Exchange Server SE Lizenz: Was Microsoft 365 schon abdeckt

Von Philipp Metzner · 27. Oktober 2026

Microsoft 365 E3 und E5 decken die Zugriffslizenzen für Exchange Server SE ab. Die Server-Lizenz ist aber in der Praxis nur im Enterprise Agreement inklusive. Wer Microsoft 365 über CSP bezieht, kauft sie zusätzlich. Das gilt auch für den letzten Server, der im Hybrid-Betrieb nur noch Mails weiterleitet. Für Exchange 2016 und 2019 endet mit dem Oktober 2026 das letzte Programm für Sicherheitsupdates.

Welche Lizenzen braucht Exchange Server SE?

Exchange Server SE wird nach dem Server-und-CAL-Modell lizenziert. Sie brauchen zwei Bausteine:

• Eine Server-Lizenz je laufender Instanz. Das gilt für einen physischen Server genauso wie für eine virtuelle Maschine. Die Lizenz gibt es als Standard und als Enterprise.
• Eine Zugriffslizenz (CAL, Client Access License) je Nutzer oder Gerät. Die Standard-CAL braucht jeder, der zugreift. Die Enterprise-CAL kommt für erweiterte Funktionen dazu, etwa In-Place Archive, In-Place Holds und Data Loss Prevention (DLP). Sie ersetzt die Standard-CAL nicht, sondern ergänzt sie.

CAL und Server-Edition sind unabhängig voneinander. Eine Enterprise-CAL funktioniert auch an einem Standard-Server. Nicht verwechseln sollten Sie die Exchange-CAL mit den RDS-CALs, die ein Terminalserver braucht. Was dort gilt, zeigt der Leitfaden zum Microsoft 365 Terminalserver.

Neu gegenüber Exchange 2019 ist eine Bedingung. Server-Lizenz und CALs zählen nur als Abo oder mit aktiver Software Assurance (SA). SA ist der Wartungsvertrag auf gekaufte Lizenzen. Eine einmal gekaufte Lizenz ohne SA reicht für Exchange Server SE nicht mehr. Die CALs können Sie durch passende Cloud-Lizenzen ersetzen, dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Drei Regeln werden oft übersehen:

• Outlook ist nicht enthalten. Nach Exchange 2003 hat Microsoft die Outlook-Lizenz aus der Exchange-CAL genommen. Das Programm lizenzieren Sie getrennt, meist über Microsoft 365 Apps.
• Externe Nutzer brauchen für den Grundzugriff keine CAL. Gemeint sind Personen außerhalb Ihrer Firma, etwa Ruheständler mit weiterbestehendem Postfach. Für die Enterprise-Funktionen brauchen auch sie beide CALs.
• Geteilte PCs lassen sich per Gerät lizenzieren. Eine Geräte-CAL deckt alle Personen an diesem PC. Das gilt, solange sie nicht zusätzlich von anderen Geräten zugreifen, etwa vom PC zu Hause.

Welche Microsoft-365-Lizenz deckt die Zugriffslizenzen ab?

Viele Cloud-Lizenzen bringen das Zugriffsrecht auf Exchange Server gleich mit. Microsoft nennt sie CAL-Äquivalente. Welche Pläne dazu zählen, steht in den Product Terms, Microsofts verbindlichen Lizenzbedingungen.

Drei Zeilen verdienen einen zweiten Blick:

• Office 365 E1 deckt nur die Standard-CAL. Ist für ein lokales Postfach eines E1-Nutzers Archiv, Aufbewahrung oder DLP aktiv, fehlt die Enterprise-CAL.
• Frontline-Lizenzen wie F1 und F3 decken keine Exchange-CAL ab. Greift Schichtpersonal auf den lokalen Server zu, braucht es eigene CALs.
• Business-Pläne stehen nicht in der Tabelle der CAL-Äquivalente. Sie enthalten aber Exchange Online Plan 1, und das zählt als Zugriffslizenz für die Standard-CAL. Laut Product Terms erfüllen solche Pakete die Anforderungen der enthaltenen Einzellizenzen. Das spricht dafür, dass Business-Pläne die Standard-CAL decken. Ausdrücklich geregelt ist der Fall aber nicht. Klären Sie ihn, bevor Sie CALs kaufen.

