Microsoft 365 Nonprofit-Lizenzen: Wegfall und Alternativen

Microsoft hat die kostenlosen Lizenzen für Microsoft 365 Business Premium und Office 365 E1 gestrichen. Kostenlos bleiben 300 Plätze Business Basic, dazu Rabatte von laut Microsoft bis zu 75 Prozent auf die Bezahlpläne. Der Wechsel passiert nicht automatisch, und er hat eine Frist.

Dieser Artikel beantwortet drei Fragen: was genau weggefallen ist, welche Lizenz Ihre Leute wirklich brauchen, und wie Sie Postfächer noch retten, wenn die Lizenz bereits abgelaufen ist.

Was genau hat Microsoft gestrichen?

Zwei Zuschüsse: den für Microsoft 365 Business Premium und den für Office 365 E1. Angekündigt hat Microsoft das am 14. Mai 2025. Wirksam wird es zum jeweils nächsten Verlängerungsdatum ab dem 1. Juli 2025.

In der eigenen Dokumentation formuliert Microsoft es ohne Umschweife: "Your licenses will expire on your next renewal date and will not renew." (Microsoft Learn, Stand 17.12.2025)

Zwei Dinge wurden nicht gestrichen. Der Zuschuss für Microsoft 365 Business Basic läuft weiter, für bis zu 300 Nutzer. Und die Rabatte auf die Bezahlpläne bleiben bestehen.

Zur oft genannten Zahl zehn. Der gestrichene Zuschuss umfasste bis zu zehn kostenlose Business-Premium-Lizenzen, so hat Microsoft es auf den eigenen Angebotsseiten ausgewiesen, auch auf der deutschen. Wichtig ist dabei das "bis zu": Zehn war eine Obergrenze, keine Zuteilung. In der Ankündigung zur Einstellung und im Kundenschreiben taucht die Zahl dagegen nicht mehr auf, dort steht nur noch der Verweis auf das nächste Verlängerungsdatum. Wie viele Plätze Ihre Organisation tatsächlich belegt hatte, sagt Ihnen deshalb nur Ihr eigenes Admin Center.

Warum nennt jeder Bericht ein anderes Datum?

Weil es keinen gemeinsamen Stichtag gibt. Die Abschaltung hängt am Verlängerungsdatum Ihrer Organisation, nicht an einem Kalendertag für alle.

Deshalb kursieren der 1. Juli 2025, der 18. Januar 2026 und der 12. März 2026 nebeneinander. Alle drei können stimmen. Wer im Juni 2025 verlängert hat, lief noch bis Juni 2026 weiter. Wer im Juli 2025 verlängerte, war sofort dran. Bei jährlicher Laufzeit ist spätestens Ende Juni 2026 Schluss. Wer über einen mehrjährigen Vertrag lizenziert ist, etwa den E1-Zuschuss über ein Enterprise Agreement, erfragt sein Vertragsende beim Partner.

Ihr Datum finden Sie im Microsoft 365 Admin Center unter Abrechnung, Ihre Produkte. Dort steht je Abonnement, wann es endet oder sich verlängert.

Ein Detail entscheidet hier über Geld. Läuft die Verlängerung durch und sind Zahlungsdaten hinterlegt, wechselt das kostenlose Abo in die kostenpflichtige rabattierte Variante. Genau davon berichten Betroffene in den Kommentarspalten der Fachblogs. Wenn Sie das nicht wollen, schalten Sie die automatische Verlängerung ab. Kündigen Sie das Abo dagegen aktiv, verlieren Sie eine Schonfrist, die Sie im Ernstfall brauchen. Warum das so ist, steht weiter unten im Abschnitt zur Datenrettung.

Was bleibt kostenlos, und wer darf es nutzen?

Kostenlos bleiben bis zu 300 Lizenzen Microsoft 365 Business Basic. Die Berechtigung ist allerdings enger gefasst, als es auf den ersten Blick wirkt. Microsoft unterscheidet dabei streng zwischen Zuschuss und Rabatt.

