IT-Budget-Zusammensetzung: wohin Microsoft und M365 gehen

Die meisten Unternehmen kennen ihr IT-Budget als eine große Summe, aber nicht seine Bestandteile. Diese Aufschlüsselung geht die Kette von oben nach unten durch: vom gesamten IT-Budget über den Microsoft-Anteil bis zu den M365-Lizenzen, und schließlich zu dem einen Betrag, den Sie tatsächlich senken können. Alle Zahlen sind hergeleitete Größenordnungen für einen Industrie-Mittelständler mit 1.000 Mitarbeitern, keine Messwerte.

Warum kaum ein IT-Leiter seine Microsoft-Rechnung genau kennt

Fragen Sie eine IT-Leitung, wie viel des Budgets an Microsoft geht, und Sie bekommen selten eine belastbare Zahl. Das liegt nicht an Nachlässigkeit, sondern daran, dass IT-Kosten sich überlappen. Das Security-Team ist zugleich Personal. Ein Security-Dienstleister ist zugleich externe Beratung. Eine M365-Lizenz ist zugleich Produktivität, Security und Geräteverwaltung. Wer die Kosten in eine einzige flache Liste presst, zählt entweder doppelt oder verliert die Übersicht.

Sauber wird es erst, wenn man das Budget in Ebenen zerlegt und jede Ebene aus der darüberliegenden ableitet. Genau das machen wir hier, vom gesamten IT-Budget bis zu dem einen Betrag, den Sie tatsächlich in der Hand haben.

Ebene 1: Das IT-Budget, rund 6 Millionen Euro

Ein deutscher Mittelständler gibt im Schnitt rund 2,6 Prozent seines Umsatzes für IT aus, oder anders gerechnet etwa 6.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr. Für 1.000 Mitarbeiter sind das rund 6 Millionen Euro. Die Branche verschiebt das stark: Handel und schlanke Industrie liegen näher an 2,5 bis 4 Millionen, Banken, Versicherer und Softwarehäuser eher bei 9 Millionen und mehr.

Wofür geht dieses Geld drauf? Der größte Block ist Personal, rund 40 Prozent. Es folgen externe Dienstleister mit etwa 17 Prozent, Software und Lizenzen mit rund 13 Prozent, Cloud mit 9 Prozent, Hardware und Rechenzentrum mit 9 Prozent, dazu Netzwerk, Wartung und Sonstiges.

Die erste ehrliche Erkenntnis: Der Löwenanteil ist praktisch fix. An Personal, Rechenzentrum und Hardware schneidet man nicht mal eben, ohne den Betrieb zu gefährden. Wer sein IT-Budget senken will, muss zuerst wissen, welcher Teil überhaupt beweglich ist.

Ebene 2: Das Microsoft-Budget, rund 0,6 Millionen Euro

Microsoft ist in fast jedem Unternehmen der mit Abstand größte Software-Lieferant. In Umfragen nennen 58 Prozent der Firmen Microsoft als ihren größten Ausgabenposten unter allen Software-Anbietern, weitere 22 Prozent als zweitgrößten. Microsoft ist zugleich der am häufigsten auditierte Anbieter.

Das führt zu einem verbreiteten Denkfehler. Aus der Aussage „Microsoft ist unser größter Software-Anbieter" wird schnell „Microsoft ist ein riesiger Teil unseres IT-Budgets". Beides gleichzeitig zu glauben ist falsch. Der Microsoft-Anteil summiert sich über mehrere Kostenarten: M365-Lizenzen, Azure-Verbrauch, Windows- und SQL-Server-Lizenzen, Copilot, Surface-Geräte und Microsoft-Support. Zusammen sind das für unsere Beispielfirma rund 0,6 Millionen Euro.

Das sind zwei Zahlen für denselben Betrag, aus verschiedenen Blickwinkeln:

• Rund 10 Prozent des gesamten IT-Budgets.
• Aber rund 39 Prozent des Software- und Cloud-Anteils.

Beide stimmen. Microsoft dominiert die Software-Rechnung, ist aber ein überschaubarer Teil des Gesamtbudgets, weil das Budget zu 60 Prozent aus Nicht-Software besteht, aus Personal, Hardware und Betrieb. Ein Nebeneffekt: Ob Sie Microsoft direkt oder über einen Reseller kaufen, ändert nichts daran, dass es ein Microsoft-Produkt ist. Für die Frage „was gebe ich für Microsoft aus" zählt das Produkt, nicht der Rechnungssteller.

Ebene 3: Das Lizenz-Budget, rund 0,33 Millionen Euro

Von den 0,6 Millionen Microsoft-Ausgaben ist gut die Hälfte M365-Lizenzen, also etwa 0,33 Millionen Euro pro Jahr, oder rund 330 Euro pro Nutzer. Ein Betrieb dieser Größe setzt überwiegend Enterprise-Lizenzen ein, E3 und teils E5, deshalb liegt der Wert pro Kopf höher als der bundesweite Durchschnitt von rund 254 Euro pro Seat. Dieser Durchschnitt fällt niedriger aus, weil er alle Firmen und Pläne mischt, auch die vielen günstigen Frontline- und Kleinbetriebs-Lizenzen, die ihn drücken. Woraus er sich zusammensetzt, zeigt der Beitrag Was Deutschland für Microsoft 365 ausgibt.

