Microsoft 365 Lizenzen: Bestandsaufnahme nach der Übernahme

Von Philipp Metzner · 4. November 2026

Sie haben eine Microsoft-365-Umgebung übernommen, und niemand hat Ihnen aufgeschrieben, was darin gekauft ist. Für die Bestandsaufnahme Ihrer Microsoft-365-Lizenzen gilt dann eine feste Reihenfolge. Zuerst sichern Sie Zugang und Verlängerungstermine. Dann lesen Sie, was gekauft und was zugewiesen ist. Erst danach ändern Sie etwas. Die Reihenfolge ist wichtiger als die Vollständigkeit, weil die nächste Verlängerung womöglich nur Wochen entfernt ist. Bei einer Jahreslaufzeit sind Sie danach bis zum Ende der Laufzeit an die Menge gebunden, also fast ein Jahr.

Dieser Leitfaden geht die Schritte in dieser Reihenfolge durch. Zu jedem Schritt steht, wo Sie die Antwort im Microsoft 365 Admin Center finden. Und was Sie dabei nicht anfassen sollten.

Für wen ist diese Bestandsaufnahme?

Die Lage ist immer dieselbe, der Anlass nicht. Vier Situationen führen hierher:

• Sie sind neu als IT-Leiter. Ihr Vorgänger ist gegangen, die Dokumentation fehlt oder ist Jahre alt. Die Verträge laufen weiter, nur weiß im Haus niemand mehr genau, warum welcher Plan gekauft wurde.
• Sie haben den IT-Dienstleister gewechselt. Der bisherige Partner hat die Lizenzen beschafft und verwaltet. Was er wo bestellt hat, steht in seinen Unterlagen, nicht in Ihren.
• Ihr Unternehmen hat eine Firma gekauft oder ist mit einer fusioniert. Mit dem Zukauf oder Merger kommt eine zweite Microsoft-365-Umgebung ins Haus. Sie hat eigene Verträge und eigene Laufzeiten.
• Sie verantworten mehrere Gesellschaften. In einer Gruppe mit Tochtergesellschaften kann jede ihre eigene Umgebung haben. Jede ist in anderen Jahren gewachsen, oft betreut von anderen Partnern.

Mit dieser Umgebung ist der Tenant gemeint. So heißt bei Microsoft die abgegrenzte Umgebung eines Unternehmens in der Microsoft-Cloud. Technisch ist das eine eigene Instanz von Microsoft Entra ID, an der alle Konten, Abos und Lizenzen hängen. In deutschen Microsoft-Texten steht dafür oft „Mandant". Jedes Unternehmen hat mindestens einen. Wer mehrere Gesellschaften führt oder Firmen zugekauft hat, kann mehrere haben.

Ob Sie die Tenants später zusammenlegen, ist eine eigene Entscheidung mit eigenen Fallen. Die beschreibt der Beitrag Microsoft 365 Tenant zusammenlegen. Die Bestandsaufnahme kommt in jedem Fall vorher. Ohne sie wissen Sie nicht, welche Verträge Sie zusammenführen.

Warum ist die Reihenfolge wichtiger als die Vollständigkeit?

Weil Sie Lizenzen bei den üblichen Bezugswegen nur in einem kurzen Fenster reduzieren dürfen. Bei Partner-Abos und beim Direktkauf unter der Microsoft-Kundenvereinbarung sind das sieben Tage nach Kauf oder Verlängerung. Danach gilt die Menge bis zum nächsten Verlängerungstermin. Bei Monatslaufzeit öffnet sich das Fenster jeden Monat neu, bei Jahreslaufzeit einmal im Jahr, auch wenn Sie monatlich zahlen.

Ein Beispiel macht das greifbar. Ein Jahresabo über 400 Lizenzen verlängert sich drei Wochen nach Ihrem ersten Arbeitstag. Finden Sie die 60 Konten ohne Nutzer erst in Woche fünf, zahlen Sie diese 60 Lizenzen zwölf weitere Monate. Eine vollständige Inventur, die zu spät kommt, spart nichts.

Auch das Auslaufenlassen hat seit 2026 keinen kostenlosen Puffer mehr, jedenfalls bei Partner-Abos und beim Direktkauf unter der Kundenvereinbarung. Früher lief ein Abo nach dem Laufzeitende noch 30 Tage weiter, ohne Kosten. Diese Gnadenfrist hat Microsoft gestrichen: beim Direktkauf unter der Kundenvereinbarung zum 9. Februar 2026, bei Partner-Abos zum 4. Mai 2026. Was stattdessen gilt, zeigt der Abschnitt zu den Laufzeiten.

