Microsoft 365 Lizenz entziehen: was mit den Daten passiert

Wer eine Microsoft-365-Lizenz entzieht, startet für die Daten des Nutzers unterschiedliche Fristen. Das Postfach wird ohne Aufbewahrung nach 30 Tagen gelöscht, das OneDrive nach 60 unlizenzierten Tagen schreibgeschützt und nach 93 archiviert. Die Rechnung sinkt dadurch noch nicht, dafür ist ein zweiter Schritt nötig.

Dieser Artikel sortiert die Fristen nach Situationen: nur Lizenz entzogen, Aufbewahrung im Spiel, Konto gelöscht, und der Rückweg. Jede Angabe stammt aus Microsofts eigener Dokumentation, Stand August 2026.

Was passiert, wenn Sie die Microsoft-365-Lizenz entziehen?

Für das Postfach hält Microsoft die Exchange-Daten 30 Tage, danach werden sie gelöscht und sind nicht wiederherstellbar. Wer innerhalb der Frist erneut eine Lizenz zuweist, bekommt das Postfach vollständig zurück.

Auf rund 60 Tage verlängert sich das nur mit Delicensing Resiliency, und die beiden Hälften wirken unterschiedlich. In den ersten 30 Tagen behält der Nutzer den vollen Postfachzugriff, danach greift die reguläre Frist, in der nur noch die Wiederherstellung per Lizenzzuweisung möglich ist. Die Funktion setzt mehr als 5.000 Nicht-Trial-Lizenzen im Tenant voraus und muss per PowerShell eingeschaltet werden. Sie greift nicht bei Postfächern mit Hold, nicht bei freigegebenen Postfächern, nicht bei Trial-Lizenzen und derzeit nur in der Commercial Cloud. Für kleinere Tenants existiert sie nicht.

Wurde vor dem Entzug kein Hold gesetzt, ist das Postfach danach nicht mehr über Content Search oder eDiscovery Premium auffindbar. Eine Karenzzeit dafür ist nicht dokumentiert. Mit vorher gesetztem Hold bleibt das getrennte Postfach durchsuchbar, bis der Hold entfernt wird.

Für das OneDrive gelten eigene Marken. Nach 60 unlizenzierten Tagen wird das Konto schreibgeschützt, nach 93 archiviert. Beides greift laut Microsoft unabhängig davon, ob eine Abrechnung eingerichtet ist. Was am Tag 93 geschieht, hängt vom Zustand ab: Existiert das Benutzerkonto in Entra ID noch, wird archiviert. Ist es gelöscht, läuft der Standard-Löschprozess. Die Aufbewahrungsmechanismen werden dabei beachtet, sofern die Abrechnung für unlizenzierte OneDrive-Konten aktiviert ist.

Microsofts Zeitachse führt zwei weitere Marken. Ab Tag 275 ist das Konto nicht mehr über eDiscovery erreichbar, ab Tag 365 ist es löschgefährdet. Diese 365 Tage sind eine eigene Uhr für kumulierte unbezahlte Tage, nicht der Zähler für die Tage 60 und 93.

Auf die Rechnung wirkt der Entzug zunächst nicht. Microsoft trennt beides ausdrücklich. Die Lizenz vom Nutzer zu nehmen gibt einen Platz frei, das Reduzieren der gekauften Menge ist ein eigener Schritt des Abrechnungsadministrators. Bei Bezug über einen Partner oder über Volumenlizenzen ist er im Admin Center gar nicht möglich. Bei Jahresvertrag oder laufendem Abrechnungszeitraum geht er erst zum Ende der Verpflichtung.

Ein zweiter Vorbehalt betrifft den häufigsten Fall dieses Artikels. Prüfen Sie vor jedem Entzug, ob auf dem Postfach eine E-Mail-Weiterleitung eingerichtet ist. Ist sie es, darf die Lizenz nicht fallen, denn der Entzug beendet die Weiterleitung und deaktiviert das Postfach.

Was passiert, wenn auf dem Postfach eine Aufbewahrung liegt?

