Copilot-Stufen: Wo die Unterschiede wirklich liegen

Von Philipp Metzner · 7. September 2026

Microsoft 365 Copilot ist keine einzelne Stufe, sondern eine Leiter mit drei Sprossen. Zwei davon laufen ohne Zukauf in Ihrem Tenant. Was die Sprossen trennt, ist nicht der Funktionsumfang, sondern welche Daten Copilot sehen darf.

Der Basisplan ändert daran nichts. Die Copilot-Funktionen in Word, Excel, PowerPoint und Teams sind bei Microsoft 365 E3, E5 und E7 identisch, Microsoft listet dafür 21 Features und alle drei Spalten tragen dasselbe Häkchen. Was E5 und E7 beitragen, liegt in der Schicht darum herum, und genau die entscheidet über die Antwortqualität.

Welche Copilot-Stufen laufen ohne Add-on in Ihrem Tenant?

Zwei, nicht null. Microsoft unterscheidet drei Stufen, und zwei davon haben Sie ohne Zukauf.

Der eigentliche Trennstrich ist die dritte Zeile. Ohne Add-on kennt Copilot Ihre Daten nicht. Er kann sie verarbeiten, aber Sie müssen sie ihm jedes Mal selbst reichen. Mit Add-on greift er von allein zu, über zwei Bausteine: Microsoft Graph ist die Schnittstelle, über die Microsoft 365 seine eigenen Inhalte bereitstellt, also E-Mails, Dateien, Besprechungen und Kalender. Work IQ ist die Auswertungsschicht darüber, die diesen Bestand für Copilot und Agenten nutzbar macht.

Dass es zwei kostenlose Stufen gibt statt einer, ist ein Ergebnis des 15. April 2026. An diesem Tag hat Microsoft die In-App-Integration von Copilot Chat für Nutzer ohne bezahlte Lizenz aus Word, Excel, PowerPoint und OneNote entfernt. Wer heute in diesen Apps noch etwas sieht, sitzt auf der mittleren Stufe.

Warum sieht der Kollege einen anderen Copilot als Sie?

Weil zwei Faktoren mitspielen, die nichts mit der Lizenz zu tun haben.

Der Standardzugriff ist eine Kapazitätszusage, keine Funktionszusage. Microsoft schreibt dazu wörtlich, er unterliege der Dienstkapazität und könne im Laufe des Tages variieren. Der bezahlte vorrangige Zugriff kauft in erster Linie Verlässlichkeit ein: schnellere Antwortzeiten und konsistente Verfügbarkeit auch zu Spitzenzeiten. Ein Nutzer, dem Copilot morgens antwortet und nachmittags nicht, hat kein Lizenzproblem.

Work IQ lässt sich abschalten. Ist der Schalter aus, stützen sich die Antworten nicht mehr auf Microsoft Graph und Work IQ. Nutzer bekommen weiterhin Antworten, nur ohne den Arbeitskontext aus E-Mails, Dateien und Besprechungen. Damit fällt die bezahlte Stufe faktisch auf das Verhalten der kostenlosen zurück, während die Rechnung unverändert weiterläuft.

Für die Prüfung eines einzelnen Kontos nennt Microsoft ein eigenes Werkzeug: die Diagnose Copilot-Lizenzdetails im Admin Center. Sie beantwortet, ob ein bestimmtes Konto die Voraussetzungen für den Copilot-Zugriff erfüllt. Für einen Tenant mit gemischten Plänen beantwortet sie die Frage allerdings genau einmal pro Nutzer.

Die Lizenz ist dabei nur eine von mehreren Bedingungen. Ob ein zugewiesener Platz technisch überhaupt wirkt, hängt zusätzlich am Update-Kanal der Microsoft 365 Apps. Ausgerechnet zu diesen Kanälen beschreibt Microsoft seine Änderungen heute am wenigsten, wie eine Messung über 21 Quartale zeigt: Microsoft 365 Änderungen im Blick behalten.

Bringt E5 einen besseren Copilot als E3?

Nein. In der Vergleichstabelle von Microsoft steht bei E3 mit Add-on, E5 mit Add-on und E7 durchgehend dasselbe. Betroffen sind unter anderem die Copilot-App, Copilot Chat auf Arbeitsdaten, Copilot-Suche, Notizbücher, Seiten, der Promptkatalog, Copilot in Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Loop, Clipchamp, Whiteboard, OneDrive und SharePoint, dazu deklarative Agenten und die Copilot-Connectors.

Der Sprung kostet dabei echtes Geld. E3 liegt bei 37,78 €, E5 bei 58,13 € netto pro Nutzer und Monat, also 20,35 € Aufschlag. Für die Copilot-Funktionen selbst kaufen Sie davon nichts.