Diese Ebene hat eine Eigenschaft, die keine andere im ganzen Budget hat: Sie ist exakt ablesbar, nicht geschätzt. Jede Lizenz steht als eigene Position in der Abrechnung, pro Nutzer, pro Monat, pro Plan. Damit ist das Lizenz-Budget der einzige größere Posten, bei dem Sie nicht über Näherungen und Branchenschnitte diskutieren, sondern die echte Zahl kennen. Und genau deshalb ist es der Ansatzpunkt.

Wo die Ersparnis wirklich sitzt, und wo nicht

Die naheliegende Frage lautet: Warum nicht beim größten Block sparen, beim Personal? Weil dort der Betrieb dranhängt. Personal, Rechenzentrum und Hardware zu kürzen heißt, Leistung zu kürzen. Das ist kein Sparen, das ist Schrumpfen.

Die bewegliche Fläche ist das Lizenz-Budget. Und dort sammelt sich Verschwendung aus einem strukturellen Grund: SaaS-Lizenzen werden pro Nutzer und Monat abgerechnet, ein ungenutzter Seat blutet also laufend Geld, anders als eine einmal gekaufte Software. Die typischen Muster:

• Konten, die gesperrt sind, aber weiter eine Lizenz tragen.
• Nutzer, die seit Monaten inaktiv sind.
• Ganze Abteilungen auf E5, obwohl E3 plus gezielte Add-ons reichen würde.
• Add-ons mit der Gießkanne verteilt.
• Security-Funktionen, die in E5 schon enthalten sind und zusätzlich als separates Tool gekauft werden.

Erfahrungswerte für den realisierbaren Anteil liegen bei 10 bis 20 Prozent der Lizenzkosten, bei einem lange vernachlässigten Bestand auch bis zu 30 Prozent. Welche Posten das im Detail sind, zeigt der Leitfaden Microsoft 365 Lizenzkosten senken.

Die Gesamtersparnis, ehrlich gerechnet

Auf die M365-Zeile unserer Beispielfirma angewandt, ergeben 10 bis 20 Prozent rund 0,03 bis 0,07 Millionen Euro pro Jahr. Wenn das Thema lange liegengeblieben ist, sind auch 30 Prozent realistisch, also rund 0,10 Millionen. Dieselbe Größenordnung aus drei Blickwinkeln:

• 10 bis 20 Prozent der M365-Lizenzkosten, im vernachlässigten Fall bis zu 30 Prozent.
• Rund 50 bis 65 Euro pro Nutzer und Jahr.
• Rund 0,5 bis 1,1 Prozent des gesamten IT-Budgets.

Als Anteil am Gesamtbudget klingt das klein. Der Punkt ist ein anderer. Dieses eine Prozent hat vier Eigenschaften, die kaum eine andere IT-Ersparnis hat. Es ist reine Marge, ohne Gegenaufwand, anders als ein Projekt, das erst etwas kostet. Es ist schnell, eine Sache von Wochen, nicht von einem Budgetzyklus. Es ist messbar, im Gegensatz zu fast jeder anderen Sparmaßnahme in der IT. Und es entsteht ohne Kollateralschaden, niemand arbeitet schlechter, die Security-Posture bleibt gleich, kein Server wird abgeschaltet.

Es ist, kurz gesagt, der sauberste Schnitt im ganzen Budget.

Der ehrliche Rahmen

Alle Zahlen hier sind hergeleitete Größenordnungen für einen Industrie-Mittelständler mit 1.000 Mitarbeitern. Sie sind branchenabhängig, ein Software- oder Finanzunternehmen liegt auf jeder Ebene höher. Es sind keine Messwerte, sondern eine nachvollziehbare Kette aus belegten Ausgangsgrößen.

Die einzige Zahl, die für Ihr Unternehmen wirklich zählt, ist der gemessene Ist-Wert Ihres eigenen Tenants. Wie viele Ihrer E5-Seats nutzen die E5-Funktionen? Wie viele Postfächer sind inaktiv, werden aber lizenziert? Wie viele Nutzer kämen mit einer kleineren Stufe aus?

Genau diese Fragen beantwortet LessLicense, automatisch und read-only, auf Basis von über 80 realen Nutzungsdatenpunkten pro Nutzer. Daraus wird eine priorisierte Empfehlung mit konkretem Einsparbetrag, nicht ein Branchendurchschnitt. Alles läuft in Ihrem eigenen Netzwerk, Nutzungsdaten verlassen Ihren Tenant nicht. Wie der Ablauf funktioniert, sehen Sie unter So funktioniert es.

