Microsoft-Kundenvereinbarung: Umstellung und Checkliste

Von Philipp Metzner · 22. September 2026

Im Microsoft 365 Admin Center steht ein gelbes Banner, oder eine E-Mail von Microsoft liegt im Postfach. Manche hören es zuerst vom Einkauf. Beides sagt dasselbe: Ihre Abos wechseln bei der nächsten Verlängerung in eine neue Abrechnung.

Dahinter steht ein Vertragswechsel. Wer direkt bei Microsoft kauft, wechselt vom Microsoft Online-Abonnementvertrag (MOSA) auf die Microsoft-Kundenvereinbarung (MCA). Der Wechsel passiert an Ihrem nächsten Verlängerungstermin. Dieser Tag ist zugleich Ihr Umstellungstermin.

Sie unterschreiben dafür nichts und lösen den Termin nicht selbst aus. Ob Sie betroffen sind, sehen Sie in einer Minute selbst. Im Admin Center unter Abrechnung, Abrechnungskonten steht Ihr Abrechnungskontotyp. Ihren Verlängerungstermin finden Sie unter Abrechnung, Ihre Produkte.

Schlagen Sie beides jetzt nach. Alles Weitere hängt an diesem Datum.

Heute können Sie unter MOSA jederzeit kündigen oder Lizenzen reduzieren und bekommen den Rest anteilig gutgeschrieben. Ab dem Umstellungstermin geht das nur noch in einem 7-Tage-Fenster nach Start oder Verlängerung. Danach wirkt jede Reduktion erst zur nächsten Verlängerung.

Dazu kommt ein weiterer Verlust. Für Abos, die ab dem 9. Februar 2026 unter dem MCA gekauft oder verlängert wurden, entfällt die Gnadenfrist. Das sind die 30 Tage, in denen ein abgelaufenes Abo bisher noch weiterlief.

Woher kommt der Hinweis, und ist er echt?

Microsoft meldet die Umstellung auf zwei Wegen. Im Admin Center erscheint ein gelbes Banner, an die Administratoren geht eine E-Mail. Beides erscheint, weil Ihr Abo noch auf einem MOSA-Konto läuft.

Einen Termin für alle Kunden gibt es nicht. Maßgeblich ist allein Ihr eigener Verlängerungstermin.

Ob der Hinweis echt ist, prüfen Sie nicht an Mail oder Banner, sondern im Admin Center. Klicken Sie dafür nicht auf die Links in der Mail, sondern rufen Sie admin.microsoft.com selbst im Browser auf. Ihren Kontotyp prüfen Sie unter Abrechnung, Abrechnungskonten, Spalte Abrechnungskontotyp. Direkt zur Übersicht der Abrechnungskonten. Steht dort „Microsoft Online-Abonnementvertrag (MOSA)", ist Ihr Konto noch nicht umgestellt. Steht dort „Microsoft-Kundenvereinbarung (MCA)", ist die Umstellung erfolgt. Ein dritter Kontotyp, die Microsoft-Partnervereinbarung (MPA), gehört zum Kauf über einen Partner.

MOSA ist der Kontotyp, unter dem Ihr Abrechnungskonto beim Direktkauf entstanden ist. Ein solches Konto bekommt je Bestellung eine eigene Rechnung. Nicht gemeint sind Kunden, die über einen Partner kaufen. Dieser Weg heißt Cloud Solution Provider, kurz CSP. Ebenfalls nicht gemeint sind Enterprise Agreements. Deren Regeln erklärt der Beitrag Vom Enterprise Agreement zu CSP.

Der MCA ist ein digitaler Vertrag ohne Ablaufdatum. Er ergänzt das Abrechnungskonto um ein Abrechnungsprofil. Das Abrechnungskonto ist der Vertrag, das Abrechnungsprofil die Rechnungsstelle darunter. Daran hängen Zahlungsmethode und Rechnung. Das Profil finden Sie unter Abrechnung, Abrechnungsprofile.

