine Nebenwirkung sollten Sie vor dem Entzug einplanen: Im Copilot Dashboard verschwinden Beschäftigte, die ausschließlich eine Copilot-Lizenz hatten, nach dem Entzug rückwirkend aus allen Auswertungen. Der Bericht im Admin Center behält sie dagegen 180 Tage. Wenn Sie Ihre Entscheidung dokumentieren wollen, exportieren Sie die Daten vorher.

Wie LessLicense ungenutzte Copilot-Seats findet

LessLicense wertet die tatsächliche Aktivität pro Nutzer aus und stellt sie der zugewiesenen Lizenz gegenüber. Wer einen Copilot-Seat hält, ihn im Beobachtungsfenster aber nicht genutzt hat, erscheint als Einsparposten mit konkretem Betrag statt als Bauchgefühl. Das Fenster ist einstellbar, weil 30 Tage bei einem Produkt dieser Preisklasse oft aussagekräftiger sind als 180.

Zwei Dinge, die in diesem Thema den Unterschied machen: Die Analyse unterscheidet echte Microsoft-365-Copilot-Nutzung von reinen Agenten-Aufrufen, sonst zählt ein Agent, den jemand einmal angestoßen hat, als Copilot-Nutzung. Und sie erkennt, wer Eigentümer aktiver Copilot-Studio-Agenten ist, was für die Frage nach herrenlosen Agenten und nach der E7-Entscheidung zählt.

Die Analyse läuft read-only in Ihrem eigenen Netz. Sie ändert nichts an Ihrem Tenant und weist keine Lizenzen zu oder ab. Was umgesetzt wird, entscheiden Sie.

Die Terminfrage nimmt Ihnen das allerdings nicht ab. Ob eine erkannte Einsparung im nächsten Monat oder erst in elf Monaten wirkt, hängt an Ihrem Verlängerungsdatum. Genau deshalb ist der Zeitpunkt der Analyse wichtiger als bei jeder anderen Lizenzfrage: Sie wollen den Befund vor dem Renewal haben, nicht danach.

FAQ

Spare ich Geld, wenn ich einem Nutzer die Copilot-Lizenz entziehe?

Nein. Das Aufheben der Zuweisung ändert nur, wer die Lizenz nutzen darf. Berechnet wird weiterhin die gekaufte Menge. Erst wenn Sie die Lizenzanzahl des Abonnements reduzieren, sinkt die Rechnung, und das ist nur innerhalb von sieben Tagen nach Kauf oder Verlängerung möglich.

Wie sehe ich, wer Copilot nicht nutzt?

Im Microsoft 365 Admin Center unter Berichte, Nutzung, Microsoft 365 Copilot. Stellen Sie das Fenster auf 180 Tage und exportieren Sie die Nutzertabelle. Achten Sie auf die Spalte „Aktive Tage", nicht nur auf „aktiv", denn ein einziger Prompt im Halbjahr genügt für diesen Status. Personenbezogene Namen sind standardmäßig ausgeblendet.

Wann kann ich Copilot-Lizenzen reduzieren?

Innerhalb von sieben Kalendertagen nach Kauf, nach einem Zukauf oder nach jeder Verlängerung. Danach läuft der Term weiter. Im Partnerkanal lässt sich die Reduktion vorab als geplante Änderung zum Verlängerungstermin hinterlegen.

Was ist der Unterschied zwischen Copilot Business und Copilot Enterprise?

Copilot Business kostet 18,20 Euro, ist auf 300 Seats pro Tenant begrenzt und setzt einen Microsoft-365-Business-Plan voraus. Das Enterprise-Add-on Microsoft 365 Copilot kostet 26,00 Euro und hat keine Mengenobergrenze. Nicht zu verwechseln mit GitHub Copilot Business und Enterprise, das sind eigene Produkte.

Verliere ich Daten, wenn ich eine Copilot-Lizenz entziehe?

In der Regel nicht. Copilot Pages bleiben nutzbar, weil sie nur OneDrive voraussetzen. Copilot Chat bleibt in berechtigenden Abos ohne Zusatzkosten erhalten, allerdings nur im Web geerdet. Copilot Notebooks setzen dagegen eine Copilot- oder Chat-Lizenz voraus.

Brauche ich E3 oder E5 für Copilot?

Nein. Die Voraussetzungsliste ist breit und umfasst auch Business Basic, Standard und Premium, die Frontline-Pläne F1 und F3, Office 365 E1 bis E5 sowie Microsoft 365 Apps und Teams Essentials. Die Zahl der Copilot-Lizenzen darf die Zahl der Basislizenzen nur nicht überschreiten.