Daraus folgt die Reihenfolge, nach der dieser Leitfaden aufgebaut ist:

1. Zugang sichern. Wer ist Administrator, wer darf einkaufen, welche Partner haben Zugriff?
2. Käufe und Termine lesen. Welche Abos gibt es, über welchen Weg, und wann verlängert sich jedes?
3. Zuweisungen lesen. Wer hat welche Lizenz, direkt oder über eine Gruppe?
4. Nutzung lesen. Wer nutzt, wofür bezahlt wird?
5. Erst dann ändern. Im nächsten Fenster reduzieren, Konten aufräumen, Zuständigkeiten festlegen.

In den Schritten eins bis vier ändern Sie nichts. Sie lesen nur. Zwei Ausnahmen gibt es: Zugänge, die nicht mehr in fremde Hände gehören, und die Namen in den Nutzungsberichten. Beide stehen an ihrer Stelle.

Wer hat Zugriff auf den Tenant und darf einkaufen?

Für die Bestandsaufnahme brauchen Sie zuerst selbst die richtigen Rechte. Ohne sie sehen Sie die Abrechnung nicht vollständig. Abos, die ein Partner angelegt hat, sieht im Admin Center laut Microsoft nur ein Globaler Administrator. Ändern kann sie nur der Partner.

Globale Administratoren. Microsoft empfiehlt, diese Rolle weniger als fünf Personen zuzuweisen. Zusätzlich rät Microsoft zu mindestens zwei Notfallkonten mit dieser Rolle, die keiner einzelnen Person gehören und nur für den Ernstfall gedacht sind. In einem übernommenen Tenant können hier Namen stehen, die niemand mehr zuordnen kann. Das sind etwa frühere Mitarbeiter, Konten des alten Dienstleisters oder ein gemeinsames „admin@"-Konto mit unbekanntem Passwort.

Wer einkaufen darf. Abos kaufen dürfen Globale Administratoren und Abrechnungsadministratoren. Unter der Microsoft-Kundenvereinbarung braucht es zusätzlich eine Rolle am Abrechnungskonto oder Abrechnungsprofil, etwa Besitzer oder Mitwirkender.

Kaufen dürfen auch normale Mitarbeiter, und zwar ab Werk. Microsoft stellt neue Produkte standardmäßig so ein, dass Benutzer sie selbst kaufen können. Bezahlt wird per Kreditkarte, der Mitarbeiter zahlt selbst. Betroffen sind laut Microsoft unter anderem Produkte aus der Power Platform, Project und Visio. Solche Käufe tauchen in keiner Partnerrechnung auf. Im Admin Center sehen Sie sie trotzdem, samt Käufer und zugewiesenen Nutzern.

Welche Partner Zugriff haben. Ein Partner kann zwei Rollen haben, auch beide zugleich. Als Wiederverkäufer liefert er Ihnen Lizenzen. Als Dienstleister hat er Verwaltungsrechte in Ihrem Tenant. Die Verwaltungsrechte laufen heute über sogenannte granulare delegierte Administratorrechte (GDAP). Eine solche Berechtigung gilt höchstens zwei Jahre. Sie kann sich automatisch um sechs Monate verlängern, außer sie enthält die Rolle Globaler Administrator. Ältere, pauschale Partnerrechte (DAP) vergibt Microsoft seit September 2023 nicht mehr, wenn ein Partner einen neuen Kunden anlegt. Bestehende können noch existieren.

Hier ist die Ausnahme von der Lesen-nicht-ändern-Regel. Hat ein Dienstleister, mit dem Sie nicht mehr arbeiten, noch Administratorrechte, klären Sie das sofort. Das ist eine Sicherheitsfrage, keine Lizenzfrage. Entziehen Sie ihm die Rollen, berührt das die Lizenzen nicht. Das Entfernen von Rollen beendet laut Microsoft nicht die Partnerbeziehung. Auch ohne Rollen kann der bisherige Partner weiter für Sie einkaufen, bitten Sie ihn deshalb, das abzustellen. Die Wiederverkäufer-Beziehung selbst kann nur der Partner entfernen, und erst wenn bei ihm kein Abo mehr aktiv ist.

So prüfen Sie das:

• Administratoren: im Microsoft 365 Admin Center unter Rollen > Rollenzuweisungen, Rolle „Globaler Administrator". Notieren Sie jeden Namen mit Zuständigkeit. Wer keinen Zuständigen hat, kommt auf die Klärungsliste.
• Selbstkäufe abstellen: je Produkt unter Einstellungen > Organisationseinstellungen > Dienste > Self-Service-Testversionen und -Käufe. Das braucht einen Globalen Administrator und greift nach bis zu 72 Stunden. Bestehende Käufe bleiben davon unberührt.
• Partner: unter Einstellungen > Partnerbeziehungen. Dort steht, wer Wiederverkäufer ist und welcher Partner GDAP-Rechte hat. Über den Filter für abgelaufene Beziehungen sehen Sie auch abgelaufene GDAP-Beziehungen früherer Dienstleister.