In der Mail stehen als Absender microsoft-noreply@microsoft.com und als Betreff „Updating your account to the Microsoft Customer Agreement". Genannt werden außerdem der Verlängerungstermin und die auf sieben Tage verkürzte Stornofrist, also das 7-Tage-Fenster. Dazu bittet Microsoft, die neuen Bedingungen im Admin Center zu prüfen und anzunehmen. Der Betreff ist englisch. Deshalb wirkt die Mail auf den ersten Blick wie ein Betrugsversuch.

Haben Sie mehrere Abos, hat jedes seinen eigenen Verlängerungstermin. Merken Sie sich dann jeden Termin einzeln vor.

Das Banner trägt dieselbe Aussage, nur kürzer. Es ist ein Hinweis, keine Aufforderung. Es kündigt nichts und löscht nichts (so ein Microsoft-Moderator im März 2026).

Was passiert am Umstellungstermin?

Zum Verlängerungstermin greift der neue Vertrag, und Sie lösen dafür nichts aus. Wer die Vereinbarung nicht will, muss vor dem Termin handeln. Prüfen Sie den Lizenzbestand an diesem Tag trotzdem. In einzelnen Fällen waren nach der Verlängerung Lizenzen deaktiviert oder verschwunden. Die gemeldeten Fälle stehen weiter unten.

Mehrere Administratoren berichten, dass im Hintergrund ein neues Abonnement entsteht und das bisherige ausläuft. Microsoft beschreibt das nicht öffentlich. Für Sie heißt das: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Zuweisungen und Zahlungsdaten den Termin unverändert überstehen. Prüfen Sie beides nach der Verlängerung.

Eine versäumte Bestätigung deaktiviert keine Lizenzen. Die Mail nennt als einzigen Weg, die Vereinbarung nicht anzunehmen, das Abschalten der automatischen Verlängerung vor dem Termin. Ein Microsoft-Moderator schreibt dazu, Microsoft schließe ein Konto nicht sofort, wenn jemand die Bedingungen nicht annimmt.

Ihre Vereinbarungen finden Sie unter Abrechnung, Abrechnungskonten. Öffnen Sie Ihr Konto und wechseln Sie auf den Reiter Vereinbarungen. Wollen Sie den Wechsel nicht, schalten Sie die automatische Verlängerung aus und lassen das Abo auslaufen. Einen Rückweg vom MCA zu MOSA beschreibt Microsoft nicht, Moderatoren verweisen dafür an den Support.

Welche drei Rechte verliere ich mit der Kundenvereinbarung?

Sie verlieren die jederzeitige Kündigung, die jederzeitige Reduktion und die Gnadenfrist am Laufzeitende. Alle drei gelten nur für Abos unter MOSA. Mit der Umstellung am Verlängerungstermin enden sie. Die Tabelle stellt beide Seiten gegenüber.

Danach zahlen Sie die volle Menge bis zur nächsten Verlängerung. Ein Rechenbeispiel bei Jahreslaufzeit: 20 Mitarbeiter verlassen das Unternehmen im Monat nach der Verlängerung. Ihre 20 Lizenzen Microsoft 365 E3 mit Teams kosten je 37,78 Euro netto im Monat, im Jahresabonnement. Elf Monate bleiben bis zum nächsten Termin. 20 mal 37,78 Euro sind 755,60 Euro im Monat, mal elf Monate ergibt 8.311,60 Euro.

Als Orientierung sind das rund 8.300 Euro. Grundlage ist der Listenpreis für Deutschland, abgerufen am 22. September 2026. Ihr Vertragspreis weicht ab, Rabatte und Sonderkonditionen ebenfalls.

Unter MOSA hätten Sie die 20 Lizenzen sofort reduziert und den Rest anteilig gutgeschrieben bekommen. Unter dem MCA zahlen Sie den vollen Betrag für Lizenzen, die niemand mehr nutzt. Wer häufig Personal wechselt, kann mit der Wahl der Laufzeit gegensteuern. Wie das geht, steht im nächsten Abschnitt.

Die Lizenz beim ausgeschiedenen Nutzer zu entziehen, senkt diese Rechnung nicht. Microsoft berechnet die gekaufte Menge, nicht die zugewiesene. Was beim Entzug mit Postfach und OneDrive passiert, beschreibt der Beitrag was beim Lizenzentzug mit den Nutzerdaten geschieht. Welche Fristen für CSP und Enterprise Agreement gelten, zeigt die Tabelle der Reduktionsfenster je Beschaffungsweg.