An dieser Stelle verplanen sich Vereine besonders leicht. Die 300 kostenlosen Plätze klingen üppig, gelten aber nur für Hauptamtliche und die Führungsebene. Für den ehrenamtlichen Helferkreis brauchen Sie gekaufte Lizenzen, auch wenn noch 280 Zuschuss-Plätze frei sind. Der Engpass ist die Personengruppe, nicht die Menge.

Ausgeschlossen sind zudem ganze Organisationstypen: Behörden und staatliche Stellen, Schulen und Hochschulen, Finanzinstitute, Versorgungsbetriebe, Berufs- und Branchenverbände sowie politische Organisationen. Öffentliche Bibliotheken und Museen sind dagegen ausdrücklich berechtigt, auch ohne klassischen Gemeinnützigkeitsstatus.

In Deutschland führt der Nachweis in aller Regel über den Freistellungsbescheid des Finanzamts, bei jungen Organisationen über den Feststellungsbescheid nach § 60a AO. Microsoft selbst nennt allgemeiner Registerauszug, Steuerbefreiungsbescheid oder Satzung. Je Organisation gibt es genau einen geprüften Zuschuss-Tenant, und die Lizenzen dürfen nicht an andere Organisationen weitergereicht werden.

Was verlieren Sie beim Wechsel auf Business Basic?

Die Desktop-Programme und die gesamte Sicherheitsschicht. Postfach, Zusammenarbeit und Speicher bleiben im Kern erhalten. Am Postfach fällt allerdings mehr weg, als die meisten erwarten: Archivpostfach und Litigation Hold hängen an Business Premium.

Preise laut Microsoft Deutschland bei jährlicher Zahlung, netto, abgerufen am 11. August 2026.

Für eine Beratungsstelle mit Klientendaten ist die untere Hälfte dieser Tabelle die eigentliche Nachricht. Ohne Conditional Access lässt sich der Zugriff nicht mehr an Ort und Gerät binden. Ohne Intune verwalten Sie keine Diensthandys mehr zentral, und ohne Defender fehlt die Prüfung von Links und Anhängen.

Zwischen beiden Stufen liegt Microsoft 365 Business Standard für 2,91 € je Person und Monat. Standard bringt die Desktop-Programme zurück, die Sicherheitsschicht aber nicht. Was genau die beiden Stufen trennt, steht im Vergleich Business Premium gegen Business Standard.

Welche Tätigkeit braucht welchen Plan?

Entscheiden Sie nicht nach Hierarchie, sondern nach der Tätigkeit. Drei Merkmale genügen für die Zuordnung: Arbeitet die Person in einem Desktop-Programm, verarbeitet sie personenbezogene Daten, und nutzt sie ein Gerät, das Ihnen gehört.

Die letzte Zeile kostet in der Praxis regelmäßig Geld. Eine Adresse wie info@ braucht keine eigene Lizenz, sondern ein freigegebenes Postfach. Wann das gilt und wo die Grenze liegt, steht im Detail unter Shared Mailbox: wann Microsoft 365 eine Lizenz verlangt.

Ein Scanner oder Multifunktionsgerät gehört nicht in diese Zeile. Es meldet sich zwar auch niemand daran an, aber der Versand läuft über SMTP, und ein freigegebenes Postfach ist für die Anmeldung gesperrt. Prüfen Sie hier den passenden Versandweg statt der Lizenz.

Die vierte Spalte ist der Punkt, an dem es teuer wird. Ein Ehrenamtlicher, der nur Mail und Teams am Handy braucht, käme funktional mit Business Basic aus. Bekommen darf er den kostenlosen Zuschuss aber nicht. Ein rabattiertes Business Basic gibt es im Non-Profit-Programm ebenfalls nicht: Auf der Non-Profit-Preisseite steht Basic ausschließlich als "Auf Spendenbasis". Zum regulären Geschäftskundenpreis wäre es teurer als das rabattierte Business Standard. Für die meisten Ehrenamtlichen ist Standard für 2,91 € damit die günstigste Stufe.

