Microsoft 365 Preiserhöhung 2026: so sparen Sie trotzdem

Von Philipp Metzner · 22. September 2026

Kurz gesagt: Die Microsoft-365-Preiserhöhung zum 1. Juli 2026 hat die Listenpreise für die meisten Geschäftspläne angehoben. Business Basic ist um 16,7 Prozent gestiegen, Business Standard um 12,0 Prozent, die Enterprise-Pläne E3 und E5 um 5,3 bis 13,0 Prozent, die Frontline-Pläne F1 um 33 und F3 um 25,0 Prozent. Business Premium bleibt als einziger Business-Plan unverändert. Der neue Preis greift aber nicht automatisch am Stichtag, sondern erst bei Ihrer nächsten Vertragsverlängerung. Genau dieses Fenster sollten Sie nutzen, um ungenutzte und falsch dimensionierte Lizenzen zu bereinigen, bevor der höhere Preis auf jeden Seat wirkt.

Die Erhöhung trifft jeden Plan anders, und sie verschiebt die Rechnung zwischen den Plänen. Dieser Leitfaden zeigt, was sich konkret ändert, ab wann Sie wirklich mehr zahlen und welche Planwahl nach dem 1. Juli noch sinnvoll ist. Die Preisrunde ist dabei nur die eine Hälfte. Parallel stellt Microsoft die Abrechnung selbst zunehmend auf verbrauchsbasierte Abrechnung um.

Was sich zum 1. Juli 2026 geändert hat

Microsoft hat die Preise quer durch die kommerziellen Suiten erhöht. Am stärksten sind die kleinen Business- und Frontline-Pläne gestiegen, am moderatesten die Enterprise-Pläne. Die Euro-Beträge sind die Listenpreise pro Nutzer und Monat im Jahresabo, jeweils zzgl. MwSt., Stand 18. August 2026. Die Prozentwerte der Tabelle ergeben sich aus dem Vergleich der beiden Euro-Beträge. Für die Pläne, die unten im Text vorkommen, aber nicht in der Tabelle stehen (Office 365 E3, F1, F3), sind sie auf dieselbe Weise aus den Listenpreisen gerechnet.

Office 365 E3 ist mit 13,0 Prozent am stärksten unter den Enterprise-Plänen gestiegen, Microsoft 365 F1 um 33 Prozent und Microsoft 365 F3 um 25,0 Prozent. Office 365 E1 und Microsoft 365 E7 bleiben unverändert. Das Monatsabo, also die echte Monatslaufzeit, liegt rund 20 Prozent über dem Jahresabo-Preis.

Parallel zur Erhöhung hat Microsoft zusätzliche Leistungen in die Suiten gepackt. Die Business-Pläne haben mehr Postfachspeicher und einen Time-of-Click-Schutz vor schädlichen Links bekommen, die Enterprise-Pläne unter anderem Intune Remote Help. Der volle Microsoft 365 Copilot bleibt ein separates, kostenpflichtiges Add-on. Wer diese Funktionen bisher als Add-on lizenziert, prüft am besten, ob er sie seit Juli doppelt bezahlt.

Ab wann zahlen Sie wirklich mehr?

Erst bei Ihrer nächsten Vertragsverlängerung, nicht am 1. Juli selbst. Bestehende Jahres- und Mehrjahresverträge laufen bis zum Laufzeitende zum bisherigen Preis weiter. Den neuen Preis sehen Sie erst, wenn der Vertrag nach dem Stichtag erneuert wird. Microsoft kündigt die Änderung 30 Tage vorher im Message Center an. Das ist kein Zufall: Von den fünf Wegen, Microsoft-365-Änderungen im Blick zu behalten, trägt heute nur noch dieser eine. Die Frist steht dort übrigens nicht in der Kategorie, sondern in einer eigenen Spalte namens Act by.

Daraus ergibt sich Ihr eigentlicher Handlungsspielraum: das Fenster bis zur Verlängerung. Wer seinen Verlängerungstermin kennt, kann bis dahin den Lizenzbestand bereinigen, damit der höhere Preis nur auf die Seats wirkt, die wirklich gebraucht werden. Führt die Bereinigung auf eine kleinere Lizenzstufe, gelingt der Wechsel ohne Datenverlust mit der Checkliste aus dem Leitfaden Microsoft 365 Lizenz downgraden ohne Datenverlust.