Wird bei einem aktiven Nutzer mit regulärem Postfach und anliegendem Hold nur die Lizenz entzogen, entsteht ein Fehlerzustand. Microsoft beschreibt ihn ausdrücklich als beabsichtigtes Verhalten und führt einen eigenen Artikel dazu.

Die Symptome sind dokumentiert. Im Admin Center erscheint „The execution of cmdlet Disable-Mailbox failed". Änderungen an den Benutzerattributen in Entra ID synchronisieren nicht mehr nach Exchange Online. Und das Postfach bleibt aktiv, statt zu einem inaktiven Postfach zu werden. Betroffen sind reine Cloud-Tenants ebenso wie hybride Umgebungen.

Microsofts Lösungsweg beginnt damit, die Lizenz wieder zuzuweisen, weil die weiteren Schritte ein lizenziertes Konto voraussetzen. Der Fehler ist also heilbar, kostet aber einen Umweg.

Der dokumentierte Weg zur dauerhaften Aufbewahrung verläuft anders. Die Aufbewahrung wird gesetzt, ihre Wirksamkeit wird geprüft, und erst danach wird das Benutzerkonto gelöscht. Dann entsteht ein inaktives Postfach. Es bleibt ohne Lizenz erhalten, bis die Aufbewahrungsrichtlinie oder das Label entfernt wird, und die Inhalte bleiben über eDiscovery durchsuchbar und exportierbar.

Die Prüfung ist dabei keine Formsache. Greift die Aufbewahrung nicht, entsteht kein inaktives Postfach. Microsoft empfiehlt für diesen Zweck die Microsoft-365-Aufbewahrung. Litigation Hold funktioniert weiter, gilt aber als ältere Technik.

Was blockiert beim OneDrive die Löschung?

Steht ein unlizenziertes Konto unter einer Aufbewahrungsrichtlinie, lässt es sich nicht löschen, und der Administrator bekommt eine Fehlermeldung. Der Bericht im Admin Center führt dafür einen eigenen Grund unter „Deletion blocked by".

Beim Löschen arbeitet Microsoft drei Mechanismen der Reihe nach ab, allerdings nur bei aktivierter Abrechnung für unlizenzierte OneDrive-Konten: zuerst die OneDrive-Aufbewahrungsfrist, dann Aufbewahrungsrichtlinien, dann Legal Holds. Erst wenn alle drei erfüllt sind, wird abgeräumt. Im unbezahlten Zustand ist die Aufbewahrungsrichtlinie laut Microsoft nicht mehr gültig.

Seit dem 1. Juli 2026 läuft zusätzlich eine kumulative Uhr über 365 unbezahlte Tage. Als unbezahlt gilt ein unlizenziertes Konto, das weder von einer kostenpflichtigen Lizenz noch von einer Abrechnungsoption gedeckt ist. Ist die Abrechnung für unlizenzierte OneDrive-Konten aktiviert, werden Aufbewahrungsrichtlinien, Fristen und Litigation Holds bei archivierten Konten weiterhin beachtet. Ist sie nicht aktiviert, wird das Konto nach 365 unbezahlten Tagen löschgefährdet, auch wenn eine Aufbewahrung darauf liegt.

Kommt es zur Löschung, bleiben die eDiscovery-Hold-Einträge bestehen, die Inhalte sind aber weg. Die Zuweisung der Aufbewahrungsrichtlinie sieht im Portal weiter gesund aus, nur der Ort, auf den sie zeigt, existiert nicht mehr.

Für Konten, die am 1. Juli 2026 bereits unlizenziert und unbezahlt waren, startete diese Uhr an diesem Tag. Das früheste Löschrisiko liegt damit auf dem 1. Juli 2027. Ausgenommen sind EDU-, GCC- und DoD-Kunden, wobei als EDU-Tenant gilt, wer mehr als 50 Prozent Bildungslizenzen hält.

Welche Fristen gelten, wenn das Konto gelöscht wird?

Nach dem Löschen laufen mehrere Fristen nebeneinander, und sie sind unterschiedlich lang. Wer eine davon für alle hält, verschenkt Zeit oder verliert Daten.