Eine Ausnahme lohnt die Prüfung. Microsoft bietet gemeinnützigen Organisationen den Frontline-Plan Microsoft 365 F3 für 2,50 US-Dollar je Person und Monat an. Er ist billiger als Standard, hat aber zwei Haken. Das Postfach fasst nur 2 GB, und OneDrive ebenfalls, statt 1 TB. Vor allem aber ist die Berechtigung gerätebasiert, nicht rollenbasiert: Eine F-Lizenz darf nur bekommen, wer primär an einem Gerät mit einem Bildschirm unter 10,9 Zoll arbeitet oder sein primäres Arbeitsgerät mit anderen Frontline-Nutzern teilt. Der Ehrenamtliche am eigenen Laptop erfüllt das nicht, die Schichtkraft am geteilten Terminal schon. Was dort im Einzelnen gilt, steht in Microsoft 365 F1 vs. F3.

Genau diese Sortierung führen wir in LessLicense als Workshop. Sie legen für einzelne Personen, für Gruppen oder für die ganze Organisation fest, welche Funktionen wirklich gebraucht werden, und sehen sofort, welcher Lizenz-Mix daraus folgt und was er kostet. Bis zu vier Varianten lassen sich nebeneinanderlegen und vergleichen, bevor eine davon zur Roadmap wird. Wer nach dem Wegfall ohnehin neu sortiert, kann dabei auch von der grünen Wiese aus denken, also ohne den heutigen Bestand als Vorgabe; ein solcher Entwurf ist zunächst ein Gedankenspiel und wird vor der Übernahme auf den tatsächlichen Bestand zurückbezogen. Die Analyse bleibt dabei lesend: eine Entscheidung im Workshop ändert die Empfehlung, nie Ihren Tenant.

Was kostet das konkret?

Rechnen wir drei Organisationen durch, jeweils zwölf Monate bei jährlicher Zahlung. Verglichen wird der bequeme Weg, allen Business Premium zu geben, mit einem Mix, der sich am Bedarf orientiert. Alle Beträge sind Nettopreise, Microsoft weist auf der Preisseite ausdrücklich zzgl. MwSt. aus.

Im Mix zahlen 21, 43 beziehungsweise 105 Köpfe Business Standard, alle übrigen bekommen die kostenlose Zuschuss-Lizenz. Unterstellt ist, dass rund zwei Drittel der Hauptamtlichen die Desktop-Programme brauchen und dass niemand die Sicherheitsfunktionen von Premium benötigt.

Der Mix funktioniert so, am Beispiel der 25 Personen: Vorstand und die Hauptamtlichen, die mit Browser und Handy auskommen, bekommen die kostenlose Zuschuss-Lizenz. Drei Hauptamtliche mit Bedarf an den Desktop-Programmen bekommen Business Standard für zusammen 104,76 € im Jahr. Die 18 Ehrenamtlichen bekommen ebenfalls Standard, das kostet 628,56 €.

Diese 628,56 € sind der eigentliche Befund. Sie machen 86 Prozent der Restkosten aus, obwohl die Ehrenamtlichen nur Mail und Teams am Handy brauchen. Sie kaufen Business Standard und bezahlen Desktop-Office mit, das sie nie öffnen. Gerechnet ist mit Standard, weil der günstigere Frontline-Plan den Gerätetest voraussetzt, den ein Ehrenamtlicher am eigenen Laptop nicht besteht. Je Ehrenamtlichem sind das 34,92 € netto im Jahr. Null war es nur dort, wo der Helferkreis bisher aus dem Zuschuss-Kontingent bedient wurde, und das war schon vor dem Wegfall nicht regelkonform.

Brauchen Ihre Hauptamtlichen tatsächlich die Sicherheitsfunktionen, steigt der Mix auf 800,28 €, 1.680,12 € und 4.113,00 €. Auch in dieser vorsichtigeren Rechnung liegt der Vorteil gegenüber "alles Premium" noch bei 40 bis 44 Prozent.