Wann ist die Server-Lizenz kostenlos?

Vor allem mit Microsoft 365 E3, E5 oder E7 aus einem Enterprise Agreement, Microsofts Volumenvertrag für große Organisationen. Die Product Terms nennen das Recht Extended Use Rights. Jeder Nutzer mit einer dieser Lizenzen darf Exchange Server, SharePoint Server und Skype for Business Server installieren. Die Zahl der Installationen ist nicht begrenzt. Die Server müssen allein Ihrer Firma dienen. Das gilt auch, wenn ein Dienstleister sie für Sie betreibt. Welche Dienstleister dafür in Frage kommen, regelt die Outsourcing-Klausel der Product Terms.

Das Recht hat zwei Grenzen:

• Nur bestimmte Nutzer. Auf so lizenzierte Server dürfen nur Nutzer mit E3, E5 oder E7 und externe Nutzer zugreifen. Microsoft stellt in seiner Exchange-FAQ klar, dass eine einzelne E3-Lizenz den Server nicht für weitere Nutzer freimacht. Greifen auch Nutzer mit E1, F3 oder Business-Plänen zu, brauchen Sie eine reguläre Server-Lizenz. Für Nutzer ohne CAL-Äquivalent kommen CALs dazu.
• Nur bestimmte Verträge. Für Nutzerlizenzen aus dem Microsoft Customer Agreement (MCA) gilt das Recht ausdrücklich nicht. Dasselbe gilt für das Microsoft Cloud Agreement. Über das MCA laufen CSP und der Direktkauf bei Microsoft.

Office 365 E3 und E5 bringen dieses Recht nicht mit. Die Product Terms nennen es nur für Microsoft 365 E3, E5 und E7. Office 365 deckt also die Zugriffslizenzen, die Server-Lizenz kaufen Sie dazu.

Microsofts Exchange-FAQ nennt neben dem Enterprise Agreement auch Open License und Open Value. Laut Product Terms gibt es Microsoft 365 E3, E5 und E7 dort aber nicht. Open License ist zudem seit 2022 geschlossen. Praktisch bleibt das Enterprise Agreement.

Eine zweite kostenlose Lizenz gibt es für Server, die im Hybrid-Betrieb nur Empfänger verwalten. Was sie abdeckt und wo sie endet, zeigt der Abschnitt zum letzten Exchange-Server weiter unten.

Was gilt, wenn Sie Microsoft 365 über CSP beziehen?

Die Zugriffslizenzen bleiben gedeckt, die Server-Lizenz nicht. Die Product Terms führen Microsoft 365 E3 und E5 auch im MCA, also im CSP, als CAL-Äquivalent. Die Extended Use Rights gelten dort nicht. Microsoft bestätigt das in seiner Lizenz-FAQ ohne Einschränkung. CSP-Versionen von Microsoft 365 E3 und E5 enthalten danach keine Extended Use Rights für Exchange Server.

In Foren hält sich trotzdem die Annahme, E3 decke den lokalen Server immer mit ab. Im Enterprise Agreement stimmt das, im CSP nicht. Wer vom EA in den CSP wechselt, verliert das Recht mit dem Wechsel. Die übrigen Unterschiede zeigt der Leitfaden zum Wechsel vom Enterprise Agreement zu CSP.

Die Server-Lizenz kaufen Sie dann einzeln. Die Product Terms führen Exchange Server SE auch unter dem MCA. Sie fügen hinzu, dass es möglicherweise nicht in jedem Kanal und Land verfügbar ist. Dieselbe Einschränkung nennen sie auch für das Enterprise Agreement. Fragen Sie Ihren CSP-Partner, ob er Server-Lizenz und CALs liefern kann und zu welchem Preis.

Wer Software-Abos im CSP mit Jahresbindung monatlich bezahlt, trägt seit dem 1. Oktober 2026 einen Aufschlag von 5 Prozent. Bestehende Abos trifft das ab der ersten Verlängerung. Betroffen sind Software-Abos wie CALs, Windows Server und SQL Server. Jährliche Zahlung und Monatsabos bleiben unverändert.

Brauche ich für den letzten Exchange-Server im Hybrid eine Lizenz?