Was bekomme ich mit der Kundenvereinbarung dazu?

Der MCA bringt bis zu drei Laufzeiten, getrennte Rechnungen je Abrechnungsprofil und einen Ersatz für die Gnadenfrist. Laut Microsoft können Sie je nach Produkt eine Laufzeit von einem Monat, einem Jahr oder drei Jahren wählen. Sie können die Laufzeit damit je Nutzergruppe wählen.

Jahreslaufzeit. Sie bleibt der Normalfall und der Maßstab für die anderen beiden. Das oben gerechnete Beispiel beschreibt genau sie.

Monatslaufzeit. Wer monatlich anpassen will, kauft die Monatslaufzeit, sofern Microsoft sie für das Produkt anbietet. Wo es beide gibt, kostet die monatliche mehr als die jährliche. Die Flexibilität ist also nicht weg. Sie hat nur einen Preis. Sie passt zu schwankenden Teams, Saisonkräften und Projekten.

Dreijahreslaufzeit. Sie läuft drei Jahre, und die nächste Reduktion wartet bis zum Termin in drei Jahren. Das passt zur stabilen Kernbelegschaft, die auch dann dieselbe Lizenz braucht.

Abrechnungsprofile. Microsoft nennt als Beispiel getrennte Rechnungen je Region. Dasselbe lässt sich je Gesellschaft oder Kostenstelle anlegen. Abgerechnet wird je nach Produkt monatlich, jährlich oder alle drei Jahre.

Erweiterte Dienstlaufzeit (EST). Beim Direktkauf gibt es sie für Abrechnungskonten unter dem MCA. Sie setzen die EST vor dem Laufzeitende als geplante Änderung. Im Admin Center: Ihre Produkte, Abo, Wiederkehrende Abrechnung bearbeiten, Änderung an einer erweiterten Dienstlaufzeit planen. Das Abo läuft dann monatlich weiter, tagesgenau abgerechnet, 3 Prozent über dem monatlichen Standardpreis.

Die Lizenzzahl ist darin eingefroren, und den Abotyp können Sie nicht mehr wechseln. Kündigen können Sie die EST jederzeit, auch zurück in ein Standardabo. Ist Ihr Abo bereits abgelaufen, reaktivieren Sie es zuerst.

Das setzt voraus, dass Sie wissen, welche Gruppe stabil ist und welche schwankt. Welche Rolle welche Lizenz braucht, ordnet der Beitrag welche Microsoft-365-Lizenz zu welchem Mitarbeiter passt.

Was ändert sich an Rechnung, Rollen und Zahlung?

Drei Dinge ändern sich am Abrechnungskonto. Der Rechnungslauf folgt neuen Regeln. Die Verwaltung hängt an drei neuen Abrechnungskontorollen. Die SEPA-Lastschrift setzt eine Zahlungshistorie voraus. Prüfen Sie alle drei vor Ihrem Verlängerungstermin.

Rechnung. Änderungen mitten in der Laufzeit berechnet Microsoft am Tag nach der Änderung. Bei Abos, die pro Nutzer abgerechnet werden, fallen Käufe, wiederkehrende Gebühren und Verlängerungen am Kauftag des Monats an. Ihr Rechnungstag hängt damit am Kauftag des Abos. Sagen Sie diesen Tag Ihrer Buchhaltung vorher an.

Rollen. Das MCA-Abrechnungskonto hat eigene Abrechnungskontorollen, im Folgenden kurz Kontorollen. Dazu gehören Abrechnungskontobesitzer, Abrechnungskonto-Mitwirkender und Abrechnungskonto-Leser. Besitzer dürfen Rollen vergeben, Konten bearbeiten und Vereinbarungen zeichnen, Leser sehen nur zu. Wer das Abo abgeschlossen hat, ist automatisch Besitzer.

Ein globaler Administrator hat diese Rollen nicht automatisch, er kann sie sich aber selbst zuweisen. Der Weg: Admin Center, Abrechnung, Abrechnungskonten, Konto auswählen, Abrechnungskontorollen, Rollen zuweisen.