Dieser Termin ist doppelt wichtig. Wie eng das Fenster dafür ist, hängt an Ihrem Beschaffungsweg. Über einen Partner im CSP-Kanal gilt die New-Commerce-Experience-Plattform (NCE): Sie können die Zahl der Seats nur innerhalb von sieben Kalendertagen nach Kauf oder Verlängerung reduzieren. Danach ist sie bis zur nächsten Verlängerung gesperrt, bei monatlichen wie bei jährlichen Verträgen. Beim Direktkauf entscheidet Ihr Abrechnungskonto. Dieselbe Sieben-Tage-Frist greift dort, sobald Ihr Konto auf die Microsoft-Kundenvereinbarung umgestellt ist. Jede überflüssige Lizenz wird sonst bis zum Laufzeitende voll bezahlt, ab der Verlängerung dann zum neuen Preis. Wer zur Verlängerung zugleich das Einkaufsmodell wechselt, etwa vom Enterprise Agreement in den CSP-Kanal, sollte vorher wissen, welche Vertragsrechte dabei wegfallen und welche Bindungen neu entstehen: Enterprise Agreement zu CSP.

Wer flexibel bleiben will, zahlt das mit dem Monatsabo, das rund 20 Prozent über dem Jahrespreis liegt. Für stabile Stammbelegschaften ist das Jahresabo günstiger, für schwankende oder saisonale Teams kann der Aufpreis die Flexibilität wert sein.

Business Premium bleibt gleich, wann sich der Umstieg von Standard lohnt

Weil Business Premium bei 19,06 Euro geblieben ist, während Business Standard auf 12,13 Euro gestiegen ist, ist der Abstand zwischen beiden auf unter 7 Euro pro Nutzer und Monat geschrumpft. Für diesen Aufpreis bekommen Sie einen kompletten Security- und Geräteverwaltungs-Stack. Ob sich der Umstieg lohnt, hängt davon ab, ob Sie diese Bausteine heute schon separat bezahlen.

Der Unterschied liegt nicht in den Office-Apps, die sind identisch. Business Standard hat mit dem Juli-Update einen Time-of-Click-Schutz vor schädlichen Links dazubekommen. Das volle Defender for Office 365 Plan 1 bleibt aber Premium, ebenso Endpoint-Schutz, Geräteverwaltung und Identität.

Die Rechnung ist dieselbe wie eine Stufe höher bei Microsoft 365 E5 vs. E3: Eine größere Suite lohnt sich, sobald ihre enthaltenen Funktionen eigenständige Produkte ersetzen. Wer für seine Standard-Nutzer heute eine separate Endpoint-Security, ein MDM oder Conditional Access dazukauft, fährt mit Business Premium nach dem 1. Juli oft günstiger und mit weniger Integrationsaufwand.

Der umgekehrte Fehler ist genauso teuer: Business Premium pauschal für alle, obwohl ein Teil der Belegschaft die Security-Bausteine nie nutzt. Maßstab ist nicht das Orgchart, sondern die tatsächliche Nutzung pro Rolle. Welche Nutzer den Premium-Stack wirklich brauchen und für welche Standard reicht, lässt sich nur an realen Nutzungsdaten ablesen, nicht schätzen. Den ausführlichen Vergleich der beiden Pläne liefert Microsoft 365 Business Premium vs. Standard.

Was können Sie jetzt gegen höhere Kosten tun?

Den Preis pro Lizenz können Sie nicht verhandeln. Die Zahl und die Art Ihrer Lizenzen schon. Das ist der wirksamste Hebel vor der Verlängerung, und er wirkt sofort, statt auf bessere Konditionen zu hoffen.

Das Budget liegt fast immer in denselben Mustern: Konten, die gesperrt sind, aber weiter eine Lizenz tragen. Nutzer, die sich seit Monaten nicht angemeldet haben. Ganze Abteilungen auf einer zu großen Suite. Gekaufte Seats, die nie zugewiesen wurden. Add-ons wie Power BI Pro oder Teams Phone mit der Gießkanne verteilt.

Beispiel: 20 inaktive E5-Konten zu rund 58 Euro binden 1.160 Euro im Monat, Geld für Lizenzen, hinter denen kein einziger Login steht. Wie groß der Posten im eigenen Tenant ist, schätzt der Rechner auf der Startseite.