Ein naheliegender Fehler kostet zusätzlich Geld. Wer Hauptamtlichen Business Premium gibt, nur weil sie Word und Excel lokal brauchen, zahlt zu viel. Business Standard enthält dieselben Desktop-Programme. Premium unterscheidet sich von Standard nicht durch die Apps, sondern durch Sicherheit und Geräteverwaltung. Der Fehlgriff kostet 22,32 € je Kopf und Jahr.

Beachten Sie außerdem die Richtung: Der prozentuale Vorteil des Mix sinkt mit der Größe, von 48,8 auf 46,6 Prozent. Das liegt am sinkenden Anteil kostenloser Zuschuss-Plätze, der von 16 auf 12,5 Prozent der Belegschaft fällt.

Für Ehrenamtliche ohne eigene Organisations-Adresse gibt es einen günstigeren Weg. Microsoft nennt ihn selbst: Freiwillige können als externe Gäste mit einem persönlichen Microsoft-Konto eingeladen werden. Für gelegentliche Mitarbeit in Teams-Besprechungen oder auf einer SharePoint-Ablage reicht das oft aus. Microsoft zieht die Grenze dort, wo Freiwillige den vollen Funktionsumfang samt Organisations-E-Mail-Adresse brauchen, und verweist dann auf die rabattierten Angebote. Was Gastzugriffe kosten können, steht unter Kosten Gastkonten in Microsoft 365 Geld?.

Prüfen Sie vor dem Nachkaufen zuerst den Bestand. Die üblichen Posten gelten für eine gemeinnützige Organisation unverändert, sie stehen unter Microsoft 365 Lizenzkosten senken.

Ändert der Bezugsweg den Preis?

Ja, und zwar deutlicher als erwartet. Wer die bezahlten Pläne über einen Spendenvermittler bezieht statt direkt bei Microsoft, zahlt spürbar mehr. Am Personenkreis ändert der Weg dagegen nichts.

Je Person und Monat, netto, beide Seiten abgerufen am 11. August 2026. Das sind rund 20 Prozent Aufschlag. Der Vermittler ist selbst gemeinnützig und finanziert Betrieb und Weiterentwicklung seines Portals über eine Verwaltungsgebühr, die er mit durchschnittlich acht Prozent des Verkaufspreises angibt; diese Angabe bezieht sich allerdings auf Produktspenden, nicht ausdrücklich auf die Cloud-Abonnements. Die Preisliste wird nach eigener Angabe monatlich aktualisiert, ein Abgleich lohnt sich also vor jedem Abschluss.

Business Basic wird beim Vermittler mit 1,00 € geführt. Ob es sich dabei um die bezuschusste Lizenz mit Verwaltungsanteil oder um ein eigenes rabattiertes Produkt handelt, geht aus der öffentlichen Übersicht nicht hervor. Ein direkter Vergleich mit den 0 € bei Microsoft ist deshalb nur nach Rückfrage belastbar.

Wichtiger als der Preis ist die Berechtigung: Der Umweg über einen Vermittler öffnet den Personenkreis nicht. Die dort veröffentlichten Förderkriterien geben Microsofts Spenderregeln weiter und formulieren sie sogar noch enger als Microsofts Rabattregel: "Freiwillige Helfer, Mitglieder und Begünstigte der gemeinnützigen Organisation sind nicht berechtigt, diese Lizenzen und Abonnements zu erhalten." Wer gehofft hat, den Helferkreis auf diesem Weg günstiger zu lizenzieren, findet dort keinen Ausweg.

Warum ungenutzte Lizenzen den Zuschuss gefährden

Weil Microsoft die Auslastung prüft. In der Non-Profit-FAQ verlangt Microsoft, dass sich eine Organisation innerhalb von 85 Prozent aktiver Nutzung aller bezuschussten zugewiesenen Lizenzen bewegt. Als aktiv gilt eine Person, die in den letzten 90 Tagen mindestens einen Cloud-Dienst genutzt hat.