Was hat Ihr Unternehmen gekauft, und bei wem?

Alle Abos stehen im Admin Center unter Abrechnung > Ihre Produkte. Jede Zeile zeigt ein Abo mit gekaufter und zugewiesener Menge. Die Ansicht zeigt immer nur ein Abrechnungskonto. Haben Sie mehrere, wechseln Sie dort über „Abrechnungskonto ändern", sonst sehen Sie nur einen Teil. Über welchen Weg ein Abo gekauft wurde, zeigt die Spalte Kaufkanal. Steht dort „Reseller", kam es über einen Partner.

Ein Tenant kann Abos aus mehreren Wegen gleichzeitig enthalten. Die Basis-Lizenzen kommen etwa über einen Partner, Copilot direkt von Microsoft. Und ein Mitarbeiter hat sich Visio selbst bestellt. Jeder dieser Wege hat eigene Regeln für Kündigung und Reduktion. Notieren Sie den Bezugsweg deshalb je Abo, nicht je Tenant.

Den Vertragstyp dahinter verrät das Abrechnungskonto. Unter Abrechnung > Abrechnungskonten steht in der Spalte Abrechnungskontotyp einer von drei Werten:

Was der Wechsel von MOSA auf die Kundenvereinbarung für Ihre Termine bedeutet, erklärt der Beitrag zur Umstellung auf die Microsoft-Kundenvereinbarung. Kauft Ihr Unternehmen über ein Enterprise Agreement, gelten dessen eigene Regeln. Die beschreibt der Beitrag Vom Enterprise Agreement zu CSP.

Welcher Partner hinter einem Abo steht, steht nicht in der Abo-Zeile. Bei Partner-Abos zeigt die Abo-Seite laut Microsoft nur den Kaufkanal „Reseller", keinen Namen. Den Namen finden Sie über die Partnerbeziehungen oder die Rechnung des Partners. Per PowerShell trägt ein Partner-Abo zudem die Tenant-ID des Partners, der es angelegt hat. Haben Sie den Dienstleister gewechselt, laufen alte Abos womöglich noch beim früheren Partner weiter.

Testversionen gehören auf dieselbe Liste. Eine Testversion aus dem Admin Center läuft 30 Tage. Ist eine Zahlungsmethode hinterlegt und die wiederkehrende Abrechnung nicht ausgeschaltet, wird daraus standardmäßig ein bezahltes Jahresabo. Ein vergessener Test Ihres Vorgängers kann also gerade zur Rechnung werden.

So prüfen Sie das:

• Abos und Kaufkanal: Abrechnung > Ihre Produkte. Notieren Sie je Zeile Produkt, gekaufte Menge, zugewiesene Menge, Kaufkanal und Status.
• Testversionen und Selbstkäufe: in derselben Ansicht über die Filter „Testversion" und „Self-Service". Testversionen, die Mitarbeiter selbst gestartet haben, stehen auf der eigenen Registerkarte „Self-Service-Testversionen".
• Per PowerShell, mit dem Microsoft-Graph-Modul und der Berechtigung Organization.Read.All. Melden Sie sich für diesen und die folgenden Befehle mit einem Konto an, das mindestens Globaler Leser ist:

Connect-MgGraph -Scopes "Organization.Read.All"
Get-MgDirectorySubscription |
  Select-Object SkuPartNumber, Status, TotalLicenses, IsTrial, NextLifecycleDateTime, OwnerTenantId

Bei Partner-Abos steht in OwnerTenantId die Tenant-ID des Partners. Gleichen Sie sie mit der Tenant-ID ab, die Ihnen der Partner nennt.

Wann läuft welches Abo aus?

Das Datum steht je Abo unter Abrechnung > Ihre Produkte. Bei Direktkäufen sehen Sie auf der Detailseite unter „Wiederkehrende Abrechnung", ob es sich automatisch verlängert. Ist sie an und nichts vorgemerkt, verlängert sich das Abo mit derselben Menge.

Jedes Abo hat seinen eigenen Termin. Zwei Abos desselben Produkts können Monate auseinanderliegen, etwa weil Ihr Vorgänger im Frühjahr ein zweites Abo gekauft hat, statt Lizenzen zum bestehenden hinzuzufügen. Nach einem Zukauf oder einer Fusion bringt die übernommene Gesellschaft ihre eigenen Termine mit, die nicht zu Ihren passen. Sortieren Sie die Liste deshalb nach Datum. Der früheste Termin ist Ihre Frist für die Bestandsaufnahme.

Was zu welchem Zeitpunkt geht, hängt vom Bezugsweg ab:

Die erweiterte Dienstlaufzeit (Extended Service Term, EST) ist Microsofts Ersatz für die gestrichene Gnadenfrist. Das Abo läuft dann monatlich weiter, tagesgenau abgerechnet und jederzeit kündbar. Es kostet aber 3 Prozent mehr als dasselbe Produkt mit Monatslaufzeit. Bei Partner-Abos ohne Monatsplan sind es 23 Prozent.