Welche acht Posten das im Detail sind und wie Sie sie ohne Datenverlust und Compliance-Risiko bereinigen, zeigt der Leitfaden Microsoft 365 Lizenzkosten senken.

Für gemeinnützige Organisationen kommt eine zweite Änderung obendrauf. Der Zuschuss für Business Premium ist gestrichen, während der Zuschuss für Business Basic mit bis zu 300 Plätzen weiterläuft; die verbliebenen Rabatte hängen prozentual an den neuen Listenpreisen und steigen deshalb mit. Was das rechnerisch bedeutet, steht unter Microsoft 365 Nonprofit-Lizenzen: Wegfall und Alternativen.

Der schwierige Teil ist nicht das Aufräumen, sondern die Entscheidung dahinter: Wer braucht seine Lizenz wirklich, und wer kommt mit einer kleineren aus? Ein Lizenzbericht zeigt, wer welche Lizenz hat. Er zeigt nicht, ob sie genutzt wird. Genau diese Nutzungs-Analyse pro Nutzer nimmt LessLicense automatisch und read-only vor, auf Basis von über 80 realen Datenpunkten, und macht daraus eine priorisierte Empfehlung mit konkretem Einsparbetrag. Steht ein Postfach unter einem Hold, blockiert die Analyse die Empfehlung zum Lizenzentzug und schlägt stattdessen einen Migrations-Task vor. Alles läuft on-premises in Ihrem eigenen Netzwerk, Nutzungsdaten verlassen Ihren Tenant nicht. Wie der Ablauf funktioniert, sehen Sie unter So funktioniert es.

FAQ

Wann tritt die Microsoft-365-Preiserhöhung 2026 in Kraft?

Sie ist zum 1. Juli 2026 in Kraft getreten, aber nicht für alle sofort. Die neuen Preise gelten erst bei der nächsten Vertragsverlängerung nach diesem Datum. Bestehende Jahres- und Mehrjahresverträge laufen bis zum Laufzeitende zum bisherigen Preis weiter. Microsoft informiert 30 Tage vorher im Message Center.

Um wie viel sind die Microsoft-365-Preise 2026 gestiegen?

Je nach Plan unterschiedlich. Business Basic ist um 16,7 Prozent gestiegen, Business Standard um 12,0 Prozent, Microsoft 365 E3 um 8,3 und E5 um 5,3 Prozent, Office 365 E3 um 13,0 Prozent. Am stärksten haben die Frontline-Pläne zugelegt: F1 um 33, F3 um 25,0 Prozent. Business Premium, Office 365 E1 und Microsoft 365 E7 sind unverändert geblieben.

Steigt der Preis für Microsoft 365 Business Premium?

Nein. Business Premium ist bei rund 19 Euro pro Nutzer und Monat geblieben, während Business Standard gestiegen ist. Dadurch ist der Preisabstand zwischen beiden auf unter 7 Euro geschrumpft. Wer den in Premium enthaltenen Security- und Geräteverwaltungs-Stack heute separat zukauft, für den wird der Umstieg attraktiver.

Kann ich meine Microsoft-365-Lizenzen vor der Verlängerung noch reduzieren?

Das hängt an Ihrem Beschaffungsweg. Beim Kauf über einen Partner gilt die NCE-Regel: nur innerhalb von sieben Kalendertagen nach Kauf oder Verlängerung, danach ist die Reduzierung bis zur nächsten Verlängerung gesperrt. Beim Direktkauf entscheidet Ihr Abrechnungskonto. Unter dem älteren Microsoft Online-Abonnementvertrag können Sie auch unterjährig reduzieren, unter der Microsoft-Kundenvereinbarung gilt dieselbe Sieben-Tage-Frist. Welche Frist für welchen Weg gilt, zeigt die Tabelle der Reduktionsfenster je Beschaffungsweg. In jedem Fall ist der Verlängerungstermin der Zeitpunkt, an dem Sie den Bestand bereinigen.

Ist Copilot von der Preiserhöhung betroffen?

Der volle Microsoft 365 Copilot ist ein separates Add-on und nicht Teil dieser Suiten-Erhöhung. Microsoft bündelt aber zusätzliche Funktionen in die Pläne. Was KI-Funktionen über Copilot Credits zusätzlich kosten, zeigt der Leitfaden Was KI-Agenten in Microsoft 365 kosten.