Die Berechtigungsseite wird noch deutlicher. Ungenutzte Zuschuss-Lizenzen nicht aus dem Abonnement zu entfernen, zählt dort ausdrücklich zu den Beispielen für Missbrauch des Programms. Microsoft behält sich vor, den Zugang zu den Non-Profit-Angeboten daraufhin zu reduzieren oder zu entziehen.

Für Vereine ist das keine theoretische Regel. Ausgeschiedene Hauptamtliche, alte Projektkonten und Postfächer ehemaliger Vorstandsmitglieder bleiben oft jahrelang stehen, weil niemand sie aufräumt. Bei 20 Zuschuss-Plätzen reichen vier Karteileichen, um unter die Schwelle zu rutschen.

Räumen Sie dabei nicht zu grob auf. Eine Lizenz zu entziehen ist harmlos, das zugehörige Konto zu löschen ist es nicht: Damit starten Sie die Löschuhren für Postfach und OneDrive, die im nächsten Abschnitt beschrieben sind.

Im Kern ist das eine Messfrage: Wer nutzt seine Lizenz tatsächlich, und wer steht nur noch im Verzeichnis. Genau dafür ist LessLicense gebaut. Die Analyse liest den Tenant aus und wertet je Person aus, welche Dienste tatsächlich genutzt werden. Daraus entsteht je Person die Liste der wirklich benötigten Funktionen samt passender Lizenz, und Konten ohne Aktivität in den letzten 90 Tagen werden als inaktiv markiert.

Die Lizenz ist schon abgelaufen, was jetzt?

Klären Sie zuerst, ob überhaupt noch eine Lizenz zuzuweisen ist. Ist das Zuschuss-Abo ausgelaufen, sind alle Plätze gleichzeitig weg, und jeder Rettungsschritt beginnt damit, ein passendes Abo zu kaufen. Erst danach greift die Reihenfolge: Postfächer, dann OneDrive, dann alles andere.

Ein Postfach ohne Aufbewahrungspflicht wird beim Lizenzentzug sofort getrennt. Es taucht danach in keiner Admin-Konsole mehr auf. Der einzige Weg zurück führt darüber, innerhalb von 30 Tagen wieder eine Exchange-Online-Lizenz zuzuweisen. Diese Uhr startet mit dem Lizenzentzug. Nach 30 Tagen löscht Exchange Online das Postfach endgültig, eine Wiederherstellung gibt es dann nicht mehr.

Wollen Sie eine Adresse dauerhaft behalten, ohne sie zu bezahlen, wandeln Sie das Postfach in ein freigegebenes um. Bis 50 GB ist es dann lizenzfrei. Der Haken: Die Umwandlung setzt eine aktive Lizenz voraus. Ist sie bereits entzogen, weisen Sie erst wieder eine zu. Das zugehörige Konto darf danach nicht gelöscht werden, es hält das Postfach.

OneDrive läuft auf einer eigenen, längeren Uhr. Nach 60 unlizenzierten Tagen wird das Konto schreibgeschützt, nach 93 Tagen archiviert, ab Tag 275 ist es über eDiscovery nicht mehr erreichbar, und nach 365 kumulativ unbezahlten Tagen steht es zur Löschung an. Diese letzte Frist gilt seit dem 1. Juli 2026. Auch OneDrive geht also endgültig verloren, nur später als das Postfach.

Zurück kommen Sie günstig, indem Sie dem Nutzer wieder eine gültige Lizenz zuweisen; das Konto reaktiviert sich dann binnen 24 bis 48 Stunden ohne Gebühr. Das funktioniert allerdings nur, solange das Benutzerkonto in Entra ID noch existiert. Ist die Identität gelöscht, hilft keine Lizenz mehr.