Nur, wenn er mehr tut als Empfänger verwalten. Für reine Verwaltungsserver stellt Microsoft über den Hybrid Configuration Wizard (HCW) eine kostenlose Lizenz aus. Sie gilt nur für die Empfängerverwaltung. Gemeint ist die Pflege von Postfach-Eigenschaften für Nutzer, die aus dem lokalen Active Directory synchronisiert werden. Das ist der übliche Rest nach dem Umzug nach Exchange Online.

Eine reguläre Server-Lizenz brauchen Sie, sobald der Server eine dieser Aufgaben hat:

• Er hält Postfächer vor Ort.
• Er arbeitet als Edge-Transport-Server.
• Er leitet Mails weiter, etwa als SMTP-Relay für Drucker, Scanner oder Anwendungen.
• Er übernimmt den Mailfluss zwischen lokaler Umgebung und Exchange Online.

Gerade das SMTP-Relay wird oft vergessen. Häufig bleibt der letzte Server stehen, damit Multifunktionsgeräte weiter Mails versenden. Für diese Aufgabe reicht die kostenlose Hybrid-Lizenz nicht.

Auch die kostenlose Lizenz hat bei Exchange Server SE einen Haken. Updates gibt es nur mit SA oder einer passenden Cloud-Lizenz. Und Updates brauchen auch reine Verwaltungsserver, das betont Microsoft ausdrücklich.

Ganz ohne Server geht es auch. Mit den Exchange Management Tools und PowerShell verwalten Sie Empfänger, ohne dass ein Exchange-Server läuft. Dann brauchen Sie keine Hybrid-Lizenz. Das passt, wenn alle Postfächer und öffentlichen Ordner in Exchange Online liegen. Zudem darf keine der vier Aufgaben oben mehr anfallen.

Was wird aus alten Lizenzen für Exchange 2016 und 2019?

Ohne SA zählen sie für Exchange Server SE nicht. Exchange 2016 und 2019 sind seit dem 14. Oktober 2025 ohne Support. Microsoft bot danach ein kostenpflichtiges Programm für erweiterte Sicherheitsupdates an. Seine zweite und letzte Periode endet mit dem Oktober 2026. Danach erscheinen Updates nur noch für Exchange Server SE.

Für Ihre Lizenzen heißt das:

• Mit aktiver SA dürfen Sie auf Exchange Server SE wechseln. Solange die SA läuft, bleiben Server und CALs gültig.
• Ohne SA behalten Sie das Recht auf Ihre alte Version, aber nicht auf Exchange Server SE. Updates bekommt der alte Server nicht mehr.
• Ausgelaufene SA lässt sich in der Regel nicht nachkaufen. SA gibt es meist nur zusammen mit der Lizenz oder als Verlängerung einer laufenden SA. Ist sie ausgelaufen, kaufen Sie die Lizenz neu mit SA oder als Abo.

In Foren taucht dieser Fall regelmäßig auf. Ein CAL-Bestand ohne SA zählt für Exchange Server SE nicht, egal wie groß er ist. Dann bleiben zwei Wege. Sie kaufen neue Lizenzen, oder Sie bringen die Postfächer in die Cloud, wo keine CAL mehr nötig ist.

Technisch ist der Weg von Exchange 2019 kurz. Ab Cumulative Update 14 lässt sich Exchange 2019 direkt auf Exchange Server SE aktualisieren. Von Exchange 2016 aus gibt es dieses direkte Upgrade nicht. Dort stellen Sie neue Server mit Exchange Server SE auf und verschieben die Postfächer. Planen Sie dafür nicht zu knapp. Microsoft hat das Cumulative Update 2 von Exchange Server SE für das erste Halbjahr 2027 angekündigt. Es lässt sich nicht mehr installieren, solange noch Exchange 2016 oder 2019 in der Organisation vorhanden ist.

Was kostet der Umstieg auf Exchange Server SE?

Microsofts Exchange-FAQ nennt keine Preise für Exchange Server SE. Sie verweist auf den Microsoft-Ansprechpartner und die offiziellen Lizenzquellen. Belegt sind die Preiserhöhungen für lokale Server-Produkte aus dem Jahr 2025:

Die Cloud-Lizenzen waren von dieser Runde nicht betroffen.