FAQ

Wie viel gibt ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern für IT aus?

Größenordnung rund 6 Millionen Euro pro Jahr, hergeleitet aus etwa 2,6 Prozent vom Umsatz beziehungsweise rund 6.000 Euro pro Mitarbeiter (VDMA-Benchmark). Die Branche verschiebt das stark, von rund 2,5 Millionen im Handel bis über 9 Millionen bei Banken und Softwarehäusern.

Wie viel des IT-Budgets geht an Microsoft?

Größenordnung rund 10 Prozent, also etwa 0,6 Millionen bei einem 6-Millionen-Budget. Wichtig ist die Unterscheidung: Am Software- und Cloud-Anteil ist Microsoft mit rund 39 Prozent viel größer, am gesamten IT-Budget aber nur etwa ein Zehntel, weil der Großteil des Budgets Personal, Hardware und Betrieb ist.

Wie viel davon sind M365-Lizenzen?

Gut die Hälfte des Microsoft-Anteils, für unsere Beispielfirma etwa 0,33 Millionen Euro pro Jahr oder rund 330 Euro pro Nutzer. Ein Betrieb dieser Größe nutzt überwiegend Enterprise-Lizenzen, deshalb liegt der Wert über dem bundesweiten Durchschnitt von rund 254 Euro pro Seat. Anders als die meisten IT-Kosten ist dieser Betrag pro Nutzer exakt aus der Abrechnung ablesbar.

Wie viel kann man bei M365 realistisch sparen?

Erfahrungswerte liegen bei 10 bis 20 Prozent der Lizenzkosten durch ungenutzte und überdimensionierte Lizenzen, für die Beispielfirma also rund 0,03 bis 0,07 Millionen pro Jahr. Wurde das Thema zuvor nie systematisch angefasst, sind auch rund 30 Prozent realistisch, das wären rund 0,10 Millionen. Der belastbare Wert ist immer der gemessene Ist-Wert des eigenen Tenants.

Quellen und Herleitung der Annahmen

IT-Budget-Größe (rund 6 Mio, 2,6 Prozent vom Umsatz, 6.000 Euro pro Mitarbeiter): VDMA IT-Kosten Benchmark 2025, Management Summary (169 Betriebe Maschinen- und Anlagenbau, Erhebung 2024). Vergleichskorridor „zwei bis drei Prozent" aus CIO.de / Computerwoche (Konzern-Einzelwerte, Datenbasis rund 2021).

Kostenstruktur (Personal größter Block, rund 40 Prozent): VDMA Benchmark 2025 (Verhältnis Sachkosten zu Personalkosten rund 60 zu 40). Gartner IT Key Metrics Data (Personal als größter Kostenpool). Klassifikations-Rahmen: TBM-Taxonomie v5.0.1 (Cost Pools und IT-Towers), FinOps Framework.

Microsoft als größter Software-Anbieter: Statista-Umfrage 2022 (58 Prozent nennen Microsoft als größten, 22 Prozent als zweitgrößten Software-Ausgabenposten). Vertice 2026 (Microsoft Rang 1 nach Spend im Enterprise-Segment). Flexera 2026 State of ITAM (Microsoft meistauditierter Vendor).

Microsoft-Anteil rund 10 Prozent des IT-Budgets, rund 39 Prozent des Software-und-Cloud-Anteils: eigene Proxy-Herleitung aus dem M365-Lizenzwert und dem M365-Anteil am Microsoft-Spend. Umsatzmix als Proxy: Microsoft 10-K FY2025 (M365 Commercial rund 31 Prozent, Server und Cloud rund 35 Prozent des Konzernumsatzes von 281,7 Mrd USD). Vendor-Zuordnung nach der FinOps-FOCUS-Spezifikation (Feld PublisherName, getrennt vom Rechnungssteller).

M365-Lizenzkosten (bundesweiter Schnitt rund 254 Euro pro Seat, enterprise-lastig rund 330 Euro, E3 453, E5 698 Euro pro Jahr): offizielle Microsoft-Preisseiten (microsoft.com/de-de, Stand 2026, nach der Preiserhöhung vom 1. Juli 2026); Blended-Schnitt aus dem Segment-Modell in Was Deutschland für Microsoft 365 ausgibt.

M365-Verschwendung 10 bis 20 Prozent, bis zu 30 Prozent bei nie optimiertem Bestand: CoreView Office 365 License Optimization Report (Herstellerquelle, gealtert, hier nur als Größenordnung verwendet), gestützt durch allgemeine SaaS-Waste-Studien mit 40 bis 53 Prozent ungenutzter Lizenzen (Zylo, Productiv) als Kontext.

IT-Security-Anteil rund 18 Prozent des IT-Budgets (Querschnitt): Bitkom 2025 (Befragung von 1.002 Unternehmen ab 10 Beschäftigten).