Microsoft 365 Postfach Speicher erhöhen: was Sie schon haben

Bevor Sie für mehr Postfachspeicher eine größere Lizenz kaufen: Business Basic, Business Standard und Business Premium sind für bis zu 100 GB berechtigt. Vorher waren es 50 GB. Microsoft verteilt die Erhöhung seit Juni 2026 und nennt September als Ende des Fensters. Bis sie bei einem Nutzer ankommt, gelten weiter 50 GB.

Diese 50 GB gehören zum Paketupdate 2026, mit dem Microsoft die Inhalte und Preise seiner Pläne neu geordnet hat. Der Begriff taucht in diesem Artikel noch öfter auf.

Stand: 23. August 2026. Postfachgrenzen sind eine Momentaufnahme. Wie Sie den Wert für Ihren eigenen Mandanten nachsehen, steht weiter unten.

Wie viel Postfachspeicher enthält welche Microsoft-365-Lizenz?

Die Größe des Postfachs bestimmen der Postfachtyp und die zugewiesene Lizenz. Mehr Speicher gibt es deshalb nur über eine andere oder eine zusätzliche Lizenz. Einzelne Gigabyte lassen sich nicht dazukaufen.

* Nach dem Paketupdate 2026. Microsoft verteilt die zusätzlichen 50 GB seit Juni 2026. Bis sie ankommen, gelten 50 GB.

Drei Werte fallen auf. Office 365 E1 bleibt bei 50 GB. Frontline-Lizenzen mit Postfach liefern 2 GB, was für ein normales Bürokonto nicht reicht. Und freigegebene Postfächer bleiben bei 50 GB, solange sie unlizenziert sind. Die Details dazu stehen in unserem Beitrag zur Shared Mailbox Lizenz.

Eine Lizenz fehlt in der Tabelle bewusst. Microsoft 365 F1 enthält gar kein Nutzungsrecht am Postfach. Es wird zwar eins angelegt, verwenden dürfen die Nutzer es aber nicht. Microsoft empfiehlt für F1 ausdrücklich, Outlook im Web zu deaktivieren.

Was hat Microsoft 2026 geändert?

Microsoft hat den Business-Suiten 50 GB zusätzlichen Primärspeicher gegeben. Aus 50 GB werden 100 GB, ohne Zutun des Administrators.

Technisch passiert das über einen zweiten Serviceplan. Ein Serviceplan ist ein einzelner Baustein innerhalb einer Lizenz. Der neue Baustein sitzt neben dem bisherigen Exchange-Plan und bringt die zusätzlichen 50 GB mit. Beide müssen aktiv sein, damit die vollen 100 GB greifen. Im Admin Center zeigt Microsoft ihn wie ein Add-on: zusätzlich zur eigentlichen Lizenz steht ein weiterer Eintrag.

Microsoft kündigt die Änderung je Mandant vorab im Message Center an. Innerhalb eines Mandanten kommt sie aber nicht auf einen Schlag. Nutzer derselben Organisation können unterschiedlich weit sein.

Drei Einschränkungen sind wichtig:

• Nur das Primärpostfach. Das Archiv wächst nicht mit. Business Basic und Standard behalten 50 GB Archiv.
• Kontingente addieren sich nicht. Wer Business Premium und zusätzlich Exchange Online Plan 2 hält, bekommt 100 GB, nicht 200 GB. Exchange nimmt den höchsten Wert, den eine einzelne Lizenz vorsieht, und addiert nichts dazu.
• Einzelne Exchange-Online-Plan-1-Lizenzen bleiben bei 50 GB. Die Erhöhung gilt den drei Business-Suiten, nicht dem Exchange-Plan darunter.

Postfachspeicher erhöhen: so prüfen Sie Ihren eigenen Stand

Bevor Sie etwas kaufen oder kündigen, klären Sie zwei Fragen. Wie voll ist das Postfach, und sind die zusätzlichen 50 GB schon da?