Aus dem Papierkorb der Websitesammlung holt man ein OneDrive nur per PowerShell zurück, nicht über die Oberfläche. Liegt auf dem OneDrive eine Purview-Aufbewahrungsrichtlinie oder ein Hold, blockiert das die reguläre Löschung, aber nur solange das Konto bezahlt ist. Ohne eingeschaltete Abrechnung ist es nach 365 kumulativ unbezahlten Tagen löschgefährdet, trotz Hold. Für EDU-, GCC- und DoD-Tenants gilt diese Regel nicht.

Bei Zeile drei kommt es auf die Art des Holds an. Ein inaktives Postfach entsteht durch eine Microsoft-365-Aufbewahrungsrichtlinie oder ein Label, durch Litigation Hold oder durch einen eDiscovery-Hold. Eine Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie nach MRM erzeugt dagegen kein inaktives Postfach, obwohl im Portal eine Aufbewahrung am Postfach hängt.

Zwei weitere Bedingungen gehören dazu. Die Microsoft-365-Aufbewahrung muss auf Inhalte behalten oder behalten und dann löschen stehen, eine reine Löschrichtlinie genügt nicht, und sie muss den Speicherort Exchange-E-Mail umfassen. Und hängt das Postfach an einem eDiscovery-Case-Hold, wird es endgültig gelöscht, sobald der Fall geschlossen oder der Hold aufgehoben wird, ohne Papierkorb und ohne Frist.

Zwei Konten dürfen nicht gelöscht werden: solche mit eingerichteter E-Mail-Weiterleitung und solche, deren Postfach in ein freigegebenes umgewandelt wurde. Beide Funktionen brauchen das Konto weiterhin.

Beim Weiterleitungs-Konto darf zusätzlich die Lizenz nicht entzogen werden. Der Entzug stoppt laut Microsoft die Weiterleitung und deaktiviert das Postfach. Beim freigegebenen Postfach ist der Entzug dagegen vorgesehen, solange es unter 50 GB bleibt.

Wie kommt man an ein archiviertes OneDrive zurück?

Entscheidend ist, ob dem archivierten Konto noch ein Benutzer zugeordnet ist. Ist die Identität in Entra ID gelöscht, gibt es keinen zugeordneten Benutzer mehr.

Ist ein Benutzer zugeordnet, weist man ihm eine Lizenz mit OneDrive zu. Das Konto reaktiviert sich binnen 24 bis 48 Stunden. Eine Reaktivierungsgebühr fällt nicht an, und die Abrechnung muss dafür nicht eingeschaltet sein.

Fehlt der zugeordnete Benutzer, lässt sich das Konto nicht direkt neu lizenzieren. Microsoft empfiehlt dann, benötigte Inhalte auf eine SharePoint-Site oder ein aktives lizenziertes OneDrive zu verschieben.

Prüfen Sie zuerst, ob sich der Benutzer wiederherstellen oder die Zuordnung reparieren lässt. Ein gelöschtes Konto ist 30 Tage lang wiederherstellbar, und für eine kaputte Zuordnung beschreibt Microsoft den Weg über den Fix bei abweichender Website-Benutzer-ID. Gelingt das, reaktiviert das Konto gebührenfrei.

Erst wenn das ausfällt, wird es kostenpflichtig. Ein bereits archiviertes Konto ohne zugeordneten Benutzer muss vor dem Verschieben reaktiviert werden. Das setzt ein Azure-Abonnement mit nutzungsbasierter Abrechnung und die eingeschaltete Abrechnung für unlizenzierte Konten voraus und kostet einmalig 0,60 US-Dollar je GB.

Die Speichergebühr betrifft mehr als das eine Konto, und sie beginnt früher als erwartet. Sie fällt bereits mit dem Einschalten der Abrechnung an, nicht erst mit der ersten Reaktivierung, und zwar mit 0,05 US-Dollar je GB und Monat für alle unlizenzierten Konten der Organisation über 93 Tage. Wer den Schalter nur umlegt, um sich die Optionen anzusehen, zahlt ab diesem Moment für den gesamten Bestand.

