Microsoft 365 Datenstandort Deutschland: Frist, Kosten, ADR

Von Philipp Metzner · 4. November 2026

Den Datenstandort Deutschland für Microsoft 365 zu behalten, kostet nichts. Wer seine Daten weiter in Deutschland braucht, stellt dafür bis zum 14. Dezember 2026 einen neuen Schalter im Microsoft 365 Admin Center auf „On". Der Lizenzpreis bleibt in beiden Stellungen gleich. Mit „Off" verlieren Sie nur die Zusage, dass die Daten im Land bleiben.

Geld kostet der Standort Deutschland nur, wenn Microsoft Ihnen den Schalter nicht anzeigt und Sie die Daten trotzdem im Land brauchen. Dann bleibt nur das Zusatzprodukt Advanced Data Residency (ADR). Händler nennen dafür rund 18 bis 24 Euro je Lizenz und Jahr. Zahlen müssen Sie für den gekauften Bestand, nicht nur für die genutzten Lizenzen.

Was ändert sich am 14. Dezember 2026?

Ab diesem Tag gilt die Stellung eines neuen Schalters. Er heißt im Admin Center „Store Microsoft 365 customer data in-country". Microsoft hat ihn am 14. September 2026 freigeschaltet und drei Monate Zeit zum Prüfen gegeben. Bis zum 14. Dezember ändert sich am Speicherort nichts. Microsoft fasst das Thema unter Datenresidenz zusammen, englisch Data Residency.

Den Schalter gibt es für Tenants von Unternehmen, deren Standardregion Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden oder die Schweiz ist. Mit Tenant ist die Microsoft-365-Umgebung Ihres Unternehmens gemeint, in deutschen Microsoft-Texten oft „Mandant". Die Standardregion, bei Microsoft „Default Geography", wird beim Anlegen des Tenants festgelegt. Tenants aus dem Bildungsbereich haben den Schalter nicht, Österreich ist ebenfalls nicht dabei.

Der Schalter betrifft die gespeicherten Daten der sogenannten Kerndienste:

• Postfächer in Exchange Online
• Dateien und Seiten in SharePoint und OneDrive
• Chats in Microsoft Teams
• gespeicherte Unterhaltungen mit Microsoft 365 Copilot, der bezahlten Variante, und mit Copilot Chat, der Variante ohne eigene Copilot-Lizenz

Andere Dienste wie Loop, Planner, Forms oder Viva gehören nicht dazu. Wo deren Daten liegen, regelt Microsoft je Dienst und unabhängig von diesem Schalter.

Steht der Schalter auf „On", bleiben diese Daten in Deutschland. Steht er auf „Off", darf Microsoft sie ab dem 14. Dezember in andere Rechenzentren der EU-Datengrenze umziehen. Die EU-Datengrenze, englisch EU Data Boundary, umfasst die EU-Staaten sowie Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz. Microsofts Zusage, die Daten innerhalb dieser Grenze zu halten, gilt in beiden Stellungen weiter.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

Dann zahlen Sie denselben Preis wie bisher, und der Schalter bleibt, wie er ist. Ob er dann auf „On" oder „Off" steht, hängt von Ihrem Tenant ab.

Bei neuen Tenants steht der Schalter ab Werk auf „Off". Das gilt laut Microsoft für alle Tenants, die nach dem 14. September 2026 angelegt wurden. Für bestehende Tenants verweist Microsoft auf das Message Center. Das ist der Bereich im Admin Center, in dem Microsoft Änderungen für Ihren Tenant ankündigt. Die zugehörige Meldung trägt die Nummer MC1470878. Laut heise steht der Schalter auch bei bestehenden Tenants ab Werk auf „Off". Wie es bei Ihnen aussieht, sehen Sie in wenigen Minuten selbst. Die Schritte stehen im Abschnitt „So prüfen und setzen Sie den Schalter".

Am 14. Dezember zieht nicht alles auf einmal um. Ab diesem Tag darf Microsoft mit dem Umzug beginnen. Wann einzelne Postfächer oder Dateien umziehen, sagt Microsoft nicht.