Alle folgenden Befehle brauchen eine Verbindung. Der Lizenz-Check läuft im Microsoft Graph PowerShell SDK, die Postfach-Befehle in Exchange Online PowerShell. Das sind zwei getrennte Module mit zwei getrennten Anmeldungen:

Connect-MgGraph -Scopes "LicenseAssignment.Read.All"
Connect-ExchangeOnline

max.mustermann@ihrefirma.de steht in allen Beispielen für den Anmeldenamen des Nutzers.

Schritt 1: Wie voll ist das Postfach?

Get-EXOMailboxStatistics -Identity max.mustermann@ihrefirma.de | Format-List DisplayName, TotalItemSize, ItemCount

Microsoft empfiehlt für Exchange Online diese Variante. Das ältere Get-MailboxStatistics liefert dieselben Werte.

Die Grenzen greifen gestaffelt, nicht auf einen Schlag. Bei einem 100-GB-Postfach warnt Exchange den Nutzer per E-Mail bei 98 GB. Ab 99 GB kann er nicht mehr senden, ab 100 GB auch nicht mehr empfangen. Ankommende Mail wird dann abgewiesen, der Absender bekommt einen Unzustellbarkeitsbericht.

Schritt 2: Sind die zusätzlichen 50 GB zugeteilt?

Der Baustein heißt EXCHANGE_STORAGE_50GB. Der Name meint die zusätzlichen 50 GB, nicht das ganze Postfach. Microsoft filtert im eigenen Beispiel genau darauf. Die Standardausgabe schneidet die Liste der Servicepläne sonst nach wenigen Einträgen ab:

$lizenzen = Get-MgUserLicenseDetail -UserId max.mustermann@ihrefirma.de
$lizenzen.ServicePlans | Where-Object ServicePlanName -eq "EXCHANGE_STORAGE_50GB" |
    Select-Object ServicePlanName, ProvisioningStatus

Kommt keine Zeile zurück, enthält keine der zugewiesenen Lizenzen diesen Baustein. Entweder hat der Rollout den Mandanten noch nicht erreicht, oder die Lizenz des Nutzers sieht ihn gar nicht vor. Ein im Admin Center abgewählter Dienst ist es nicht, der taucht weiter als Zeile auf.

Kommt eine Zeile zurück, entscheidet der ProvisioningStatus:

• Success: Der Baustein ist bereitgestellt. Zeigt das Postfach trotzdem 50 GB, weiter mit Schritt 3.
• Disabled: Der Dienst wurde abgewählt. Das passiert nicht von selbst und heilt auch nicht von selbst. Setzen Sie den Haken im Admin Center unter Benutzer, Aktive Benutzer, Lizenzen und Apps wieder.
• Jeder andere Wert, etwa PendingProvisioning oder PendingActivation: Die Zuweisung läuft noch. Hier hilft Abwarten.

Schritt 3: Warum ist das Postfach trotzdem klein?

Ist der Baustein aktiv und das Postfach bleibt bei 50 GB, liegt es meist an einem eigenen Wert am Postfach. Entweder hat ein Administrator ihn gesetzt, oder eine früher zugewiesene kleinere Lizenz hat ihn dort hinterlassen. Der nächste Befehl zeigt, was bei Ihnen der Fall ist.

Get-Mailbox max.mustermann@ihrefirma.de | Format-List *Quota*

Entscheidend ist die Zeile UseDatabaseQuotaDefaults. Was Sie danach tun, hängt allein an diesem Wert.

Steht dort False: Es gelten die am Postfach gesetzten Einzelwerte. Heben Sie diese an.

Set-Mailbox -Identity max.mustermann@ihrefirma.de -ProhibitSendReceiveQuota 100GB -ProhibitSendQuota 99GB -IssueWarningQuota 98GB

Steht dort True: Das Postfach hat keine eigenen Werte, die greifen. Microsofts Referenz beschreibt die geltenden Vorgaben als Werte aus der Postfachdatenbank. Diese Datenbank sehen Sie in Exchange Online nicht, dort bestimmen Postfachtyp und Lizenz die Größe. Microsoft geht in zwei Schritten vor: erst die Werte setzen wie oben, und wenn das nicht greift, im zweiten Schritt das Flag umlegen.