Für Ihre Bestandsaufnahme heißt das: Ein Partner-Abo, dessen automatische Verlängerung nur abgeschaltet ist, endet nicht. Es läuft teurer weiter. Wer ein Abo wirklich beenden will, muss den Partner bitten, es ausdrücklich zum Laufzeitende zu kündigen.

So prüfen Sie das:

• Vormerkungen: auf der Detailseite jedes Abos unter „Geplante Änderungen". Steht dort schon eine Änderung, hat Ihr Vorgänger oder Partner etwas vorgemerkt. Wer die wiederkehrende Abrechnung abschaltet, löscht damit alle Vormerkungen.
• Per PowerShell: NextLifecycleDateTime aus dem Befehl oben. Das ist der Zeitpunkt, zu dem das Abo ohne Verlängerung in den nächsten Status wechselt. Ob die Verlängerung eingeschaltet ist, liefert diese Schnittstelle nicht. Das sehen Sie nur im Admin Center oder beim Partner.
• Beim Partner nachfragen: Bitten Sie Ihren Partner um eine Liste aller Abos mit Laufzeit, Laufzeitende und vorgemerkten Änderungen. Für Partner-Abos ist er ohnehin Ihr Ansprechpartner für jede Änderung.

Welche Lizenzen sind zugewiesen, und an wen?

Gekaufte und zugewiesene Menge je Produkt stehen unter Abrechnung > Lizenzen. Diese Ansicht fasst gleichnamige Abos zusammen, anders als „Ihre Produkte" mit einer Zeile je Abo. Auf der Produktseite stehen direkt lizenzierte Nutzer mit Namen und Gruppen mit ihrem Namen. Wer über eine Gruppe lizenziert ist, steht in deren Mitgliederliste.

Die Differenz zwischen gekauft und zugewiesen ist Ihr erster harter Befund. Diese Lizenzen bezahlen Sie, ohne dass jemand sie hat. Ein kleiner Puffer für neue Mitarbeiter ist sinnvoll. Ob der vorhandene Puffer zu Ihrer Einstellungsplanung passt, entscheiden Sie erst in Schritt fünf.

Direkt oder über eine Gruppe, das ist für später entscheidend. Wer über eine Gruppe lizenziert ist, verliert die Lizenz, sobald er die Gruppe verlässt. Das gilt nicht, wenn er sie zusätzlich direkt oder über eine andere Gruppe hat. Wer eine Gruppe aufräumt, der Lizenzen zugewiesen sind, greift damit in Lizenzen ein. Welche Fallen dabei lauern, beschreibt der Beitrag zur gruppenbasierten Lizenzierung.

Achten Sie auf doppelte Rechte. Hat ein Nutzer zwei Lizenzen, die sich überschneiden, zahlen Sie einen Teil doppelt. Das passiert etwa, wenn jemand vom kleineren auf den größeren Plan gewechselt ist und die alte Lizenz behalten hat. Oder wenn ein Zusatzprodukt gekauft wurde, das der Plan längst enthält. Typische Fälle sammelt der Beitrag Microsoft 365 Add-ons doppelt bezahlt.

So prüfen Sie das:

• Per PowerShell, mit der Berechtigung LicenseAssignment.Read.All:

Connect-MgGraph -Scopes "LicenseAssignment.Read.All"
Get-MgSubscribedSku |
  Select-Object SkuPartNumber, ConsumedUnits,
    @{n="Gekauft"; e={$_.PrepaidUnits.Enabled}}

ConsumedUnits ist die Zahl der zugewiesenen Lizenzen, Gekauft die Zahl der aktiven, summiert über alle Abos desselben Produkts. Kostenlose Produkte erscheinen hier mit sehr hohen Zahlen. Die übergehen Sie.

Welche Konten zahlen, ohne dass ein Mensch dahintersteht?

Suchen Sie die Karteileichen des Tenants, also Konten mit Lizenz, aber ohne Mensch dahinter. Vier Gruppen kommen in Frage: ausgeschiedene Mitarbeiter, deren Konto nur gesperrt ist, Funktionspostfächer mit voller Lizenz, Dienst- und Testkonten, und Externe mit einer Mitarbeiterlizenz. In allen vier Fällen lohnt die Frage, ob die Lizenz noch gebraucht wird.

Ein gesperrtes Konto gibt seine Lizenz nicht frei. In Microsofts eigener Anleitung zum Ausscheiden eines Mitarbeiters ist das Sperren der Anmeldung der erste Schritt. Das Entfernen der Lizenz ist ein eigener, späterer Schritt. Wurde er vergessen, läuft die Lizenz weiter. In einem Tenant ohne gepflegten Austrittsprozess ist das die erste Stelle zum Nachsehen.