Das ist die Aussage, die in Kaufgesprächen am häufigsten fehlt. Der Basisplan verändert nicht, was Copilot kann, sondern wie gut Ihre Daten darauf vorbereitet sind. Genau das ist bei einem System, das quer durch SharePoint und Postfächer liest, der wichtigere Hebel. Wenn Sie ohnehin zwischen den Plänen abwägen, hilft der Vergleich Microsoft 365 E5 vs. E3 bei der Gesamtrechnung.

Ein Posten, den fast niemand einpreist: Erweiterte SharePoint-Verwaltung steckt in der Copilot-Lizenz, nicht in E3 oder E5. Wer das Add-on kauft, bekommt damit die Werkzeuge gegen Oversharing dazu, etwa Website-Lebenszyklus, Datenzugriffs-Governance-Berichte und die eingeschränkte Auffindbarkeit von Inhalten.

Was E5 und E7 wirklich beitragen

Die Unterschiede liegen in Purview, also in der Schicht, die bestimmt, was Copilot findet und was protokolliert wird.

Die Zeile zur Datensicherheit für KI verdient einen zweiten Blick. Erst ab E5 dürfen Sie Prompts und Antworten einsehen. Wer unter E3 wissen will, was Mitarbeiter Copilot fragen und was zurückkommt, hat dafür kein Werkzeug.

Microsoft 365 E7 ist seit dem 1. Mai 2026 allgemein verfügbar und bündelt E5, Microsoft Copilot, die Entra Suite und Agent 365 in einer einzigen Lizenz. Microsoft bezeichnet E7 ausdrücklich als strikte Obermenge von E5: es fügt hinzu, es nimmt nichts weg. Der neue Baustein ist Agent 365 als Steuerungsebene für KI-Agenten, mit zentraler Governance, Agent-Identität, bedingtem Agent-Zugriff, Lebenszyklusverwaltung und Bedrohungssuche über Agenten hinweg.

Welchen Copilot bezahlen Sie längst?

Wenn Sie E5 oder E7 haben, gehört Security Copilot ohne Aufpreis dazu. Das ist die Stufe, die im Bestand am häufigsten übersehen wird, weil sie nicht im Copilot-Menü auftaucht, sondern in Defender, Entra, Intune und Purview.

Die Konditionen sind präzise geregelt:

• 400 Security Compute Units (SCU) pro Monat je 1.000 bezahlter Nutzerlizenzen, gedeckelt bei 10.000 SCU pro Monat.
• Das skaliert auch nach unten. 400 Nutzerlizenzen ergeben 160 SCU im Monat, 4.000 Lizenzen ergeben 1.600 SCU.
• Es gibt keine Mindestlizenzzahl. Jeder E5- und E7-Kunde ist berechtigt.
• Die Bereitstellung läuft als Zero-Click-Aktivierung. Kein Azure-Setup, keine Kapazitätsplanung, kein Einwilligungsdialog.
• Nicht genutzte SCU verfallen monatlich. Es gibt keinen Übertrag.
• Bei Überschreitung wird künftig gedrosselt. Wer darüber hinaus rechnen will, zahlt dann 6 US-Dollar je SCU, angekündigt mit 30 Tagen Vorlauf.

Microsoft formuliert das auf der deutschen Preisseite wörtlich so: „Kunden mit Microsoft 365 E5 und E7 erhalten jeden Monat 400 Sicherheitscomputeeinheiten (Security Compute Units, SCUs) für 1.000 kostenpflichtige Benutzerlizenzen ohne zusätzliche Kosten, bis zu 10.000 SCUs pro Monat."

Das Rollout begann am 18. November 2025 für Bestandskunden mit Security Copilot und E5 und läuft seither in Wellen. Ob Ihr Tenant freigeschaltet ist, erkennen Sie an Meldungen im Message Center und an Bannern in Defender, Purview, Entra und Intune.

Eine Einschränkung gehört dazu: Die Agenten schalten sich nicht selbst ein. Die Kapazität steht bereit, die Einrichtung der Agenten bleibt Ihre Aufgabe. Ungenutzte Kapazität ist in diesem Fall kein Kostenposten, aber ein liegen gelassener Gegenwert.

Welche Copilots hängen nicht an der Copilot-Lizenz?

Microsoft schreibt selbst, dass mehrere Produkte unabhängig lizenziert sind und keine Microsoft-365-Copilot-Lizenz voraussetzen. Diese Abgrenzung erspart teure Doppelkäufe.