Set-Mailbox -Identity max.mustermann@ihrefirma.de -UseDatabaseQuotaDefaults:$false

Die drei Werte staffeln die Grenzen von oben nach unten. Bei 100 GB ist Schluss mit Senden und Empfangen, bei 99 GB nur noch mit Senden, bei 98 GB kommt die Warnung.

⚠ Eigene Werte haben einen Preis. Genau sie sind der Grund, warum ein Postfach eine neue Standardgröße später nicht mehr automatisch bekommt. Setzen Sie sie deshalb erst, wenn Schritt 2 den Baustein mit Success zeigt. Prüfen Sie danach mit demselben Get-Mailbox-Befehl nach, ob die Werte angekommen sind.

Eine Warnung von Microsoft gehört dazu. Entziehen Sie keine Lizenz, um die Erhöhung zu erzwingen, und weisen Sie sie auch nicht neu zu. Der Entzug startet die Aufbewahrungsfristen für die Daten. Was dabei passiert, steht in unserem Beitrag zum Entziehen einer Microsoft-365-Lizenz.

Wartet der Nutzer noch auf den Rollout und das Postfach ist bereits voll, hilft kurzfristig nur das Archiv. Dazu weiter unten ein eigener Abschnitt.

Ist der zusätzliche Speicher wirklich kostenlos?

Nicht überall. Er taucht auf keiner Rechnung als eigener Posten auf, und es gibt nichts zu bestellen. Trotzdem ist er nur in einer der drei Suiten wirklich umsonst.

Zum Paketupdate 2026 gehört auch eine Preisrunde, die zum 1. Juli 2026 in Kraft getreten ist. Business Basic ist dabei um 16,7 Prozent teurer geworden, Business Standard um 12 Prozent (Euro-Listenpreis). Allein Business Premium blieb beim alten Preis.

⚠ Die Fassungen ohne Teams sind stärker gestiegen. Seit der Entbündelung verkauft Microsoft die Business-Pläne im Europäischen Wirtschaftsraum zusätzlich als eigene Produkte ohne Teams. Für Business Basic ohne Teams weist Microsoft 23 Prozent aus, für Business Standard ohne Teams 16 Prozent. Nur die Premium-Fassung ohne Teams blieb unverändert.

Microsoft begründet die Preisrunde mit dem Gesamtwert der Suite, nicht mit einzelnen Funktionen. Für Business Basic und Business Standard nennt Microsoft vier neue Bausteine: die 50 GB E-Mail-Speicher, einen Schutz, der Links beim Anklicken gegen bekannte Schadseiten prüft, Erweiterungen an Copilot Chat und Copilot Chat Analytics. Für Business Premium sind es drei, den Link-Schutz führt Microsoft dort nicht auf. Defender for Office Plan 1 und die Intune Suite gehören zu den Enterprise-Plänen.

Speicherzuwachs und Preisrunde gehören also zusammen. Was in der Preisrunde sonst noch steckt, steht in unserem Beitrag zur Microsoft 365 Preiserhöhung 2026.

Warum sagt Microsofts eigene Anleitung noch etwas anderes?

Weil die Dokumentation der Produktänderung hinterherhinkt. Das ist der Grund, warum Unternehmen hier Geld ausgeben, das sie nicht ausgeben müssten.

Bei einem vollen Postfach führt Microsoft Sie auf die Seite „Vergrößern oder Anpassen der Größe des Exchange Online-Postfachs". Dort steht, man müsse dem Benutzer „eine andere Abonnementlizenz zuweisen". Diese Seite trägt den Stand 24. Januar 2024.

Sie verweist auf die Postfachspeichergrenzen in der Service Description, Microsofts technischer Beschreibung der einzelnen Dienste. Sie listet je Plan auf, welche Funktionen enthalten sind. Diese Tabelle führt Business Basic, Standard und Premium weiterhin mit 50 GB, Stand 7. April 2026. Verbindlich ist sie ohnehin nicht: Microsoft stellt der Bibliothek einen Haftungsausschluss voran, wonach die Dokumente nur zu Informationszwecken dienen.

Ein Administrator, der beiden Seiten folgt, kauft also möglicherweise Kapazität, die sein Mandant längst hat.

Brauche ich Exchange Online Plan 2 nur für den Speicher?