Ein Beispiel: 25 Austritte über zwei Jahre, je 50 GB, ergibt 1.250 GB. Wer die Abrechnung einschaltet, um ein einzelnes 50-GB-Konto zu retten, zahlt dafür 30 US-Dollar einmalig. Dazu kommen 62,50 US-Dollar im Monat für den gesamten Bestand, also 750 US-Dollar im Jahr. Listenpreise laut Microsoft, Stand August 2026.

Planen Sie diesen Weg als befristetes Fenster. Ein über Microsoft 365 Archive reaktiviertes Konto bleibt nur 30 Tage aktiv und wird danach automatisch wieder archiviert. Wer die Daten in dieser Frist nicht auf eine SharePoint-Site oder ein aktives lizenziertes OneDrive zieht, zahlt die einmalige Gebühr ein zweites Mal. Beim Weg über die Lizenzzuweisung gilt diese Frist nicht, dort bleibt das Konto aktiv, solange die Lizenz liegt.

Die Abrechnung lässt sich auch nachträglich einschalten. Microsoft rechnet in der eigenen Dokumentation genau diesen Fall vor, mit Konten, die längst archiviert sind.

In welcher Reihenfolge geht man vor?

Aus den Fristen ergibt sich eine Abfolge. Zuerst klären, ob Inhalte aufbewahrungspflichtig sind, und gegebenenfalls die Microsoft-365-Aufbewahrung setzen. Dann prüfen, ob sie greift. Dann das Konto löschen, denn nur so entsteht das inaktive Postfach.

Dazwischen gehört eine Warnung, die leicht übersehen wird. UPN, primäre SMTP-Adresse und vorhandene Aliase bleiben bis zum Löschen unverändert. Wer sie vorher umbaut, um die Adresse für den Nachfolger freizuräumen, bekommt das inaktive Postfach später nicht mehr aus der Aufbewahrungsrichtlinie und kann es damit auch nicht mehr löschen.

Holds sollten Sie nicht entfernen, nur um eine Lizenz freizubekommen. Microsoft beschreibt zwar einen Weg, den Kontofehler aufzulösen und die Lizenz danach weiterzuverwenden, und dieser Weg führt über das Entfernen der Holds. Er setzt aber voraus, dass die Aufbewahrung wirklich enden darf.

Der Grund steckt im letzten Schritt. Nach dem Entfernen eines Holds setzt Microsoft automatisch einen Delay-Hold, damit die Inhalte nicht sofort endgültig gelöscht werden. Wer auch diesen entfernt und dann die Lizenz entzieht, gibt genau die Daten zur Löschung frei, wegen derer die Aufbewahrung gesetzt wurde.

Soll die E-Mail-Adresse erhalten bleiben, wandelt man das Postfach in ein freigegebenes um. Dafür braucht das Konto eine zugewiesene Lizenz. Ist sie schon entzogen, weist man sie erneut zu, wandelt um und entfernt sie danach wieder. Das Benutzerkonto darf danach nicht gelöscht werden, es dient dem freigegebenen Postfach als Anker. Die oben beschriebene Reihenfolge mit dem Löschen des Kontos gilt für diesen Fall also nicht.

Zwei Grenzen gehören dazu. Die Lizenz lässt sich nur entfernen, wenn das freigegebene Postfach unter 50 GB liegt, darüber bleibt eine nötig. Und ein Litigation Hold auf einem freigegebenen Postfach setzt Exchange Online Plan 2 voraus, oder Plan 1 zusammen mit dem Archiving-Add-on. Wo die Grenzen im Einzelnen liegen, steht unter Shared Mailbox Lizenz.

Soll die Rechnung sinken, folgt ein eigener Schritt. Unter Abrechnung und Ihre Produkte wird die gekaufte Menge reduziert, soweit der Vertrag das zulässt.

Was sollten Sie jetzt im Tenant prüfen?