Hier liegt die Falle: Auf einem MOSA-Konto genügte die Rolle Abrechnungsadministrator. Wer damit bisher die Abrechnung geführt hat, braucht auf dem neuen Konto zusätzlich eine Kontorolle. Die alte Rolle behalten Sie, für SEPA wird sie weiter gebraucht.

Zahlung. SEPA-Lastschrift bleibt auch unter dem MCA möglich, in Deutschland, Österreich und den Niederlanden. Voraussetzung ist eine Zahlungshistorie bei Microsoft mit pünktlichen Zahlungen und ohne offenen Saldo. SEPA hängt am einzelnen Abrechnungskonto.

Für SEPA verlangt Microsoft zusätzlich die Admin-Center-Rolle Abrechnungsadministrator. Wer SEPA einrichtet, braucht beide Ebenen.

Sollte Ihnen der Support sagen, unter dem MCA gehe nur Kreditkarte: Das deckt die Microsoft-Dokumentation nicht. Ein Administrator hat SEPA im Juli 2026 auf einem frisch angelegten MCA-Konto eingerichtet. Bestehen Sie auf einer Prüfung.

Entsteht am Termin ein neues Abrechnungskonto, hat es noch keine Zahlungshistorie. Dann ist SEPA dort zunächst nicht wählbar. Prüfen Sie die Zahlungsmethode deshalb vor dem Termin unter Abrechnung, Abrechnungsprofile und kurz nach dem Termin noch einmal.

Warum verschwinden am Verlängerungstermin manchmal Lizenzen?

Verschwundene oder deaktivierte Lizenzen kommen vor. Warum, hat Microsoft bis heute nicht erklärt. Sicher ist nur, was das Risiko erhöht. Früher fing die 30-tägige Gnadenfrist einen Fehler bei der Verlängerung auf. Diesen Puffer gibt es seit dem 9. Februar 2026 nicht mehr. Eine Störung trifft Ihre Nutzer deshalb am selben Tag.

Im September 2026 haben mehrere Administratoren solche Fälle öffentlich beschrieben. In einem Fall standen in zwei getrennten Umgebungen langjährige Lizenzen plötzlich auf deaktiviert. Aufgefallen ist es erst den Nutzern, an ausbleibenden Mails. Die erneute Zuweisung im neuen Abonnement hat den Zustand wiederhergestellt.

In einem anderen Fall betraf es eine einzelne Lizenz in einem von mehreren Tenants, ebenfalls mit einfacher Neuzuweisung. Im schwersten der beschriebenen Fälle fiel die Deaktivierung auf den Tag der automatischen Verlängerung. Die Lizenz war im Admin Center nicht mehr vorhanden und nicht zuweisbar. Dort half erst der Microsoft-Support.

Nicht jeder Ausfall in diesen Tagen hängt am Vertragswechsel. Gemeldet wurden im selben Zeitraum auch Fälle mit ganz anderer Ursache, etwa ein bei einer Migration gelöschter Tenant. Fehlen bei Ihnen alle Lizenzen auf einmal, ist das kein Umstellungsproblem, sondern ein Fall für den Support.

Praktisch heißt das: Sehen Sie am Verlängerungstermin selbst nach, statt auf eine Meldung zu warten. Notieren Sie den Stand vorher, sonst fehlt Ihnen der Vergleich.

Wer das nicht von Hand führen will: LessLicense ist unsere Software zur Lizenzauswertung für Microsoft 365. Sie hält den Lizenzbestand je Lizenzart fest, sobald sich gekaufte Menge, belegte Menge oder Status ändern. Im Finanzen-Dashboard steht die Entwicklung als Kurve „Belegte vs. gekaufte Lizenzen". Ein Einbruch der gekauften Menge ist dort sichtbar, sobald die Analyse wieder gelaufen ist.

Wie bereite ich den Umstellungstermin vor?

Die Vorbereitung gehört in die Wochen vor dem Verlängerungstermin, die Kontrolle an den Tag selbst. Danach zählt nur noch, was Sie in den Tagen unmittelbar nach der Verlängerung korrigieren. Arbeiten Sie die Liste in dieser Reihenfolge ab.