Für das Primärpostfach eines Business-Nutzers: nein, nicht mehr. Für Archiv und Compliance kommt es auf den Plan an.

Microsoft ruft für Exchange Online Plan 2 6,90 Euro je Nutzer und Monat auf, für Plan 1 3,50 Euro. Beides gilt bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Mehrwertsteuer. Als Add-on neben einer Business-Lizenz war Plan 2 der übliche Weg zu 100 GB.

Dieser Grund ist weggefallen. Was Plan 2 Business Basic und Business Standard darüber hinaus bringt:

• Archiv bis 1,5 TB. Microsoft nennt das automatisch erweiterte Archivierung. Ist sie eingeschaltet, wächst das Archiv von selbst weiter. Einschalten muss ein Administrator sie, dazu weiter unten mehr.
• Aufbewahrung für juristische Zwecke, in der englischen Oberfläche Litigation Hold. Sie bewahrt alle Inhalte eines Postfachs unveränderbar auf, auch gelöschte und geänderte Elemente. Der Nutzer arbeitet normal weiter und merkt nichts davon.
• Data Loss Prevention für E-Mail. Regeln, die den Versand schützenswerter Inhalte verhindern. Business Basic und Standard enthalten diese Funktion nicht.

Business Premium bringt alle drei bereits mit. Für Primärpostfach und Archiv eines Premium-Nutzers liefert ein zusätzliches Plan-2-Add-on deshalb keinen weiteren Nutzen.

Drei Sonderfälle bleiben, auch neben Business Premium. Sie brauchen Plan 2 weiterhin für freigegebene Postfächer über 50 GB. Ebenso für das Cloud-Archiv von Postfächern, die noch auf einem lokalen Exchange Server liegen. Und für das Aufbewahren von Postfächern ausgeschiedener Mitarbeiter ohne Lizenz.

Der erste Fall trifft am häufigsten zu, unabhängig vom Plan des Nutzers. Ein freigegebenes Postfach bleibt ohne eigene Lizenz bei 50 GB. Auf 100 GB kommt es nur mit einer eigenen Plan-2-Lizenz. Eine E3- oder E5-Lizenz tut es ebenfalls.

Prüfen Sie also, warum das Add-on gekauft wurde und auf welchem Plan der Nutzer sitzt. Und rechnen Sie mit der Vertragslaufzeit: Bei einem Jahresabonnement wirkt eine Kündigung erst zur Verlängerung. Dieselbe Prüfung lohnt sich bei anderen Zusatzlizenzen, siehe Microsoft 365 Add-ons doppelt bezahlt.

Was gilt für die Fassungen ohne Teams?

Hier ist die Faktenlage dünner, und das sollten Sie wissen, bevor Sie planen.

In Microsofts Lizenzkatalog sind die Fassungen ohne Teams eigene Produkte mit eigener Kennung, nicht bloß Varianten der Teams-Pläne. Für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum sind sie eine reguläre Kaufoption.

Microsoft nennt in der Ankündigung zur Speichererhöhung nur die drei Suiten mit Teams namentlich. Die Fassungen ohne Teams werden nicht erwähnt. Gleichzeitig enthalten sie im Katalog dieselben Exchange-Bausteine wie ihre Zwillinge.

Es spricht also einiges dafür, dass die Erhöhung auch dort greift. Belegt ist es nicht. Prüfen Sie es mit Schritt 2 oben an einem echten Konto, statt es anzunehmen.

Reicht ein Archiv statt eines größeren Postfachs?

Häufig ja, und es ist der günstigere Weg. Das Archivpostfach ist technisch ein eigenes Postfach, das Outlook getrennt anzeigt.

Eine Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie verschiebt ältere Nachrichten automatisch dorthin. Sie stammt aus dem Regelwerk, das Microsoft Messaging Records Management nennt. Die Standardrichtlinie heißt Default MRM Policy, Exchange Online weist sie neuen Nutzern automatisch zu. Ein Administrator kann sie ersetzen. Prüfen Sie das, wenn nichts ins Archiv wandert. Verwechseln Sie sie nicht mit den Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview. Die bewahren auf und löschen, verschieben aber nichts ins Archiv.