Ein Funktionspostfach braucht bis 50 GB keine Lizenz, solange es kein Archiv und keinen Litigation Hold braucht. Gemeint sind freigegebene Postfächer wie info@ oder rechnung@. Eine volle Lizenz darauf kann ein Überbleibsel aus der Zeit sein, als es noch ein normales Benutzerkonto war. Wann doch eine nötig ist, steht im Beitrag zur Shared Mailbox Lizenz.

Auch Dienst- und Testkonten können teure Pläne tragen. Ein Konto für den Scanner, die Telefonanlage oder eine Schnittstelle bekommt beim Anlegen schnell dieselbe Lizenz wie alle. Testkonten aus einem früheren Projekt ebenso. Welche technischen Konten wirklich eine Lizenz brauchen, klärt der Beitrag Service-Accounts und Microsoft-365-Lizenz.

Externe brauchen nicht immer ein internes Konto. Gäste aus anderen Organisationen brauchen für die normale Zusammenarbeit in Teams und SharePoint keine eigene Microsoft-365-Lizenz. Ein Berater mit eigenem internem Konto und voller Lizenz ist dagegen ein Fall für die Klärungsliste. Die Regeln für Gäste stehen im Beitrag Kosten Gastkonten in Microsoft 365 Geld?.

Das letzte Anmeldedatum ist ein Hinweis, kein Urteil. Wer lange nicht angemeldet war, ist nicht automatisch überflüssig. Dahinter kann eine Elternzeit stehen, eine lange Krankheit oder ein Postfach, auf das andere mit Vertretungsrechten zugreifen. Fragen Sie nach, bevor Sie in Schritt fünf entscheiden.

So prüfen Sie das:

• Gesperrte Konten mit Lizenz, per PowerShell mit der Berechtigung User.Read.All:

Connect-MgGraph -Scopes "User.Read.All"
Get-MgUser -All -Filter "accountEnabled eq false" `
  -Property DisplayName, UserPrincipalName, AssignedLicenses |
  Where-Object { $_.AssignedLicenses.Count -gt 0 } |
  Select-Object DisplayName, UserPrincipalName

In der Liste stehen auch freigegebene Postfächer und Raumpostfächer, denn deren Konten sind ebenfalls gesperrt. Für sie gelten die Regeln aus dem Absatz zu Funktionspostfächern.

• Letzte Anmeldung je Konto: Das Feld dafür heißt SignInActivity. Es setzt Entra ID P1 oder P2 voraus und die zusätzliche Berechtigung AuditLog.Read.All. Das Datum der letzten erfolgreichen Anmeldung erfasst Microsoft erst seit Dezember 2023, ältere Anmeldungen fehlen darin.

Wer nutzt, wofür bezahlt wird?

Die Nutzungsberichte im Admin Center zeigen je Dienst, wer in den letzten 7, 30, 90 oder 180 Tagen aktiv war. Sie liegen unter Berichte > Nutzung. In einem übernommenen Tenant zeigen sie aber womöglich keine Namen, sondern nur unlesbare Kennungen.

Microsoft verbirgt die Namen in allen Berichten seit dem 1. September 2021 standardmäßig. Hat niemand die Einstellung geändert, sehen Sie statt Namen nur Zeichenfolgen. Das betrifft Nutzer, Gruppen und Websites, und zwar im Admin Center, in den Graph-Berichten und in Power BI. Ein Abgleich mit Ihrer Lizenzliste ist so nicht möglich.

Umschalten darf das ein Globaler Administrator unter Einstellungen > Organisationseinstellungen > Dienste > Berichte. Dort deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Benutzer-, Gruppen- und Websitenamen in allen Berichten verbergen". Ist das Überwachungsprotokoll eingeschaltet, wird das Umschalten dort protokolliert. Das ist eine Änderung an Ihrem Tenant, die zweite Ausnahme von der Lesen-Regel. Klären Sie vorher, ob Betriebsrat oder Datenschutz dafür eine Regel haben. Nutzungsdaten mit Namen sind personenbezogen.

Die Berichte zeigen, ob jemand eine App nutzt, nicht welchen Plan er braucht. Sie sehen, dass jemand Outlook und Teams verwendet. Ob er dafür E5 braucht oder ob E3 genügt, steht dort nicht. E5 enthält gegenüber E3 vor allem weitere Sicherheits- und Compliance-Funktionen, dazu Teams Phone, Audiokonferenzen und Power BI Pro. Die Nutzung der Sicherheits- und Compliance-Funktionen zeigen die Standardberichte nicht je Person. Wie man den Bedarf je Rolle sauber ableitet, beschreibt der Beitrag Welche Microsoft 365 Lizenz für welchen Mitarbeiter?.