Die Zusage zum Speicherort kostet nichts. Microsoft gibt sie in den Produktbedingungen, seinen Vertragsbedingungen für die Onlinedienste. In der eigenen Übersicht der Angebote zum Datenstandort führt Microsoft sie als ohne Aufpreis enthalten.

Brauchen Sie den Datenstandort Deutschland überhaupt?

Die DSGVO verlangt ihn nicht. Sie bestimmt sogar, dass der freie Verkehr personenbezogener Daten in der Union aus Datenschutzgründen weder eingeschränkt noch verboten werden darf (Art. 1 Abs. 3 DSGVO). Ob Sie Deutschland brauchen, entscheiden meist Verträge und eigene Regeln. Einzelne Fachgesetze machen eigene Vorgaben zum Ort, etwa im Gesundheitswesen.

Fünf Fragen klären es:

1. Haben Sie einem Kunden Deutschland zugesagt? Etwa in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, einem Rahmenvertrag oder einer Ausschreibung.
2. Arbeiten Sie für öffentliche Auftraggeber, die einen Speicherort in Deutschland verlangen?
3. Schreibt eine Konzern- oder Sicherheitsrichtlinie den Speicherort vor?
4. Steht „Daten in Deutschland" in Ihren eigenen Texten, etwa in der Datenschutzerklärung oder in Unterlagen für Kunden?
5. Gilt für Sie ein Fachgesetz oder eine Betriebsvereinbarung mit Vorgaben zum Speicherort?

Ist eine der Antworten ja, stellen Sie den Schalter auf „On". Zeigt Microsoft Ihnen keinen Schalter, lesen Sie weiter bei „Warum zeigen manche Tenants den Schalter nicht?". Sind alle Antworten nein, brauchen Sie die Zusage für Deutschland in der Regel nicht.

Mit „Off" können Ihre Daten auch in der Schweiz landen. Die EU-Datengrenze umfasst Rechenzentren in Genf und Zürich. Für die DSGVO ist die Schweiz ein Drittland, also ein Staat außerhalb von EU und EWR. Die EU-Kommission hat ihr aber im Jahr 2000 in einem Angemessenheitsbeschluss bescheinigt, dass sie einen gleichwertigen Datenschutz bietet. Deshalb brauchen Sie für eine Übermittlung dorthin keine zusätzlichen Garantien wie Standardvertragsklauseln, die von der EU vorgegebenen Vertragstexte für Drittländer. Datenschutzrechtlich ist es in der Regel trotzdem eine Übermittlung in ein Drittland. Prüfen Sie deshalb, ob Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Ihre Datenschutzerklärung die Schweiz nennen müssen.

Nur für das Gesundheitswesen: Auch hier gibt es kein pauschales „nur Deutschland". § 393 SGB V gilt für Arztpraxen, Krankenhäuser und andere Leistungserbringer sowie für Kranken- und Pflegekassen. Er erlaubt ihnen die Cloud-Verarbeitung von Sozial- und Gesundheitsdaten auch in der EU, im übrigen Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und in der Schweiz. Bedingungen sind unter anderem eine Niederlassung des Anbieters im Inland und ein aktuelles C5-Testat. Das ist ein Prüfbericht nach dem Kriterienkatalog des BSI für Cloud-Dienste.

Klären Sie die Frage im Zweifel mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Hat das Einschalten Nachteile?

Microsoft nennt keine. Weder die Dokumentation zum Schalter noch die zugehörigen FAQ beschreiben fehlende Funktionen, spätere Updates oder schlechtere Leistung bei „On". Auch die IT-Fachmedien heise und Borncity, die über den Schalter berichten, nennen keine Nachteile.

Begründet wird die Speicherung innerhalb der EU-Datengrenze mit der Leistung. Laut den Texten im Admin Center soll sie helfen, den Dienst leistungsfähig zu halten, laut heise der besseren Lastverteilung dienen. Ob Tenants mit „On" deshalb langsamer sind, sagt Microsoft nirgends. Neue Meldungen zum Datenstandort erscheinen im Message Center. Wie Sie es mit wenig Aufwand verfolgen, beschreibt der Beitrag Microsoft 365 Änderungen im Blick behalten.