Bei Business Premium, E3, E5 und Exchange Online Plan 2 wächst das Archiv bis 1,5 TB. Bei Business Basic und Business Standard endet das enthaltene Archiv bei 50 GB.

Für diese beiden Pläne gibt es einen Zwischenschritt. Die Zusatzlizenz Exchange Online Archiving kostet 2,60 Euro je Nutzer und Monat, ebenfalls bei jährlicher Abrechnung. Sie bringt die automatisch erweiterte Archivierung und die Aufbewahrung für juristische Zwecke mit. Die 100 GB für freigegebene Postfächer bringt sie nicht.

Zwei Voraussetzungen sollten Sie kennen. Das Archivpostfach ist nicht automatisch da. Ein Administrator schaltet es ein. Das geht einzeln im Exchange Admin Center oder per PowerShell für alle Postfächer. Mandantenweit ab 90 Prozent Füllstand geht es über Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true.

Die automatisch erweiterte Archivierung ist ein zweiter, getrennter Schritt. Sie lässt sich nur über Exchange Online PowerShell einschalten und danach nicht mehr abschalten. ⚠ Sie kostet die Nutzer außerdem dauerhaft die Funktion „Gelöschte Elemente wiederherstellen" im erweiterten Archiv. Dieser Preis steht in keiner Preisliste.

Wichtig für die Erwartungshaltung: Das Archiv löst ein Speicherproblem und kann ein Suchproblem schaffen. Im klassischen Outlook für Windows liefert eine Suche im Hauptpostfach keine oder nur lückenhafte Treffer aus dem Archiv. Der Nutzer muss den Archivordner anklicken und dort suchen. Das neue Outlook durchsucht das Archiv automatisch mit.

Wie lange gelten diese Zahlen?

Sie sind eine Momentaufnahme vom 23. August 2026. Drei Punkte werden sich absehbar bewegen.

Der Rollout läuft noch, das Fenster endet laut Microsoft im September 2026. Die Service Description führt die Business-Pläne bislang mit 50 GB. Und für die Fassungen ohne Teams gibt es weiterhin keine ausdrückliche Aussage.

Verlassen Sie sich deshalb nicht dauerhaft auf diesen Artikel, sondern auf Ihren eigenen Mandanten. Die drei Schritte oben liefern jederzeit den Wert, der für Sie tatsächlich gilt.

FAQ

Kostet die Erhöhung auf 100 GB extra?

Nicht als eigener Posten, es gibt nichts zu bestellen. Zum selben Paketupdate gehört aber eine Preisrunde zum 1. Juli 2026. Business Basic wurde dabei 16,7 Prozent teurer, Business Standard 12 Prozent. Allein Business Premium blieb beim alten Preis.

Gilt die Erhöhung auch für freigegebene Postfächer?

Nein. Ein freigegebenes Postfach ohne eigene Lizenz bleibt bei 50 GB. Auf 100 GB kommt es mit einer zugewiesenen Exchange-Online-Plan-2-Lizenz, bei E3 und E5 auch über diese Pläne.

Kann ich Exchange Online Plan 2 jetzt kündigen?

Bei Business Premium bringt es für Primärpostfach und Archiv nichts mehr. Bei Business Basic und Standard prüfen Sie erst drei Dinge. Erstens die automatisch erweiterte Archivierung, zweitens die Aufbewahrung für juristische Zwecke, drittens Data Loss Prevention. Freigegebene Postfächer über 50 GB brauchen Plan 2 weiterhin, und bei einem Jahresabonnement wirkt die Kündigung erst zur Verlängerung.

Warum zeigt mein Postfach immer noch 50 GB?

Prüfen Sie zuerst mit Schritt 2 oben, ob der Baustein für die zusätzlichen 50 GB überhaupt zugeteilt ist. Fehlt er, läuft der Rollout noch oder ein Dienst wurde abgewählt. Ist er da, steht ein am Postfach gesetzter Wert im Weg, den Sie mit Set-Mailbox anheben.

Bekommt Office 365 E1 auch 100 GB?

Nein. Office 365 E1 bleibt bei 50 GB. Die Erhöhung betrifft die drei Microsoft-365-Business-Suiten.