Zwei Namensfallen kommen regelmäßig vor. GitHub Copilot Business ist nicht Microsoft 365 Copilot Business. Und Copilot Business unterscheidet sich vom Enterprise-Add-on vor allem in der Berechtigungsliste: Copilot Business setzt Business Basic, Standard, Premium oder Apps for Business voraus. Das Enterprise-Add-on läuft auf einer weit längeren Liste, die neben E3, E5 und E7 auch die Frontline-Pläne F1 und F3 umfasst, dazu Office 365 E1 bis E5, Exchange Online Plan 1 und 2, SharePoint- und OneDrive-Pläne sowie Planner, Project, Visio und Clipchamp.

Praktisch heißt das: Copilot braucht keinen großen Basisplan. Ob ein kleiner Plan sinnvoll ist, steht auf einem anderen Blatt, denn der Nutzen hängt an der Erdung in Arbeitsdaten. Wie die Verbrauchsseite über Copilot Credits abgerechnet wird und wo sie eskaliert, steht im Leitfaden Was KI-Agenten in Microsoft 365 kosten.

Was kostet die nächste Stufe?

Listenpreise netto bei jährlicher Abrechnung, an den deutschen Microsoft-Preisseiten geprüft am 7. September 2026.

Drei Punkte entscheiden über die Rechnung.

Copilot Business erbt die 300-Nutzer-Grenze der Business-Pläne, weil es einen solchen Plan voraussetzt. Wächst Ihr Unternehmen über diese Grenze, fällt es aus dem günstigen Produkt heraus und landet bei 26,00 € statt 18,20 €. Von Business mit Copilot lässt sich zudem nicht auf einen Enterprise-Plan hochstufen, ohne das Ende der Verpflichtung abzuwarten.

Die Aktion gilt nur im ersten Jahr. Wer zu 15,60 € kauft, zahlt ab der ersten Verlängerung 18,20 €, also 16,7 Prozent mehr, ohne dass jemand etwas ändert. Die deutsche Preisseite nennt als Frist wörtlich: „Dieses Rabattangebot gilt vom 1. Juli 2026 bis zum 31. Dezember 2026" (abgerufen am 7. September 2026). Frühere Fassungen derselben Seite nannten andere Enddaten. Lassen Sie sich die Frist deshalb schriftlich bestätigen.

Das Bundle ist günstiger als der Einzelkauf, aber kein Sparhebel für Bestandskunden. Das Copilot-Business-Add-on allein kostet 18,20 €, das Bündel aus Business Premium und Copilot Business 27,73 €. Für den Business-Premium-Anteil bleiben darin also 9,53 €, deutlich weniger als der Plan einzeln kostet. Den reinen Planpreis müssen Sie sich allerdings beim Partner holen: Die deutsche Übersichtsseite führt Standard und Premium seit Juli 2026 nur noch im Copilot-Bündel. Das Add-on ist jedoch eine eigene Subscription mit eigener Laufzeit. Sie endet nicht, wenn Sie den Basisplan auf das Bundle heben, sondern läuft weiter und kostet weiter. Der Vergleich gehört deshalb an genau zwei Stellen hin: beim Erstkauf und vor der Verlängerung.

Woran erkennen Sie, ob eine bezahlte Stufe genutzt wird?

Wer weiß, welche Stufe er hat, kennt damit noch nicht ihren Nutzen. Microsoft liefert die Daten dafür, aber die Voreinstellungen führen in die Irre.

Den Bericht finden Sie im Admin Center unter Berichte, Nutzung, Microsoft 365 Copilot, Reiter Nutzung. Er lässt sich auf 7, 28, 90 oder 180 Tage stellen und als CSV exportieren.

Die Kennzahl „aktiv" ist schwächer, als sie klingt. Microsoft definiert sie als eine absichtliche Aktion für eine KI-gestützte Funktion. In der 180-Tage-Ansicht genügt damit ein einziger Prompt in einem halben Jahr für den Status „aktiv". Aussagekräftig wird es erst über die Spalte „Aktive Tage".

Nutzerbezogene Angaben sind standardmäßig verborgen. Solange die Anonymisierung aktiv ist, sehen Sie nur Pseudonyme. Das Abschalten ist eine bewusste Entscheidung: In Deutschland ist die personenbezogene Auswertung von Nutzungsdaten regelmäßig mitbestimmungspflichtig. Klären Sie das mit dem Betriebsrat vorher, nicht danach.

Eine Falle steckt im Readiness-Bericht auf derselben Seite. Die Kachel „Verfügbare Lizenzen" zählt Nutzer ohne Copilot-Lizenz, also mögliche Kandidaten, nicht Ihre gekauften und unzugewiesenen Seats. Die stehen unter Abrechnung, Ihre Produkte. Unzugewiesene Seats sind der einfachste Fund, weil dort niemand betroffen ist.