Gilt der Schalter auch für Copilot?

Nur für die gespeicherten Unterhaltungen. Wo Copilot Ihre Anfragen verarbeitet, also wo das Sprachmodell rechnet, regelt der Schalter nicht. Microsoft trennt ausdrücklich zwischen gespeicherten Daten und Daten, die gerade verarbeitet werden.

Eine Zusage, Copilot-Anfragen in Deutschland zu verarbeiten, gibt es nicht. Microsoft hatte eine Verarbeitung im Land für 2026 auch für Deutschland angekündigt. Am 3. April 2026 hat Microsoft das für die Länder der EU-Datengrenze geändert. Dort verarbeitet Copilot nur noch innerhalb der EU-Datengrenze, nicht gezielt im einzelnen Land.

Bei Lastspitzen kann die Verarbeitung die EU-Datengrenze verlassen. Die Funktion dafür heißt Flex Routing. Ist sie eingeschaltet, darf Microsoft Copilot-Anfragen bei hoher Auslastung auch in Rechenzentren in den USA, Kanada oder Australien verarbeiten. Gespeicherte Daten bleiben dabei in der EU-Datengrenze, bis auf begrenzte pseudonymisierte Daten für Sicherheits- und Betriebszwecke.

Bei Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist Flex Routing ab Werk eingeschaltet. Allen anderen rät Microsoft, die Stellung selbst zu prüfen. Sie finden Flex Routing im Admin Center unter Copilot > Einstellungen > Alle anzeigen, Eintrag „Flex routing during peak load periods". Microsoft nennt dafür die Rolle KI-Administrator. Sollen Copilot-Anfragen die EU-Datengrenze nie verlassen, wählen Sie dort „Do not allow flex routing".

Bis wann müssen Sie handeln?

Vor dem 14. Dezember 2026, wenn die Daten in Deutschland bleiben sollen. Ein letzter Termin ist der Tag nicht: Sie können den Schalter auch später auf „On" stellen.

Sind die Daten bis zu Ihrer Umstellung aber schon umgezogen, holt Microsoft sie zurück. Das kann laut Microsoft rund sechs Monate dauern. Wer Deutschland braucht, stellt den Schalter deshalb vor dem Stichtag um.

Microsoft richtet den Schalter an den Globalen Administrator. Laut dem Fachblog topedia kann nur diese Rolle ihn ändern.

So prüfen und setzen Sie den Schalter

Melden Sie sich als Globaler Administrator im Microsoft 365 Admin Center an. Öffnen Sie Einstellungen > Organisationseinstellungen > Organisationsprofil und dort den Datenstandort (englisch „Data location"). Microsoft zeigt dort je Dienst zwei Werte: wo die Daten heute liegen (Current Geography) und welcher Standort zugesagt ist (Committed Geography). Die deutschen Beschriftungen können je nach Sprachversion abweichen, wir nennen deshalb die englischen.

1. Heutigen Standort lesen. Steht in der Spalte Current Geography bei Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams „Germany" oder „Deutschland", liegen die Daten heute in Deutschland.
2. Zusage lesen. Steht der Schalter auf „Off", zeigt die Spalte Committed Geography „No Commitment". Das heißt nicht, dass gar keine Zusage mehr gilt. Die Zusage der EU-Datengrenze gilt weiter.
3. Auf Abweichungen achten. Fehlt der Schalter und zeigen die beiden Spalten unterschiedliche Werte, hat Ihr Tenant womöglich nicht an Microsofts früherem Umzugsprogramm teilgenommen. Was das bedeutet, steht im nächsten Abschnitt.
4. Schalter setzen. Unter den Zusagen („Commitments") steht „Store Microsoft 365 customer data in-country". Über die Schaltfläche zum Bearbeiten („Edit preferences") stellen Sie ihn auf „On".
5. Entscheidung festhalten. Notieren Sie, wer wann wie entschieden hat und warum. Das ist die Antwort, wenn ein Kunde oder Prüfer später nach dem Speicherort fragt.
6. Flex Routing für Copilot prüfen, wie im Abschnitt „Gilt der Schalter auch für Copilot?" beschrieben.