Im SharePoint Admin Center unter Berichte, OneDrive-Konten stehen die unlizenzierten Konten mit Speicherverbrauch, Datum und Grund. Die Übersichtsseite und ihr CSV-Download listen allerdings nur Konten, die mindestens 93 Tage unlizenziert sind. Die vollständige Liste samt der kürzlich delizenzierten Konten erreichen Sie über Weitere Details anzeigen.

Die Spalte „Deletion scheduled on" kann aus zwei Gründen leer bleiben. Sie bleibt leer, wenn auf dem Konto ein Hold oder eine Aufbewahrungsrichtlinie liegt. Und sie bleibt leer bei Benutzern, die in Entra ID noch aktiv sind, solange Microsoft den Lösch-Teil der Durchsetzung noch nicht abgeschlossen hat. Eine leere Spalte ist deshalb kein Beleg dafür, dass dem Konto nichts passiert.

Ist der Benutzer in Entra ID gelöscht und liegt kein Hold vor, füllt sich die Spalte innerhalb von sieben Tagen.

Aussagekräftiger ist die Spalte mit dem Grund. Sie unterscheidet vier Fälle: entfernte Lizenz, in Entra ID gelöschter Besitzer, Konto ohne zugeordneten Besitzer, Doppelkonto. Nur im ersten Fall steht der kostenlose Rückweg über eine neue Lizenz sicher offen.

Die Entscheidung fällt vor dem Lizenzentzug

Alle Fristen in diesem Artikel starten mit dem Lizenzentzug. Davor liegt die Frage, welche Konten überhaupt eine Lizenz tragen sollten und welche ohne Nutzung eine halten.

Das ist eine Nutzungsfrage, keine Speicherfrage. Welche Posten dabei sonst noch auflaufen, steht unter Microsoft 365 Lizenzkosten senken.

FAQ

Wie lange komme ich nach dem Lizenzentzug noch an das Postfach?

Ohne Hold 30 Tage. In dieser Zeit stellt eine erneut zugewiesene Exchange-Online-Lizenz das Postfach vollständig wieder her. Über eDiscovery ist es allerdings schon ab dem Lizenzentzug nicht mehr auffindbar. Auf rund 60 Tage verlängert die Delicensing Resiliency, sie steht aber nur Tenants mit mehr als 5.000 Nicht-Trial-Lizenzen zur Verfügung.

Spare ich Geld, wenn ich die Lizenz entziehe?

Nicht allein. Der Entzug gibt einen Platz frei, die Rechnung sinkt erst, wenn zusätzlich die gekaufte Menge reduziert wird. Das ist ein eigener Schritt des Billing-Admins und bei Partner- oder Volumenlizenzbezug gar nicht selbst durchführbar, bei Jahresvertrag erst zum Ende der Verpflichtung.

Warum meldet das Admin Center einen Fehler, wenn ich die Lizenz entziehe?

Weil auf dem Postfach eine Aufbewahrung liegt. Exchange Online kann ein Postfach nicht trennen, dessen Inhalte aufbewahrt werden müssen, und meldet unter anderem „The execution of cmdlet Disable-Mailbox failed". Microsoft beschreibt das als beabsichtigtes Verhalten, der Lösungsweg beginnt mit dem erneuten Zuweisen der Lizenz.

Schützt eine Aufbewahrungsrichtlinie das OneDrive?

Sie blockiert die Löschung, aber nicht unbegrenzt. Ist die Abrechnung für unlizenzierte OneDrive-Konten aktiviert, werden Aufbewahrung und Holds auch bei archivierten Konten beachtet. Ist sie nicht aktiviert, wird das Konto nach 365 kumulierten unbezahlten Tagen löschgefährdet.

Gilt das auch für Schulen und Behörden?

Nur teilweise. Von den verschärften OneDrive-Regeln nimmt Microsoft EDU-, GCC- und DoD-Kunden aus. Als EDU-Tenant gilt, wer mehr als 50 Prozent Bildungslizenzen hält. GCC und DoD sind US-Government-Clouds, deutsche Behörden auf gewerblichen Tenants sind also nicht ausgenommen. Für die 30-Tage-Frist beim Postfach gibt es keine solche Ausnahme.