Vergleichen Sie deshalb drei Wege:

1. Server-Lizenz und CALs, jeweils mit SA oder als Abo.
2. Server-Lizenz plus Cloud-Lizenzen, die die CALs ersetzen.
3. Der vollständige Umzug nach Exchange Online, bei dem höchstens die Empfängerverwaltung bleibt.

Holen Sie für die ersten beiden Wege konkrete Angebote ein. Rechnen Sie mit den Preisen aus Ihrem Vertrag, nicht mit Werten aus Händlershops.

Wie finden Sie heraus, wer eine CAL braucht?

Mit zwei Listen, die Sie nebeneinanderlegen. Die erste zeigt je Person die Cloud-Lizenz. Daraus folgt, wer CAL-Rechte mitbringt. E3, E5 und E7 decken beide CALs, E1 und Exchange Online Plan 1 nur die Standard-CAL. F-Pläne decken keine Exchange-CAL, für Business-Pläne ist es nicht ausdrücklich geregelt. Die zweite Liste zeigt, wer tatsächlich auf den lokalen Server zugreift, vor allem wer dort ein Postfach hat.

Wo sich beide Listen nicht decken, fehlt eine CAL, oder Sie zahlen für eine zu viel. Typische Lücken sind Frontline-Nutzer mit lokalem Postfach. Dazu kommen E1-Nutzer, für die Archiv oder Aufbewahrung aktiv ist. Für Business-Nutzer mit lokalem Postfach klären Sie die Frage vor dem Kauf. Spätestens bei einer Lizenzprüfung fallen solche Lücken auf. Wie so eine Prüfung abläuft, zeigt der Leitfaden zum Microsoft 365 Lizenzaudit.

Die erste Liste liefert LessLicense. Die Analyse zeigt je Person die zugewiesene Lizenz. Daraus lesen Sie ab, wer CAL-Rechte mitbringt. Den Zugriff auf Ihren lokalen Server sieht LessLicense nicht, er liegt außerhalb der Microsoft-365-Schnittstellen. Diese zweite Liste kommt aus Ihrer Exchange-Verwaltung.

FAQ

Brauche ich mit Microsoft 365 E3 noch Exchange-CALs?

Nein. Microsoft 365 E3 ist ein CAL-Äquivalent und deckt Standard- und Enterprise-CAL ab. Das gilt für E3 aus dem Enterprise Agreement und aus dem CSP. Die Server-Lizenz ist eine andere Frage. Inklusive ist sie in der Praxis nur mit E3 aus dem Enterprise Agreement.

Deckt Microsoft 365 Business Premium den Zugriff auf Exchange Server ab?

Nicht ausdrücklich geregelt. Business Premium steht nicht in Microsofts Tabelle der CAL-Äquivalente. Der Plan enthält aber Exchange Online Plan 1, und das zählt als Zugriffslizenz für die Standard-CAL. Klären Sie den Fall, bevor Sie CALs kaufen. Für die Enterprise-Funktionen reicht Exchange Online Plan 1 nicht.

Ist die Hybrid-Lizenz für Exchange Server SE kostenlos?

Ja, für Server, die nur Empfänger verwalten. Die Lizenz kommt über den Hybrid Configuration Wizard. Updates bekommt der Server aber nur mit SA oder einer passenden Cloud-Lizenz. Hält der Server Postfächer, leitet Mails weiter oder arbeitet als Edge-Transport, brauchen Sie eine reguläre Server-Lizenz.

Gibt es Exchange Server SE über CSP?

Laut Product Terms ja, mit Einschränkung. Sie führen Exchange Server SE unter dem MCA, über das der CSP läuft. Es ist aber möglicherweise nicht in jedem Kanal und Land verfügbar. Dieselbe Einschränkung nennen die Product Terms auch für das Enterprise Agreement. Fragen Sie Ihren Partner, ob er die Server-Lizenz liefern kann und zu welchem Preis.

Was passiert nach dem Ende der Sicherheitsupdates für Exchange 2019?

Der Server läuft weiter, bekommt aber keine Sicherheitsupdates mehr. Microsofts kostenpflichtiges Programm für erweiterte Updates endet mit dem Oktober 2026. Danach erscheinen Updates nur noch für Exchange Server SE. Wer lokal bleibt, aktualisiert ab Cumulative Update 14 direkt auf Exchange Server SE. Dafür braucht er ein Abo oder aktive SA.