Wer vor Ihnen was zugewiesen hat, steht nur begrenzt im Protokoll. Das Überwachungsprotokoll erfasst Lizenzänderungen an Nutzern, Käufe im Admin Center dagegen nicht verlässlich. In der Standardstufe bewahrt es Einträge 180 Tage auf. Bei Business Basic, Business Standard und Business Premium ist es laut Microsoft nicht standardmäßig eingeschaltet, und es zeichnet nicht rückwirkend auf. Für alles, was länger zurückliegt, bleiben Einkauf, Partner und Rechnungen.

So prüfen Sie das:

• Aktive Nutzer: Berichte > Nutzung, Bericht „Aktive Benutzer", Zeitraum 180 Tage. Danach die einzelnen Dienste wie Exchange, OneDrive und Teams.
• Ob das Überwachungsprotokoll läuft: in der Exchange-Online-PowerShell mit Get-AdminAuditLogConfig | Format-List UnifiedAuditLogIngestionEnabled. Steht dort False, gibt es keine Aufzeichnung.

Was sollten Sie in den ersten Wochen nicht anfassen?

Entziehen Sie keine Lizenz, löschen Sie kein Konto und bauen Sie keine Gruppe um, bevor Sie wissen, was daran hängt. Jeder dieser Schritte setzt Fristen in Gang, die Daten kosten können.

Eine entzogene Lizenz startet eine Löschfrist. Ohne Aufbewahrungsrichtlinie löscht Microsoft das Postfach 30 Tage nach dem Entzug. Das OneDrive wird nach 60 Tagen ohne Lizenz schreibgeschützt und nach 93 Tagen archiviert. Welche Fristen genau gelten und was davor zu sichern ist, beschreibt der Beitrag Microsoft 365 Lizenz entziehen: was mit den Daten passiert.

Eine Lizenz entziehen senkt die Rechnung nicht. Die Lizenz wird frei, das Abo läuft mit derselben Menge weiter. Geld sparen Sie erst, wenn Sie die Menge zur nächsten Verlängerung senken, per Vormerkung vorher oder im Fenster danach. Bis dahin können Sie die freie Lizenz an einen neuen Mitarbeiter geben.

Hinter einem Abo ohne erkennbaren Nutzer kann ein Prozess hängen. Eine Fachabteilung betreibt vielleicht eine App auf Power Apps, eine Telefonanlage hängt an Teams-Rufnummern, ein Archiv an einer Aufbewahrungsrichtlinie. Wer kündigt, ohne zu fragen, findet das am ersten Arbeitstag nach dem Ende der Laufzeit heraus.

Wechselt ein Nutzer auf einen kleineren Plan, verliert er Funktionen. Das klingt banal, trifft aber Archive, Aufbewahrung und Sicherheitsfunktionen, die niemand im Alltag bemerkt. Was beim Wechsel nach unten bricht und was nicht, steht im Leitfaden Microsoft 365 Lizenz downgraden ohne Datenverlust.

Was ist anders nach einem Zukauf oder einer Fusion?

Nach einer Übernahme machen Sie die Bestandsaufnahme zweimal, einmal je Tenant, und legen die Ergebnisse nebeneinander. Entscheidend sind die Laufzeiten beider Seiten. Zwischen zwei getrennten Tenants lassen sich Abos in aller Regel nicht verschieben. Eine Ausnahme dokumentiert Microsoft nur für MCA-E-Konten, also Verträge über den Microsoft-Vertrieb. Auch dort lässt sich ein Abo nur verschieben, solange keine seiner Lizenzen zugewiesen ist, und die Rechnung bleibt beim bisherigen Konto.

Zwei Gesellschaften können verschiedene Bezugswege haben. Die eine kauft über einen Partner, die andere direkt bei Microsoft. Die eine nutzt Business-Pläne, die andere Enterprise-Pläne. Notieren Sie deshalb in der Bestandsliste je Abo, zu welcher Gesellschaft und welchem Tenant es gehört.

Ob die Verträge der gekauften Firma einfach weiterlaufen, hängt an der Art des Kaufs. Bei einem Kauf der Anteile bleibt die Gesellschaft Vertragspartner. Prüfen Sie trotzdem die Partnerverträge auf Klauseln zum Kontrollwechsel. Bei einem Kauf einzelner Vermögenswerte gehen Verträge nicht von selbst über, der Vertragspartner muss zustimmen. Bei einer Verschmelzung gehen sie kraft Gesetzes auf die aufnehmende Gesellschaft über. Die Einzelheiten klärt Ihre Rechtsabteilung, nicht das Admin Center. Für die Bestandsaufnahme reicht die Frage: Auf wen läuft welcher Vertrag, und wer zahlt ab dem Closing?