Copilot Chat zeigt die Ansicht nicht an. Für ihn gilt trotzdem dieselbe Stellung des Schalters.

Ist der Schalter ausgegraut? Das berichtete Borncity in Nachträgen zu seinem Beitrag aus einzelnen Tenants, er war dort zunächst nicht bedienbar. In Microsofts Dokumentation steht dazu nichts. Prüfen Sie es nach einigen Tagen erneut und fragen Sie bei unverändertem Stand den Microsoft-Support.

Warum zeigen manche Tenants den Schalter nicht?

Unter den deutschen Unternehmens-Tenants gibt es zwei Gruppen ohne Schalter:

1. Tenants mit einem Zusatzprodukt für den Datenstandort. Dazu gehören Advanced Data Residency (ADR) und Multi-Geo, mit dem Unternehmen die Daten einzelner Nutzer gezielt in anderen Ländern speichern. Für diese Tenants gilt die Zusage des gekauften Produkts.
2. Tenants, die nicht an Microsofts früherem Umzugsprogramm teilgenommen haben. Über das Legacy Move Program konnten ältere Tenants bis zum 30. April 2023 den Umzug ihrer Daten nach Deutschland beantragen. Wer das nicht getan hat, ist laut Microsoft möglicherweise nicht berechtigt. Ob Ihre Daten dann in Deutschland liegen, zeigt Prüfschritt 1.

Für die zweite Gruppe ändert sich am 14. Dezember nichts, ihre bisherige Zusage bleibt laut Microsoft unverändert. Wer die Daten des ganzen Tenants nach Deutschland holen will, kommt seit Mai 2023 nur noch über ADR dorthin. Laut Microsoft ist ADR heute die einzige feste Zusage zum Datenstandort, die einen Umzug einschließt.

Was kostet Advanced Data Residency?

Microsoft nennt in Dokumentation und Produktbedingungen keinen Preis. Online-Händler für Microsoft-Lizenzen nennen rund 18 bis 24 Euro je Lizenz und Jahr, je nach Anbieter und Zahlweise. Der teure Teil ist nicht der Preis je Lizenz, sondern die Menge, für die Sie zahlen.

ADR muss 100 Prozent der ADR-pflichtigen Lizenzen abdecken. Gezählt werden alle gekauften und bezahlten Lizenzen dieser Art im Tenant, nicht nur die zugewiesenen. Microsoft rechnet das in der eigenen Dokumentation vor. 200 Office 365 E3, 1.420 Microsoft 365 F1 und 25 Exchange Online Plan 2 ergeben 1.645 nötige ADR-Lizenzen. Eine Mindestmenge gibt es nicht. Wer weniger ADR-Lizenzen hält, als die Regel verlangt, verliert die Zusage.

ADR-pflichtig sind unter anderem Business Basic, Standard und Premium sowie Microsoft 365 E3, E5 und F1. Dazu kommen Office 365 E1, E3 und E5 und die Einzellizenzen für Exchange, SharePoint und OneDrive.

Die Spanne stammt aus Händlerangaben, abgerufen im November 2026. Händler weisen ihre Preise teils netto, teils ohne Angabe aus. Holen Sie vor einer Entscheidung ein Angebot Ihres Microsoft-Partners ein.

Klären Sie vor dem Kauf, ob Ihr Partner ADR für Ihre Lizenzen liefert. Microsoft führt die Business-Lizenzen als ADR-fähig. Wer über einen Partner im Cloud Solution Provider-Programm (CSP) kauft, bestellt ADR laut Microsoft auch dort. Lassen Sie sich Verfügbarkeit und Preis schriftlich bestätigen.

Nach dem Kauf dauert der Umzug. Microsoft bemüht sich, ihn innerhalb von zwölf Monaten abzuschließen, gerechnet ab der Zustimmung des Globalen Administrators. Bei großen Tenants kann es länger dauern.