Das Abonnement selbst läuft auf einer dritten Uhr, die am Ablaufdatum startet. In den ersten 30 Tagen arbeiten in der Regel alle normal weiter. Danach folgen 90 Tage, in denen nur noch Administratoren an die Daten kommen. Erst dann wird gelöscht. Für Abos, die direkt über einen Microsoft-Kundenvertrag laufen, ist die erste Phase seit dem 9. Februar 2026 entfallen.

Hier liegt die Falle, die Daten kostet. Wer bei einem Jahresabo nur die automatische Verlängerung abschaltet, durchläuft alle Phasen normal und behält die 30 Tage. Wer dagegen innerhalb des Kündigungsfensters aktiv kündigt, überspringt sie und landet sofort im Admin-only-Zustand. Und wer das Abonnement ausdrücklich löscht, überspringt beide Phasen: SharePoint- und OneDrive-Daten sind dann sofort weg.

Der Weg über eDiscovery ist kein kostenloser Ausweg. Microsoft verlangt dafür eine Microsoft 365 E3- oder E5-Lizenz. Für ein einzelnes Postfach ist das der teure Weg. Der günstige führt über die Lizenz selbst: Weisen Sie dem Konto eine Lizenz mit Desktop-Outlook zu, öffnen Sie das Postfach in Outlook und exportieren Sie es über Datei, Öffnen und Exportieren in eine PST-Datei. Dafür brauchen Sie weder eDiscovery noch E3. Was beim Herunterstufen sonst noch bricht, steht unter Microsoft 365 Lizenz downgraden ohne Datenverlust.

FAQ

Wann genau laufen unsere kostenlosen Lizenzen aus?

An Ihrem eigenen Verlängerungsdatum, nicht an einem allgemeinen Stichtag. Microsoft beendet den Zuschuss zur jeweils nächsten Verlängerung ab dem 1. Juli 2025. Ihr konkretes Datum steht im Microsoft 365 Admin Center unter Abrechnung, Ihre Produkte.

Dürfen wir die 300 kostenlosen Lizenzen unseren Ehrenamtlichen geben?

Nein. Zuschuss-Lizenzen sind auf bezahlte Mitarbeitende und unbezahlte Führungskräfte beschränkt, also Vorstand, Geschäftsführung und vergleichbare Rollen. Ehrenamtliche Helfer brauchen eine gekaufte Lizenz. Das gilt unabhängig davon, wie viele der 300 Plätze noch frei sind.

Was kostet Microsoft 365 für einen gemeinnützigen Verein?

Business Basic ist als Zuschuss für bis zu 300 berechtigte Personen kostenlos. Business Standard kostet 2,91 € und Business Premium 4,77 € je Person und Monat, netto bei jährlicher Zahlung (Stand 11. August 2026). Ein Verein mit 25 Personen und 18 Ehrenamtlichen liegt mit einem passenden Mix bei rund 733 € im Jahr. Die Grenze von 300 Plätzen gilt dabei für die Business-Familie insgesamt, nicht je Plan.

Was passiert mit unseren E-Mails, wenn die Lizenz abläuft?

Das Postfach wird beim Lizenzentzug sofort getrennt und ist ohne Aufbewahrungspflicht nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Innerhalb dieser 30 Tage holen Sie es zurück, indem Sie erneut eine Exchange-Online-Lizenz zuweisen. OneDrive hat mehr Zeit, dort wird erst nach 60 Tagen schreibgeschützt.

Ist unsere Organisation überhaupt berechtigt?

Berechtigt sind in Deutschland steuerbegünstigte Körperschaften mit anerkanntem Rechtsstatus, also eingetragene Vereine, gemeinnützige Gesellschaften und Stiftungen, dazu öffentliche Bibliotheken und Museen. Kirchlich getragene Einrichtungen werden im Einzelfall geprüft, unter anderem daraufhin, ob die Leistungen unabhängig vom Glauben der Empfänger erbracht werden. Nicht berechtigt sind Behörden und staatliche Stellen, Schulen und Hochschulen, Finanzinstitute, Versorgungsbetriebe, Berufs- und Branchenverbände sowie politische Organisationen.