Dürfen Sie schon vor dem Closing in den Tenant schauen, tun Sie es, im Rahmen der vereinbarten Due Diligence und ohne personenbezogene Nutzungsdaten. In der Due Diligence liefert die Liste der Abos und Termine harte Zahlen für die Verhandlung. Danach ist sie die Grundlage für jede Entscheidung über das Zusammenlegen.

Legen Sie nichts zusammen, um Lizenzen zu sparen, bevor die Termine stehen. Während einer Migration braucht dieselbe Person auf beiden Seiten eine Lizenz, die Rechnung steigt also zuerst. Microsofts Werkzeug für den Postfachumzug verlangt zusätzlich je Nutzer eine einmalige Migrationslizenz. Warum das so ist und wann Sie die Menge senken dürfen, beschreibt der Beitrag Microsoft 365 Tenant zusammenlegen: die Lizenz-Fallen.

Was gilt, wenn Sie als Dienstleister einen Kunden übernehmen?

Für einen IT-Dienstleister ist die Reihenfolge dieselbe. Nur kommt der Zugang zuerst über eine GDAP-Beziehung, die der Kunde bestätigt. Die Abos des bisherigen Partners laufen weiter, bis sie übertragen oder ausdrücklich zum Laufzeitende gekündigt sind.

Der Partnerwechsel mitten in der Laufzeit heißt Partner-zu-Partner-Transfer. Die Laufzeit bleibt dabei erhalten, Mengen und Verlängerungseinstellungen auch. Ein neues Kündigungsfenster gibt es nicht. Abos, die schon in der erweiterten Dienstlaufzeit stecken, lassen sich nicht übertragen. Der bisherige Partner muss sie dafür zuerst auf das reguläre Produkt zurückstellen. Den Ablauf beschreibt der Beitrag Microsoft-365-Partner wechseln mitten in der Laufzeit.

Der Kunde sollte dem Vorgänger die Rollen entziehen und ihn bitten, keine Käufe mehr auszulösen. Was das Entziehen beendet und was nicht, steht im Abschnitt zum Zugriff. Als neuer Partner fordern Sie nur die Rollen an, die Sie wirklich brauchen. Enthält Ihre Beziehung die Rolle Globaler Administrator, müssen Sie sie vor Ablauf selbst erneuern.

Die Bestandsaufnahme ist Ihr bester Einstieg beim Kunden. Eine saubere Liste der Abos, Termine und leeren Lizenzen zeigt in der ersten Woche, was der Vorgänger liegen gelassen hat. Und sie schützt Sie davor, später für seine Altlasten verantwortlich gemacht zu werden.

Wie halten Sie den Befund fest?

Mit einer Zeile je Abo und sieben Spalten. Diese Lizenzübersicht ist das Ergebnis der Schritte eins bis vier und die Grundlage für jede Entscheidung danach. Sortiert nach Verlängerungstermin, zeigt sie Ihnen, was als Nächstes dran ist.

Daneben führen Sie eine Klärungsliste. Darauf kommt alles, dem Sie keinen Zuständigen zuordnen konnten: Administratorkonten ohne Besitzer, Abos ohne erkennbaren Zweck, gesperrte Konten mit Lizenz, Testversionen und Selbstkäufe. Jeder Punkt bekommt einen Namen und ein Datum.

Entscheiden Sie dann je Termin, nicht je Liste. Eine Woche vor jeder Verlängerung legen Sie fest, ob das Abo mit gleicher, kleinerer oder größerer Menge weiterläuft. Und Sie klären, ob es einen anderen Plan braucht oder enden soll. So nutzen Sie jedes Fenster, statt auf die eine große Bereinigung zu warten.

Wie LessLicense die Bestandsaufnahme abkürzt

Die Schritte zwei bis vier kosten von Hand die meiste Zeit. Abos, Zuweisungen und Nutzung liegen an verschiedenen Stellen, und keine Microsoft-Ansicht legt sie je Nutzer nebeneinander. Genau das macht LessLicense, unsere Software zur Lizenzauswertung für Microsoft 365.

Die Abos kommen mit ihren Terminen. LessLicense liest die Abos des Tenants über Microsoft Graph aus, samt Laufzeit, Status und Kennzeichen für Testversionen. Die Verlängerungstermine stehen im Reiter Kalender, mit Menge und betroffenen Nutzern je Termin. Damit sehen Sie Ihre Frist für die Bestandsaufnahme, ohne die Abos einzeln zu öffnen. Bei einem frisch gekauften Abo zeigt der Kalender auch, wann die Stornofrist endet.