Bei ADR kostet jede ungenutzte Lizenz zweimal: einmal die Lizenz selbst, einmal das ADR darauf. Wer vor dem Kauf den Bestand bereinigt, senkt die ADR-Rechnung entsprechend. Wie Sie gekaufte und zugewiesene Lizenzen gegenüberstellen, beschreibt die Bestandsaufnahme der Microsoft-365-Lizenzen.

Wie LessLicense die ADR-Rechnung kleiner macht

LessLicense, unsere Software zur Lizenzauswertung für Microsoft 365, misst den Datenstandort nicht. Den Schalter setzen Sie selbst. Für die ADR-Rechnung hilft es trotzdem, denn ADR rechnet mit Ihrer gekauften Lizenzmenge.

Das Werkzeug zeigt, wie viele Lizenzen Sie kaufen und wie viele davon wirklich gebraucht werden. Es liest den Bestand je Produkt über Microsoft Graph aus, die offizielle Schnittstelle zu den Daten in Microsoft 365. Dann stellt es gekaufte und zugewiesene Menge gegenüber. Dazu kommen die Konten, die eine Lizenz tragen, ohne dass ein Mensch sie nutzt: gesperrte Konten, Dienstkonten, inaktive Nutzer. Jeder dieser Funde senkt die Zahl der ADR-pflichtigen Lizenzen, sobald Sie die Menge zur nächsten Verlängerung reduzieren.

Die Analyse ändert nichts an Ihrem Tenant. LessLicense liest nur und läuft auf Ihren eigenen Servern in Ihrem Netzwerk. Die Nutzungsdaten Ihrer Mitarbeiter bleiben dort.

FAQ

Muss ich bis zum 14. Dezember 2026 etwas tun?

Nur wenn Ihre Daten in Deutschland bleiben sollen. Dann stellen Sie den Schalter „Store Microsoft 365 customer data in-country" vorher auf „On". Manche Berichte nennen das ein Opt-out, ein Formular brauchen Sie dafür aber nicht. Wem die EU-Datengrenze reicht, der muss nichts tun.

Wird Microsoft 365 teurer, wenn die Daten in Deutschland bleiben?

Nein. Der Schalter kostet nichts, und am Lizenzpreis ändert sich in keiner der beiden Stellungen etwas. Kosten entstehen erst, wenn Sie Advanced Data Residency kaufen, etwa weil Ihr Tenant keinen Schalter hat und die Daten nach Deutschland sollen.

Was kostet Advanced Data Residency?

Microsoft nennt keinen Preis. Händler verlangen rund 18 bis 24 Euro je Lizenz und Jahr. Gezahlt wird für alle gekauften ADR-pflichtigen Lizenzen des Tenants, bei 1.000 Lizenzen also rund 18.300 bis 23.500 Euro im Jahr.

Kann ich später zurück nach Deutschland?

Ja. Sie können den Schalter jederzeit wieder auf „On" stellen. Sind die Daten schon umgezogen, holt Microsoft sie zurück. Das kann laut Microsoft rund sechs Monate dauern.

Gilt das auch für die Schweiz und für Österreich?

Für die Schweiz ja. Schweizer Tenants haben denselben Schalter, und mit „Off" dürfen ihre Daten in andere Rechenzentren der EU-Datengrenze umziehen, auch in EU-Staaten. Österreich hat keinen Schalter und keine kostenlose Zusage für das eigene Land. Ohne Zusatzprodukt gilt dort die EU-Datengrenze. Den Standort Österreich sagt Microsoft nur mit ADR zu, mit Multi-Geo nur für die Nutzer, die Sie dort ansiedeln.

Warum sehe ich den Schalter nicht?

Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Die Standardregion Ihres Tenants ist nicht Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden oder die Schweiz.
• Es ist kein Unternehmens-Tenant, etwa einer aus dem Bildungsbereich.
• Ihr Tenant hat ein Zusatzprodukt wie ADR oder Multi-Geo, dann gilt dessen Zusage.
• Er hat nicht am Legacy Move Program teilgenommen und ist deshalb möglicherweise nicht berechtigt.

Hinweise darauf liefert die Datenstandort-Ansicht im Admin Center.