Teil A: vor dem Termin

1. Verlängerungstermin je Abo notieren. Sie finden ihn im Admin Center unter Abrechnung, Ihre Produkte.
2. Kontotyp prüfen. Sie sehen ihn unter Abrechnung, Abrechnungskonten.
3. Bestand bereinigen. Reduzieren Sie ungenutzte Lizenzen jetzt, solange für Ihr Konto noch die MOSA-Regeln gelten.
4. Stand festhalten. Notieren Sie je Abo die gekaufte Menge, damit Sie nach dem Termin etwas zum Vergleichen haben.
5. Zahlungsmethode klären. Sehen Sie unter Abrechnung, Abrechnungsprofile nach, ob dort schon ein Profil steht und welche Zahlungsart hinterlegt ist.
6. Rollen vergeben. Weisen Sie mindestens einer Person eine Kontorolle zu, und belassen Sie dem bisherigen Abrechnungsadministrator seine Rolle.
7. Laufzeit je Nutzergruppe entscheiden. Legen Sie fest, welche Gruppe stabil bleibt und welche schwankt.

Teil B: am Verlängerungstermin und im 7-Tage-Fenster danach

8. Lizenzbestand prüfen. Vergleichen Sie unter Abrechnung, Ihre Produkte die gekaufte Menge mit Ihrem notierten Stand.
9. Zuweisungen prüfen. Kontrollieren Sie unter Benutzer, Aktive Benutzer, ob jeder Nutzer seine Lizenz trägt.
10. Status des Abos ansehen. Steht es nicht auf aktiv, wenden Sie sich an den Microsoft-Support. In einem der gemeldeten Fälle half nur er.
11. Abrechnungsprofil gegenprüfen. Sehen Sie nach, welche Zahlungsart dort tatsächlich hinterlegt ist.
12. Eigene Rolle gegenprüfen. Prüfen Sie, ob Sie auf dem Abrechnungskonto handlungsfähig sind.
13. Menge korrigieren. Nehmen Sie überzählige Lizenzen heraus, solange das 7-Tage-Fenster offen ist.
14. Sonst geplante Änderung setzen. Ist das Fenster zu, planen Sie die Reduktion zur nächsten Verlängerung.
15. Erweiterte Dienstlaufzeit erwägen. Steht Ihre Entscheidung über ein Abo noch nicht, hält die EST es monatlich am Leben.

FAQ

Ich habe eine E-Mail von Microsoft bekommen. Ist die echt?

Prüfen Sie das nicht an der Mail, sondern im Admin Center. Unter Abrechnung, Abrechnungskonten steht Ihr Kontotyp, und derselbe Hinweis erscheint dort als Banner. Klicken Sie nicht auf Links in der Mail.

Muss ich die neuen Bedingungen bestätigen?

Microsoft bittet darum, verlangt es aber nicht als Bedingung für die Verlängerung. Wer den neuen Vertrag nicht will, muss die automatische Verlängerung vor dem Termin abschalten. Bestätigen kostet nichts. Stimmen Sie im Zweifel aktiv zu.

Kann ich weiter per SEPA-Lastschrift zahlen?

Ja, die Dokumentation führt SEPA auch für Abrechnungskonten unter dem MCA. Voraussetzung ist eine Zahlungshistorie bei Microsoft ohne offenen Saldo. Prüfen Sie die hinterlegte Zahlungsart deshalb vor dem Termin.

Was kostet die erweiterte Dienstlaufzeit?

Microsoft verlangt 3 Prozent über dem monatlichen Standardpreis. Abgerechnet wird tagesgenau.

Gilt das auch, wenn ich über einen Partner kaufe?

Nein, dieser Beitrag beschreibt den Direktkauf bei Microsoft. Im CSP bestätigt der Partner die Kundenvereinbarung für Sie, dort läuft die Umstellung anders. Fragen Sie Ihren Partner, ob er die Kundenvereinbarung für Sie nach dem 1. April 2023 bestätigt hat. Hat er das davor getan, verlangt Microsoft eine erneute Bestätigung. Ohne sie sind seit dem 7. Oktober 2025 Neukäufe, Mengenänderungen und Upgrades gesperrt. Lösen kann das nur Ihr Partner.