Und ein Punkt, an dem viele Sparprogramme scheitern: Der Entzug einer Zuweisung senkt die Rechnung nicht. Berechnet wird die gekaufte Menge. Kleiner wird sie erst, wenn Sie die Lizenzanzahl des Abonnements reduzieren, und dafür gibt es nur ein Fenster von sieben Kalendertagen nach Kauf, Zukauf oder Verlängerung. Wie sich Verlängerungstermine als Steuerungsinstrument nutzen lassen, steht im Beitrag zur Microsoft-365-Preiserhöhung 2026.

Wie LessLicense die Stufe je Nutzer bestimmt

In einem Tenant mit gemischten Plänen hat die Frage „welchen Copilot haben wir" keine einzelne Antwort. Sie hat eine Antwort pro Nutzer, weil Basisplan, Add-on, Gruppenzuweisung und Tenant-Konfiguration zusammenwirken.

Genau das rechnet LessLicense aus. Die Analyse ordnet jedem Nutzer zu, welche Lizenzen er hält, welche Fähigkeiten daraus folgen und ob er sie im Beobachtungsfenster genutzt hat. Ein gehaltener, aber ungenutzter Copilot-Seat erscheint als Einsparposten mit konkretem Betrag statt als Bauchgefühl. Das Fenster ist einstellbar, weil 30 Tage bei einem Produkt dieser Preisklasse oft aussagekräftiger sind als 180.

Zwei Unterscheidungen machen dabei den Ausschlag. Die Analyse trennt echte Copilot-Nutzung von reinen Agenten-Aufrufen, sonst zählt ein einmal angestoßener Agent als Copilot-Nutzung. Und sie erkennt, wer Eigentümer aktiver Copilot-Studio-Agenten ist, was für die Frage nach herrenlosen Agenten und für die E7-Entscheidung zählt.

Die Analyse läuft read-only in Ihrem eigenen Netz. Sie ändert nichts an Ihrem Tenant und weist keine Lizenzen zu oder ab. Was umgesetzt wird, entscheiden Sie.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot?

Copilot Chat antwortet nur auf Basis von Webdaten. Organisationsdaten müssen Nutzer selbst beisteuern, etwa per Datei-Upload. Microsoft 365 Copilot mit Add-on-Lizenz greift automatisch über Microsoft Graph und Work IQ auf E-Mails, Dateien, Besprechungen und Kalender zu. Der Unterschied ist die Datengrundlage, nicht der Funktionsumfang.

Bekomme ich mit Microsoft 365 E5 einen besseren Copilot als mit E3?

Nein. Die Copilot-Funktionen in den Apps sind bei E3 mit Add-on, E5 mit Add-on und E7 identisch. E5 verbessert die Schicht darum herum: automatische Vertraulichkeitsbezeichnungen, Schutz vor Datenverlust auf Teams und Endpunkten, Einsicht in Prompts und Antworten sowie Advanced Audit. Dazu kommt Security Copilot.

Ist Security Copilot in meiner Lizenz enthalten?

In Microsoft 365 E5 und E7 ja, ohne Aufpreis. Enthalten sind 400 Security Compute Units pro Monat je 1.000 bezahlter Nutzerlizenzen, gedeckelt bei 10.000. Die Bereitstellung erfolgt automatisch ohne Azure-Setup. Nicht genutzte Einheiten verfallen monatlich.

Warum funktioniert Copilot bei einem Nutzer und beim nächsten nicht?

Meist liegt es nicht an der Lizenz. Der kostenlose Standardzugriff in Word und Excel hängt an der Dienstkapazität und kann laut Microsoft im Laufe des Tages schwanken. Außerdem lässt sich Work IQ tenantweit abschalten, was auch bezahlten Nutzern den Arbeitskontext nimmt.

Brauche ich E3 oder E5, um Copilot zu kaufen?

Nein. Die Voraussetzungsliste ist breit und umfasst neben E3, E5 und E7 auch Business Basic, Standard und Premium, die Frontline-Pläne F1 und F3, Office 365 E1 bis E5, Exchange Online Plan 1 und 2 sowie Planner, Project und Visio. Copilot Business dagegen setzt einen Microsoft-365-Business-Plan voraus.

Was ist der Unterschied zwischen Copilot Business und dem Enterprise-Add-on?

Copilot Business kostet 18,20 €, ist auf 300 Seats pro Tenant begrenzt und setzt einen Business-Plan voraus. Das Enterprise-Add-on Microsoft 365 Copilot kostet 26,00 € und hat keine Mengenobergrenze. Nicht zu verwechseln mit GitHub Copilot Business, das ist ein eigenes Produkt mit eigenem Vertrag.