Zuweisung und Nutzung stehen je Person nebeneinander. LessLicense führt Microsoft Graph, die Nutzungsberichte, Exchange und die Geräteverwaltung je Nutzer zusammen. Daraus sehen Sie, welche Lizenz er hat, welche Funktionen er nutzt und welche Lizenz dazu passt. Die Funde aus diesem Leitfaden kommen als Aufgaben. Dazu gehören gesperrte Konten mit Lizenz, lizenzierte Gäste und Dienstkonten, inaktive Nutzer zur Prüfung, doppelte Lizenzen und gekaufte Lizenzen, die niemand hat. Jede Aufgabe nennt die betroffenen Konten, geldwirksame Aufgaben zusätzlich das Einsparpotenzial.

Mehrere Tenants in einer Auswertung. Nach einem Zukauf oder bei mehreren Gesellschaften wertet LessLicense jeden Tenant für sich aus und zeigt die Ergebnisse nebeneinander. So entsteht die Gegenüberstellung aus dem Abschnitt zur Fusion, ohne dass Sie die Tenants vorher zusammenlegen.

Die Analyse ändert nichts. LessLicense liest nur. Es entzieht keine Lizenz, kündigt kein Abo und ändert keine Gruppe. Das passt zur Regel dieses Leitfadens: In den ersten Wochen wird gelesen, nicht geändert. LessLicense läuft on-premises in Ihrem eigenen Netzwerk, und die Nutzungsdaten Ihrer Mitarbeiter bleiben dort.

Was LessLicense nicht übernimmt: die Prüfung von Administratorrollen und Sicherheitseinstellungen, Verträge, die nur als Dokument existieren, und die Frage, wer im Haus entscheidet. Die Klärungsliste bleibt Ihre Arbeit.

FAQ

Wie verschaffe ich mir als neuer IT-Leiter einen Überblick über die Microsoft-365-Lizenzen?

Mit einer Bestandsaufnahme in fester Reihenfolge. Sichern Sie zuerst Ihren Zugang und die Verlängerungstermine aller Abos, denn der früheste Termin ist Ihre Frist. Lesen Sie dann, was gekauft, zugewiesen und genutzt wird. Ändern Sie erst danach etwas, am besten zum nächsten Verlängerungstermin.

Wie finde ich heraus, über wen unsere Microsoft-365-Lizenzen gekauft wurden?

Im Admin Center unter Abrechnung > Ihre Produkte zeigt die Spalte Kaufkanal je Abo, ob es über einen Partner kam. Den Namen des Partners sehen Sie unter Einstellungen > Partnerbeziehungen oder auf seiner Rechnung. Steht unter Abrechnung > Abrechnungskonten der Kontotyp Microsoft-Partnervereinbarung (MPA), kaufen Sie über einen Partner im CSP-Programm.

Kann ich ungenutzte Lizenzen sofort kündigen?

Meist nicht. Bei Partner-Abos und beim Direktkauf unter der Kundenvereinbarung gilt dafür ein Fenster von sieben Tagen nach Kauf oder Verlängerung. Danach zahlen Sie bis zum Laufzeitende. Eine freie Lizenz können Sie aber jederzeit einem anderen Nutzer zuweisen. Bei Selbstkäufen von Mitarbeitern müssen Sie das Abo dafür zuerst übernehmen.

Wo sehe ich, wann ein Microsoft-365-Abo verlängert wird?

Im Admin Center unter Abrechnung > Ihre Produkte, für jedes Abo einzeln. Ob sich ein Direktkauf automatisch verlängert und was vorgemerkt ist, zeigt die Detailseite des Abos. Bei Partner-Abos fragen Sie Verlängerung und Vormerkungen beim Partner ab.

Belegt ein gesperrtes Konto weiterhin eine Lizenz?

Ja, solange die Lizenz zugewiesen bleibt. Das Sperren der Anmeldung und das Entfernen der Lizenz sind zwei getrennte Schritte. Erst wenn Sie die Lizenz entfernen, wird sie für jemand anderen frei. Die Rechnung sinkt aber erst, wenn Sie die Menge zur nächsten Verlängerung senken.

Warum zeigen die Nutzungsberichte keine Namen?

Weil Microsoft die Namen seit September 2021 standardmäßig verbirgt. Ein Globaler Administrator kann das unter Einstellungen > Organisationseinstellungen > Dienste > Berichte umstellen. Klären Sie vorher, ob Betriebsrat oder Datenschutz das erlauben.

Müssen wir nach einer Firmenübernahme sofort neue Lizenzen kaufen?

Nicht, wenn die gekaufte Gesellschaft einen eigenen Tenant und eigene Verträge hat. Dann nutzt sie ihre Lizenzen dort weiter. Neue Lizenzen brauchen Sie erst, wenn Nutzer in Ihren Tenant umziehen. Während der Migration zahlen Sie dann für dieselbe Person auf beiden Seiten. Anders ist es, wenn die Firma bisher im Tenant und auf den Vertrag des Verkäufers lief, etwa bei einem Carve-out aus einem Konzern. Mit dem Closing braucht sie eigene Lizenzen, in einem neuen Tenant oder in Ihrem.